Una lista de Task Manager es una lista de resultados creada prácticamente mediante una búsqueda oculta. La búsqueda se realiza en segundo plano sin que se abra un diálogo de búsqueda y sin necesidad de especificar los criterios de índice. Los documentos recuperados se muestran en una lista de resultados.
La búsqueda de la lista siempre se lleva a cabo con los mismos criterios de índice. Si, por ejemplo, se definen los términos de búsqueda "Facturas entrantes" en el campo "Tipo de documento" y "nuevo" en el campo "Estado", se mostrarán al usuario todas las nuevas facturas entrantes en el Web Client con un solo clic del ratón.
En las instalaciones in situ, necesita la licencia de Task Manager para utilizar las listas.
La configuración de una lista implica tres pasos:
Determinar los criterios de búsqueda en la pestaña "Detalles".
Seleccionar una lista de resultados para determinar la disposición de los resultados.
Configurar el diálogo de indice, disponible para cada documento de la lista de resultados.
Detalles
Se crea una lista mediante una búsqueda oculta, que siempre se realiza con los mismos criterios de índice. Este diálogo permite definir las condiciones de búsqueda. Hay disponibles dos opciones para introducir las condiciones de búsqueda:
Editor gráfico: entrada de criterios de búsqueda por campo de índice.
SQL: entrada de una instrucción SQL
Editor gráfico
El editor gráfico permite seleccionar los campos del archivador y definir las reglas (condiciones) que deben cumplir los documentos, que se incluirán en la lista.
Puede crear tantas reglas como desee. La relación lógica entre las reglas se establece con los operadores AND/OR.
En el ejemplo siguiente, la lista mostraría todas las nuevas facturas entrantes de Peters Engineering:
En lugar de una regla, también es posible utilizar grupos de reglas. La lista del segundo ejemplo debería mostrar, además de las nuevas facturas entrantes, las facturas rechazadas y aprobadas para Peters Engineering:
Las funciones del sistema Función de usuario y Grupos de usuarios pueden asignar a campos de índice del tipo palabra clave y texto. Al ejemplo de aplicación
La asignación se realiza mediante los siguientes operadores:
Palabra clave:
Contiene: al menos una palabra clave coincide con una de las funciones/grupos de usuariosCampo de texto:
Es igual a: el campo de texto corresponde a una de las funciones/grupos de usuarios
No es igual a: el campo de texto no corresponde a una de las funciones/grupos de usuarios
Más información sobre la creación de condiciones de búsqueda
SQL
Las instrucciones SQL permiten definir filtros más complejos de lo que permite la asignación de criterios de índice a cada campo. Para ello solo hay que escribir la instrucción en el campo de texto. Debe especificar la instrucción SELECT. Defina el filtro utilizando la cláusula WHERE. Puede utilizar subcadenas e instrucciones Join de SQL.
Más información sobre la creación de condiciones de búsqueda con SQL
Lista de resultados
Configure el diálogo "Lista de resultados" en el panel Resultado.
Se configura una lista de resultados en el Web Client como tabla. Se muestra un resultado por fila. Los campos conforman las columnas.
Para mover un campo en la lista de resultados a la izquierda en el Web Client, arrástrelo una posición arriba. Para mover un campo a la derecha, arrástrelo hacia abajo.
Si se necesitan menos campos para una lista de resultados, puede ocultarlos haciendo clic una vez en el símbolo del ojo.
Haga clic en Orden de clasificación: cambiar para indicar el orden de los resultados.
Cambie la etiqueta si debe mostrarse una descripción diferente como nombre de campo en el diálogo. Un ejemplo con el campo "Número de documento": Para el departamento de facturación, introduzca "Número de factura" como nombre de campo y "Albaranes" para recepción de productos.
Las funciones de la lista de resultados están disponibles en el Web Client.
Diálogo de índice
El diálogo de índice se abre, por ejemplo, si el usuario selecciona Modificar entradas de índice en el menú contextual de un documento archivado. Tenga en cuenta que los usuarios necesitan el permiso de perfil "Editar" para poder modificar entradas de índice.
Haga clic en un campo para cambiar las propiedades del campo en el diálogo de índice.
Validación
Active la validación para asegurarse de que las entradas de índice sean plausibles o se hayan deletreado correctamente. Seleccione un servicio web basado en REST de la lista. Para conectar un nuevo servicio web con DocuWare, cambie al módulo Web Services.
