DocuWare admite la facturación electrónica conforme de dos maneras:
DocuWare E-Invoicing Service es un servicio basado en la nube que envía y recibe facturas electrónicas a través de redes específicas de cada país y autoridades fiscales como Peppol, KSeF y SDI. Abarca todo el ciclo de vida de la facturación electrónica: envío y recepción, transformación de formato, validación, sincronización de estados y verificación legal adaptada a los requisitos de cada país.
Módulos de importación con Procesamiento de documentos: DocuWare puede importar facturas electrónicas recibidas por correo electrónico o desde el sistema de archivos mediante una combinación de módulos de importación y configuraciones de Procesamiento de documentos. La importación de facturas está disponible en DocuWare Cloud y en DocuWare in situ a partir de la versión 7.11.
Una factura electrónica es una factura estructurada y legible por máquina en formato XML. Los PDF o las imágenes sin XML incrustado no son facturas electrónicas y no se tratan en este artículo.
Formatos de factura electrónica admitidos
DocuWare admite varios formatos de factura electrónica basados en XML, por ejemplo:
ZUGFeRD: PDF/A-3 con XML incrustado (CII), utilizado principalmente en Alemania
Factur-X: PDF/A-3 con XML incrustado (CII y UBL), utilizado principalmente en Francia
XRechnung: XML (CII y UBL)
Facturas electrónicas estructuradas con Peppol: XML (UBL)
DocuWare E-Invoicing Service
El DocuWare E-Invoicing Service se conecta a redes de facturación electrónica y a autoridades fiscales como Peppol, KSeF y SDI. El registro se realiza por entidad jurídica, identificada mediante el número de IVA. Por ejemplo, una empresa matriz con dos filiales requiere tres registros independientes. Cada entidad debe pedirse, registrarse y configurarse de forma individual.
El servicio incluye el registro en Peppol para la facturación nacional y transfronteriza, la generación de códigos QR cuando se requiere (por ejemplo, para KSeF o VeriFactu), la firma por un proveedor certificado y la presentación de informes a las autoridades fiscales.
Para más información, consulte el artículo DocuWare E-Invoicing Service.
Importar facturas electrónicas en DocuWare
Además del E-Invoicing Service, DocuWare puede importar facturas electrónicas recibidas por correo electrónico o desde el sistema de archivos mediante una combinación de módulos de importación de correo y configuraciones de Procesamiento de documentos. Un módulo de importación como Connect to Mail conecta DocuWare con un buzón. Una configuración de Procesamiento de documentos lee el XML incrustado, extrae los valores de índice y los pasa al módulo de importación para su archivado.
Los siguientes módulos de importación admiten el procesamiento de facturas electrónicas:
Connect to Mail / Correo electrónico general: importa facturas electrónicas desde un buzón supervisado. En DocuWare Cloud y en versiones in situ 7.13 o posteriores, una sola configuración de importación puede enlazarse a varias configuraciones de Procesamiento de documentos mediante la selección automática. En las versiones in situ 7.11 y 7.12, cada configuración de procesamiento requiere una configuración de importación independiente. Para más detalles, consulte Importar e indexar facturas electrónicas con Connect to Mail.
Connect to Outlook: importa facturas electrónicas desde un buzón de Outlook. Cada configuración de importación se enlaza con una configuración de Procesamiento de documentos. Para más detalles, consulte Importar e indexar facturas electrónicas con Connect to Outlook.
DocuWare Import: archiva facturas electrónicas desde una carpeta local o de red a través de DocuWare Desktop. En DocuWare 7.13 o posterior, la identificación automática puede asociar los archivos entrantes con la configuración de procesamiento correspondiente. Las configuraciones de Procesamiento de documentos se crean en DocuWare Configurations > Capture > Procesamiento de documentos utilizando un documento de factura electrónica de ejemplo.