Una lista de resultados muestra los documentos que ha encontrado una búsqueda. Nunca aparece sola: cada lista de resultados está vinculada a un diálogo de búsqueda, y cada lista de resultados tiene su propio diálogo de índice.
Las listas de resultados se configuran en DocuWare Configuraciones > Archivadores > Archivador x > Diálogos > Resultado.
Los tres diálogos se apoyan unos en otros. En los ajustes de un diálogo de búsqueda, usted selecciona la lista de resultados en la que se muestran sus resultados. Para un documento de esa lista de resultados, los usuarios abren el diálogo de índice que pertenece a la lista de resultados. Muestra las entradas de índice de ese único documento, y los usuarios con el permiso de perfil Editar pueden cambiarlas allí.
En el DocuWare Client clásico, el diálogo de índice que se abre depende, por tanto, del diálogo de búsqueda utilizado. En el nuevo DocuWare Client se abre en su lugar el diálogo de índice predeterminado del archivador. Después, los usuarios pueden seleccionar otro diálogo de índice.
Lista de resultados
En el DocuWare Client, una lista de resultados se estructura como una tabla. Cada resultado se muestra en una fila y los campos forman las columnas.
El orden de los campos aquí define el orden de las columnas en el DocuWare Client. Para mover una columna hacia la izquierda, arrastre el campo una posición hacia arriba. Para moverla hacia la derecha, arrastre el campo hacia abajo.
Si una lista de resultados necesita menos campos, oculte los demás con el símbolo del ojo.
Haga clic en Orden de clasificación: Cambiar para especificar el orden de los resultados.
Cambie la etiqueta si en el diálogo debe mostrarse una descripción distinta del nombre del campo. Ejemplo con el campo "Número de documento": para el departamento de facturación, introduzca "Número de factura" como etiqueta; para la recepción de mercancías, introduzca "Albarán".
Las Funciones de la lista de resultados están disponibles en el DocuWare Client clásico.
Nuevo DocuWare Client: qué ha cambiado
En el nuevo DocuWare Client, presentado con DocuWare 7.15, ya no se evalúan las funciones de la lista de resultados que podían mostrarse y ocultarse en la configuración. Las acciones disponibles para un documento en el menú contextual de la lista de resultados dependen únicamente de los permisos. Ocultar una de esas acciones nunca limitó lo que un usuario podía hacer, porque cada función tiene su propio permiso y se puede utilizar por otras vías.
La lista de resultados de una búsqueda en varios archivadores se compone de los campos del sistema, por ejemplo el nombre del documento, la fecha de archivado y el tipo de archivo. Los campos de índice de un archivador no se pueden añadir a esta lista, porque ningún diálogo de lista de resultados concreto define las columnas de esta búsqueda. Los usuarios pueden ocultar las columnas que no necesiten para acortar la lista.
Más información sobre permisos y diálogos en el nuevo DocuWare Client
Diálogo de índice
El diálogo de índice se abre, por ejemplo, cuando un usuario selecciona Editar entradas de índice en el menú contextual de un documento almacenado. Para modificar entradas de índice, los usuarios necesitan el permiso de perfil "Editar".
Nuevo DocuWare Client: qué ha cambiado
En el nuevo DocuWare Client, presentado con DocuWare 7.15, el diálogo de índice se abre siempre en modo de solo lectura. Con el permiso correspondiente, puede cambiar o añadir entradas de índice con la función Editar.
Además, el diálogo de índice ya no sigue al diálogo de búsqueda utilizado. En su lugar se abre automáticamente el diálogo de índice predeterminado del archivador seleccionado. Si es necesario, después puede cambiar a otro diálogo de índice.
Más información sobre diálogos de índice en el nuevo DocuWare Client
Haga clic en un campo para cambiar sus propiedades en el diálogo de índice.
Validación
Active la validación para asegurarse de que las entradas de índice son plausibles o están escritas correctamente. Seleccione de la lista un servicio web basado en REST. Para conectar un nuevo servicio web con DocuWare, cambie al módulo Servicios Web.
Propiedades de campo del diálogo de índice
En un diálogo de índice se pueden configurar las siguientes propiedades de campo.
