Un diálogo de búsqueda es el punto de partida para encontrar documentos en un archivador. Los usuarios introducen términos en los campos del diálogo y DocuWare encuentra los documentos cuyas entradas de índice coinciden. Los resultados se muestran en la lista de resultados asignada al diálogo.
Los diálogos de búsqueda se configuran en DocuWare Configuraciones > Archivadores > Archivador x > Diálogos > Búsqueda.
Un diálogo de búsqueda contiene los campos de base de datos personalizados que haya activado para el archivador. También puede contener campos de sistema, que DocuWare rellena automáticamente con datos del sistema, como la fecha de archivado o el usuario que archivó el documento. Si una búsqueda concreta necesita menos campos, oculte los demás con el símbolo del ojo. Ocultar un campo solo cambia lo que muestra el diálogo. No restringe el acceso a los datos de ese campo.
El nuevo DocuWare Client: qué ha cambiado
En el nuevo DocuWare Client, introducido con DocuWare 7.15, solo los permisos de archivador deciden qué documentos pueden ver los usuarios. Si oculta campos en un diálogo de búsqueda, los usuarios con acceso a un documento pueden seguir encontrándolo por sus valores de índice. La búsqueda funciona directamente sobre el archivador e ignora los ajustes de visibilidad de los diálogos. Por tanto, la información confidencial se protege mediante los permisos de archivador y de documento, no ocultando campos de diálogo.
Campos de sistema en los diálogos de búsqueda
Los campos de sistema de DocuWare también se pueden utilizar en diálogos de búsqueda, listas de resultados y listas. Están ocultos de forma predeterminada, salvo la fecha de archivado en el diálogo de búsqueda. Un administrador de DocuWare puede mostrarlos en un diálogo con el símbolo del ojo. Todos los usuarios tienen derechos de Leer y Buscar sobre los campos de sistema.
Los siguientes campos de sistema están disponibles para las consultas de documentos:
ID de documento
Última fecha de modificación / Última modificación de
Fecha de archivado / Archivado por
Extensión de archivo
Tamaño del documento
Número de disco
Más opciones para los diálogos de búsqueda
Los ajustes adicionales se configuran en Más opciones.
Lista de resultados: los resultados de la búsqueda se muestran según la lista de resultados seleccionada aquí, por ejemplo en el orden definido en ella.
ID para integraciones: el ID del diálogo se asigna automáticamente al crear el diálogo y no se puede modificar. El ID se utiliza para integrar el diálogo de búsqueda en otra aplicación, por ejemplo mediante programación o integración de URL.
Propiedades de campo de los diálogos de búsqueda
Haga clic en un campo de diálogo para configurarlo. Para los campos de un diálogo de búsqueda están disponibles las siguientes propiedades.
Nombre de campo en el diálogo: cambie la etiqueta si debe mostrarse una descripción distinta del nombre del campo. Por ejemplo, el campo "Número de documento" puede etiquetarse como "Número de factura" o "Número de albarán" para distintos departamentos. Los campos de sistema no admiten etiquetas definidas por el usuario.
Requerido: los campos obligatorios garantizan que se introduzca toda la información de índice importante. Los diálogos de almacenamiento, de búsqueda y de índice pueden tener cada uno sus propios campos obligatorios, de modo que un campo de índice puede ser obligatorio en un diálogo y opcional en otro dentro del mismo archivador. Si un campo está oculto en el diálogo, la opción de campo obligatorio se desactiva automáticamente.
Agregar comodín a la búsqueda: la búsqueda con comodín (*) encuentra todas las entradas de índice que contienen el término de búsqueda. Una búsqueda de "Peters" encuentra por tanto "Peters Engineering" o "Franziska Peters". Sin comodín, solo se encuentra la entrada de índice exacta "Peters". Esto afecta solo a los resultados de la lista de resultados, no a la lista de selección.
Entrada predefinida: la entrada seleccionada se rellena automáticamente en este campo. Si ya hay una entrada predefinida en las propiedades del campo de base de datos, la entrada predefinida del campo de diálogo se ignora.
