Una lista muestra los documentos que cumplen unos criterios de índice predefinidos. Funciona como una búsqueda oculta: la búsqueda se ejecuta en segundo plano, sin diálogo de búsqueda y sin que los usuarios tengan que introducir ningún criterio de índice. Los documentos encontrados se muestran en una lista de resultados.
Las listas se configuran en DocuWare Configuraciones > Archivadores > Archivador x > Diálogos > Listas.
Como la búsqueda de una lista utiliza siempre los mismos criterios de índice, los usuarios acceden con un solo clic a un conjunto recurrente de documentos. Por ejemplo, si se predefine "Facturas entrantes" en el campo "Tipo de documento" y "nuevo" en el campo "Estado", la lista muestra a los usuarios todas las nuevas facturas entrantes en el DocuWare Client.
En las instalaciones on-premises, necesita la licencia de Task Manager para utilizar las listas.
Al igual que un diálogo de búsqueda, una lista está vinculada a una lista de resultados y a un diálogo de índice. Por lo tanto, la configuración de una lista consta de tres pasos:
Defina los criterios de búsqueda en la pestaña Detalles.
Seleccione una lista de resultados que determine cómo se organizan los resultados.
Configure el diálogo de índice que está disponible para cada documento de la lista de resultados.
Detalles
Una lista contiene los resultados de una búsqueda oculta. Hay dos maneras de introducir las condiciones de búsqueda:
Editor de reglas: criterios de búsqueda por campo de índice
SQL: una instrucción SQL
Editor de reglas
Seleccione los campos del archivador y defina, para cada campo de índice, las reglas que deben cumplir los documentos para incluirse en la lista.
Puede crear tantas reglas como desee y combinarlas con los operadores Y/O. Con Y, un documento debe cumplir todas las reglas para incluirse en la lista. Con O, basta con que cumpla al menos una. En lugar de una sola regla, también puede utilizar grupos de reglas.
Las funciones del sistema Grupo de usuarios y Función de usuario pueden asignarse a campos de índice del tipo palabra clave y texto. DocuWare comprueba entonces si el usuario pertenece a un grupo o a una función indicados en ese campo de índice. Solo entonces puede el usuario acceder a los documentos. La asignación se realiza mediante los siguientes operadores:
Campo de palabra clave con Contiene: al menos una palabra clave coincide con una de las funciones o grupos del usuario.
Campo de texto con Es igual a: el campo de texto coincide con una de las funciones o grupos del usuario.
Campo de texto con No es igual a: el campo de texto no coincide con ninguna de las funciones o grupos del usuario.
SQL
Los comandos SQL permiten definir filtros más complejos que la asignación de criterios de índice por campo. Escriba los comandos en el campo de texto. No es necesario introducir la instrucción SELECT. El filtro se define con la cláusula WHERE. Se pueden utilizar instrucciones join de SQL y subcadenas.
Para utilizar comandos SQL, necesita el derecho funcional correspondiente, que se concede en DocuWare Configuraciones > Gestión de usuarios.
En DocuWare versión 7.13 y posteriores, se comprueban la sintaxis, la validez y la presencia de comandos SQL prohibidos en los comandos SQL y los perfiles de índice.
Los siguientes comandos SQL están prohibidos: ALTER, BEGIN, BACKUP, BULK, COMMIT, CREATE, DECLARE, DELETE, DENY, DROP, EXEC, EXECUTE, GRANT, GOTO, INSERT, KILL, MERGE, OPENDATASOURCE, OPENROWSET, PROC, PROCEDURE, RAISERROR, RECONFIGURE, RESTORE, RESTRICT, REVERT, REVOKE, ROLLBACK, SAVE, SHUTDOWN, SYSTEMUSER, TRAN, TRANSACTION, TRUNCATE, UPDATE, UNION, WAITFOR.
Una instrucción SQL no válida no se puede guardar. Los perfiles de índice y las listas existentes con un comando SQL no válido siguen funcionando como antes. Sin embargo, si modifica una lista o un diálogo de índice que contenga un comando SQL no válido, solo podrá publicarlo una vez corregido el comando.
Lista de resultados
Configure la lista de resultados de la lista en el panel Resultado.
En el DocuWare Client, una lista de resultados se estructura como una tabla. Cada resultado se muestra en una fila y los campos forman las columnas.
El orden de los campos aquí define el orden de las columnas en el DocuWare Client. Para mover una columna hacia la izquierda, arrastre el campo una posición hacia arriba. Para moverla hacia la derecha, arrastre el campo hacia abajo.
Si una lista de resultados necesita menos campos, oculte los demás con el símbolo del ojo.
Haga clic en Orden de clasificación: Cambiar para especificar el orden de los resultados.
Cambie la etiqueta si en el diálogo debe mostrarse una descripción distinta del nombre del campo. Ejemplo con el campo "Número de documento": para el departamento de facturación, introduzca "Número de factura" como etiqueta; para la recepción de mercancías, introduzca "Albarán".
Las Funciones de la lista de resultados están disponibles en el DocuWare Client.