Nombre de campo en el diálogo
Cambie la etiqueta si en el diálogo debe mostrarse una descripción distinta del nombre del campo. Por ejemplo, el campo "Número de documento" puede etiquetarse como "Número de factura" o "Número de albarán" para diferentes departamentos. En las columnas de los campos de tabla, esta propiedad se denomina Nombre de la columna en el diálogo.
Requerido
Los campos obligatorios garantizan que se introduzca toda la información de índice importante. Los diálogos de almacenamiento, de búsqueda y de índice pueden tener cada uno sus propios campos obligatorios, de modo que un campo de índice puede ser obligatorio en un diálogo y opcional en otro dentro del mismo archivador. Si un campo está oculto en el diálogo, la opción Requerido se desactiva automáticamente.
Máscara de campo
Una máscara de campo facilita la introducción de números de teléfono largos o de formatos de fecha. Las nuevas máscaras de campo se crean en DocuWare Configuraciones > Ayuda para la indexación > Máscaras de campo.
Crear ... listas de selección
Las listas de selección de su organización se pueden activar para este campo. Las nuevas listas de selección se crean con el símbolo más.
Asignar listas de selección a un campo
Las listas de selección ofrecen términos para palabras de búsqueda o entradas de índice en el DocuWare Client. Las nuevas listas de selección se crean en DocuWare Configuraciones > Ayuda para la indexación > Listas de selección.
Las listas de selección se asignan a los campos de los diálogos de búsqueda, diálogos de almacenamiento y los diálogos de índice en DocuWare Configuraciones > Archivadores.
Listas de selección de una sola columna y de varias columnas
Una lista de selección es una tabla de una sola columna o de varias columnas. El tipo de tabla decide si la lista de selección se puede filtrar.
Las listas de selección de una sola columna no se pueden filtrar. La lista de selección predeterminada es una excepción.
Las listas de selección de varias columnas se pueden filtrar. Entonces solo se muestran en la lista de selección las entradas que coinciden con las entradas de otros campos de diálogo.
Si activa una lista de selección de varias columnas, solo se podrá utilizar esa lista de selección para el campo. Las demás listas de selección se desactivan automáticamente.
Listas de selección internas, fijas y externas
Las listas de selección internas las genera el sistema. Cada campo dispone automáticamente de su propia lista de selección predeterminada, que contiene todas las entradas realizadas hasta ahora en ese campo.
Las listas de selección fijas se basan en datos ajenos a DocuWare, como una base de datos o un archivo de texto. Se importan una vez en DocuWare y se guardan, de modo que se puede acceder a ellas rápidamente.
Las listas de selección externas también se basan en datos ajenos a DocuWare. Se recuperan cada vez que se rellena el campo, por lo que siempre coinciden con el estado actual de la fuente.
En los campos de fecha y en los campos numéricos, elija siempre una lista de selección externa.
Solo lista de selección
Active Solo lista de selección si el campo solo puede rellenarse con entradas de la lista de selección. Así se evitan las grafías divergentes y los errores de escritura.
Configurar el filtro
Una lista de selección filtrada ofrece entradas de índice en función de las entradas de otros campos. El filtro se configura de forma distinta para la lista de selección predeterminada y para una lista de selección de varias columnas.
Lista de selección predeterminada: para el filtro están disponibles todos los demás campos del diálogo de almacenamiento actual. Active uno o varios campos para que la lista de selección predeterminada coincida con las entradas de esos campos.
Lista de selección de varias columnas: una lista de selección fija o externa solo se puede filtrar si existe como tabla de varias columnas. Configure el filtro de la siguiente manera:
En Columna que se usará, seleccione la columna de la tabla que se utiliza como lista de selección para el campo actual.
A la derecha, seleccione un campo del diálogo de almacenamiento actual.
A la izquierda, seleccione la columna de la tabla externa que contiene las entradas para este campo de diálogo.
Para ver un ejemplo, consulte Importar y filtrar una lista de selección de varias columnas.
El usuario puede activar o desactivar el filtrado en el DocuWare Client
En el DocuWare Client, el filtrado de los campos de los diálogos de índice está desactivado de forma predeterminada, por lo que están disponibles las listas de selección completas para los campos. Con esta opción, los usuarios pueden activar el filtrado. La lista de selección del campo depende entonces de las entradas de otros campos.