Puede introducir su propio valor o seleccionar una entrada dinámica. Las entradas dinámicas hacen referencia a los campos de registro del archivador, por ejemplo el nombre de usuario largo o corto de la persona que archivó el documento, o su dirección de correo electrónico. Las entradas dinámicas disponibles dependen del tipo de campo.
Si no selecciona ninguna entrada predefinida, el campo se puede rellenar libremente durante la indexación.
Solo lectura: la búsqueda en este campo se ejecuta siempre con la entrada predefinida.
Máscara de campo: una máscara de campo facilita, por ejemplo, la introducción de números de teléfono largos o de formatos de fecha. Las nuevas máscaras de campo se crean en DocuWare Configuraciones > Ayuda para la indexación > Máscaras de campo.
Crear ... listas de selección: las listas de selección de su organización se pueden activar para este campo. Las nuevas listas de selección se crean con el símbolo más.
Asignar listas de selección al campo
Las listas de selección ofrecen términos para palabras de búsqueda o entradas de índice en el Web Client. Las nuevas listas de selección se crean en DocuWare Configuraciones > Ayuda para la indexación > Listas de selección.
Las listas de selección se asignan a los campos de los diálogos de búsqueda, diálogos de almacenamiento y los diálogos de índice en DocuWare Configuraciones > Archivadores.
Listas de selección de una sola columna y de varias columnas
Una lista de selección es una tabla de una sola columna o de varias columnas. El tipo de tabla decide si la lista de selección se puede filtrar.
Las listas de selección de una sola columna no se pueden filtrar. La lista de selección predeterminada es una excepción.
Las listas de selección de varias columnas se pueden filtrar. Entonces solo se muestran en la lista de selección las entradas que coinciden con las entradas de otros campos de diálogo.
Si activa una lista de selección de varias columnas, solo se podrá utilizar esa lista de selección para el campo. Las demás listas de selección se desactivan automáticamente.
Listas de selección internas, fijas y externas
Las listas de selección internas las genera el sistema. Cada campo dispone automáticamente de su propia lista de selección predeterminada, que contiene todas las entradas realizadas hasta ahora en ese campo.
Las listas de selección fijas se basan en datos ajenos a DocuWare, como una base de datos o un archivo de texto. Se importan una vez en DocuWare y se guardan, de modo que se puede acceder a ellas rápidamente.
Las listas de selección externas también se basan en datos ajenos a DocuWare. Se recuperan cada vez que se rellena el campo, por lo que siempre coinciden con el estado actual de la fuente.
En los campos de fecha y en los campos numéricos, elija siempre una lista de selección externa.
Configurar el filtro
Una lista de selección filtrada ofrece entradas de índice en función de las entradas de otros campos. El filtro se configura de forma distinta para la lista de selección predeterminada y para una lista de selección de varias columnas.
Lista de selección predeterminada: para el filtro están disponibles todos los demás campos del diálogo de almacenamiento actual. Active uno o varios campos para que la lista de selección predeterminada coincida con las entradas de esos campos.
Lista de selección de varias columnas: una lista de selección fija o externa solo se puede filtrar si existe como tabla de varias columnas. Configure el filtro de la siguiente manera:
En Columna que se usará, seleccione la columna de la tabla que se utiliza como lista de selección para el campo actual.
A la derecha, seleccione un campo del diálogo de almacenamiento actual.
A la izquierda, seleccione la columna de la tabla externa que contiene las entradas para este campo de diálogo.
Para ver un ejemplo, consulte Importar y filtrar una lista de selección de varias columnas.
El usuario puede activar o desactivar el filtrado en el Web Client: en el Web Client, el filtrado de los campos de los diálogos de búsqueda está activado de forma predeterminada, por lo que la lista de selección de un campo depende de las entradas de otros campos. Esta opción permite a los usuarios desactivar el filtrado. Entonces está disponible la lista de selección completa para este campo en el Web Client.