Diálogo de índice
El diálogo de índice se abre, por ejemplo, cuando un usuario selecciona Editar entradas de índice en el menú contextual de un documento almacenado. Para modificar entradas de índice, los usuarios necesitan el permiso de perfil "Editar".
Haga clic en un campo para cambiar sus propiedades en el diálogo de índice.
Validación
Active la validación para asegurarse de que las entradas de índice son plausibles o están escritas correctamente. Seleccione de la lista un servicio web basado en REST. Para conectar un nuevo servicio web con DocuWare, cambie al módulo Servicios Web.
Propiedades de campo del diálogo de índice
En un diálogo de índice se pueden configurar las siguientes propiedades de campo.
Nombre de campo en el diálogo
Cambie la etiqueta si en el diálogo debe mostrarse una descripción distinta del nombre del campo. Por ejemplo, el campo "Número de documento" puede etiquetarse como "Número de factura" o "Número de albarán" para diferentes departamentos. En las columnas de los campos de tabla, esta propiedad se denomina Nombre de la columna en el diálogo.
Requerido
Los campos obligatorios garantizan que se introduzca toda la información de índice importante. Los diálogos de almacenamiento, de búsqueda y de índice pueden tener cada uno sus propios campos obligatorios, de modo que un campo de índice puede ser obligatorio en un diálogo y opcional en otro dentro del mismo archivador. Si un campo está oculto en el diálogo, la opción Requerido se desactiva automáticamente.
Máscara de campo
Una máscara de campo facilita la introducción de números de teléfono largos o de formatos de fecha. Las nuevas máscaras de campo se crean en DocuWare Configuraciones > Ayuda para la indexación > Máscaras de campo.
Crear ... listas de selección
Las listas de selección de su organización se pueden activar para este campo. Las nuevas listas de selección se crean con el símbolo más.
Asignar listas de selección a un campo
Las listas de selección ofrecen términos para palabras de búsqueda o entradas de índice en el DocuWare Client. Las nuevas listas de selección se crean en DocuWare Configuraciones > Ayuda para la indexación > Listas de selección.
Las listas de selección se asignan a los campos de los diálogos de búsqueda, diálogos de almacenamiento y diálogos de índice en DocuWare Configuraciones > Archivadores.
Listas de selección de una sola columna y de varias columnas
Una lista de selección es una tabla de una sola columna o de varias columnas. El tipo de tabla decide si la lista de selección se puede filtrar.
Las listas de selección de una sola columna no se pueden filtrar. La lista de selección predeterminada es una excepción.
Las listas de selección de varias columnas se pueden filtrar. Entonces solo se muestran en la lista de selección las entradas que coinciden con las entradas de otros campos de diálogo.
Si activa una lista de selección de varias columnas, solo se podrá utilizar esa lista de selección para el campo. Las demás listas de selección se desactivan automáticamente.
Listas de selección internas, fijas y externas
Las listas de selección internas las genera el sistema. Cada campo dispone automáticamente de su propia lista de selección predeterminada, que contiene todas las entradas realizadas hasta ahora en ese campo.
Las listas de selección fijas se basan en datos ajenos a DocuWare, como una base de datos o un archivo de texto. Se importan una vez en DocuWare y se guardan, de modo que se puede acceder a ellas rápidamente.
Las listas de selección externas también se basan en datos ajenos a DocuWare. Se recuperan cada vez que se rellena el campo, por lo que siempre coinciden con el estado actual de la fuente.
En los campos de fecha y en los campos numéricos, elija siempre una lista de selección externa.
Solo lista de selección
Active Solo lista de selección si el campo solo puede rellenarse con entradas de la lista de selección. Así se evitan las grafías divergentes y los errores de escritura.
Configurar el filtro
Una lista de selección filtrada ofrece entradas de índice en función de las entradas de otros campos. El filtro se configura de forma distinta para la lista de selección predeterminada y para una lista de selección de varias columnas.
Lista de selección predeterminada: para el filtro están disponibles todos los demás campos del diálogo de almacenamiento actual. Active uno o varios campos para que la lista de selección predeterminada coincida con las entradas de esos campos.
Lista de selección de varias columnas: una lista de selección fija o externa solo se puede filtrar si existe como tabla de varias columnas. Configure el filtro de la siguiente manera:
En Columna que se usará, seleccione la columna de la tabla que se utiliza como lista de selección para el campo actual.
A la derecha, seleccione un campo del diálogo de almacenamiento actual.
A la izquierda, seleccione la columna de la tabla externa que contiene las entradas para este campo de diálogo.
Para ver un ejemplo, consulte Importar y filtrar una lista de selección de varias columnas.
El usuario puede activar o desactivar el filtrado en el DocuWare Client
En el DocuWare Client, el filtrado de los campos de los diálogos de índice está desactivado de forma predeterminada, por lo que están disponibles las listas de selección completas para los campos. Con esta opción, los usuarios pueden activar el filtrado. La lista de selección del campo depende entonces de las entradas de otros campos.