Propiedades de campo del diálogo de índice
El diálogo de almacenamiento permite configurar las siguientes propiedades de campo:
Nombre de campo en el diálogo
Cambie la etiqueta si debe mostrarse una descripción diferente como nombre de campo en el diálogo. Por ejemplo, el campo "Número de documento" puede etiquetarse con "Número de factura" o "Número de albarán" para diferentes departamentos.
Aquí se muestra "Nombre de columna en el diálogo" para las columnas de campos de tabla.
Obligatorio
Los campos obligatorios garantizan la introducción de todos los datos de indexación importantes para un documento. Los diálogos de almacenamiento, búsqueda e índice pueden tener sus propios campos obligatorios. Por lo tanto, un campo de índice puede ser a la vez obligatorio y opcional dentro de un mismo archivador
Nota: Si un campo está oculto en el diálogo, la opción de campo requerida se desactiva automáticamente.
Máscara de campo
Las máscaras de campo facilitan la entrada de números de teléfono o formatos de fecha largos. Puede crear una máscara de campo en la Configuración de DocuWare, en la Ayuda para la indexación.
Crear ... listas de selección
Las listas de selección de su organización se pueden activar para este campo. Las nuevas listas de selección se crean utilizando el signo +.
Asignación de listas de selección a campos
Las listas de selección proporcionan términos para las palabras de búsqueda o las entradas de índice en el Web Client. Ahora, las listas de selección se pueden crear en DocuWare Configuration > Ayuda para la indexación > Listas de selección.
Las listas de selección se asignan a los campos de los diálogos de búsqueda, los diálogos de almacenamiento y los diálogos de índice en el módulo Archivadores de DocuWare Configuration:
Tipo de listas de selección
Una lista de selección puede ser una tabla de una sola columna o de varias. En función del tipo de tabla, la lista de selección puede filtrarse o no.
Las listas de selección de una sola columna no se pueden filtrar, con la excepción de la lista de selección predeterminada.
Las listas de selección de varias columnas se pueden filtrar. Esto significa que solo se mostrarán en la lista de selección las entradas que coincidan con las entradas de otros campos de diálogo.
Si activa una lista de selección de varias columnas, solo se podrá utilizar esta lista de selección para el campo. Las demás listas de selección se desactivan automáticamente.
Tipo de listas de selección
Hay tres tipos de listas de selección: internas, fijas y externas.
Las listas de selección internas las genera el sistema. Hay una lista de selección individual predeterminada disponible automáticamente para cada campo. Esta lista contiene todas las entradas que se han introducido hasta el momento en este campo.
Las listas de selección fijas y externas se basan en datos de fuentes ajenas a DocuWare. Las fuentes pueden ser bases de datos o simples archivos de texto.
Una lista de selección fija se importa una vez a DocuWare y se archiva. Se puede acceder a ella rápidamente.
Las listas de selección externas se recuperan con cada entrada en el campo. La ventaja es que el estado de la lista de selección externa siempre es el mismo que el de la fuente.
En el caso de un campo de fecha y de número, elija siempre una lista de selección externa.
Solo lista de selección
Active esta opción si en el campo solo deben introducirse entradas de la lista de selección. De este modo, se evitan errores de escritura y ortografía.
Configuración de filtros
Las entradas de índice que muestra una lista de selección filtrada dependen de las entradas de otros campos. El filtrado se configura de forma distinta según si se aplica a la lista de selección predeterminada o a una lista de selección de varias columnas:
Lista de selección predeterminada
Para configurar el filtro para la lista de selección predeterminada, tiene a su disposición todos los demás campos del diálogo de almacenamiento actual. Active uno o varios campos para que la lista de selección predeterminada coincida con las entradas de estos campos.
Lista de selección de varias columnas
Para poder filtrar una lista de selección fija o externa, debe existir como tabla de varias columnas.
En primer lugar, en Columna que se usará, establezca la columna de la tabla que se utilizará como lista de selección para el campo actual.
A continuación, determine las condiciones para el filtrado.
A la derecha, puede seleccionar todos los campos del diálogo de almacenamiento actual. Defina uno.
A continuación, en la izquierda, seleccione la columna de la tabla externa con las entradas para este campo de diálogo.
Este es un ejemplo de filtrado de listas de selección de varias columnas.
El usuario puede activar o desactivar el filtrado en el Web Client.
El filtrado de los campos de diálogo de índice está desactivado de forma predeterminada en el Web Client. Esto significa que están disponibles las listas de selección completas para los campos. El usuario puede activar el filtrado con esta opción. La lista de selección de este campo dependerá de las entradas de otros campos.