Los usuarios abren un diálogo de almacenamiento en el Web Client para archivar un documento en el archivador. En los campos del diálogo introducen las entradas de índice que describen el documento y permiten recuperarlo más adelante.
Los diálogos de almacenamiento se configuran en DocuWare Configuraciones > Archivadores > Archivador x > Diálogos > Almacenamiento.
Un diálogo de almacenamiento se configura en dos niveles. Los ajustes del diálogo se aplican a todo el diálogo: la validación de las entradas de índice mediante un servicio web y el ID para integraciones. Un diálogo de almacenamiento también puede prepararse para Intelligent Indexing, de modo que se abra con las entradas de índice recomendadas ya rellenadas.
Los ajustes de campo del diálogo de almacenamiento ayudan a los usuarios a introducir datos de índice completos y correctos. Los campos obligatorios garantizan que no falte información importante. Las entradas predefinidas, las listas de selección y las máscaras de campo reducen los errores de escritura y ortografía, y la validación comprueba la plausibilidad de las entradas. Con Intelligent Indexing, el diálogo de almacenamiento se abre con las entradas de índice recomendadas ya rellenadas.
Si una operación de archivado concreta necesita menos campos, oculte los demás con el símbolo del ojo. Haga clic en un campo de diálogo para cambiar sus ajustes de campo.
Ajustes del diálogo de almacenamiento
Estos ajustes se aplican al diálogo de almacenamiento en general.
Configurar campos de diálogo para Intelligent Indexing
Para archivar documentos en el Web Client con el Intelligent Indexing Service, active la opción como mínimo para una bandeja de documentos en la configuración de bandejas de documentos. A continuación, seleccione un diálogo de almacenamiento que haya configurado para Intelligent Indexing en la administración de archivadores.
Todos los documentos que llegan a la bandeja de documentos son indexados automáticamente por el Intelligent Indexing Service. Cuando los usuarios archivan documentos desde la bandeja, el diálogo de almacenamiento se abre con las entradas de índice recomendadas por Intelligent Indexing ya rellenadas.
Consejos:
Asigne una categoría de Intelligent Indexing a un campo de DocuWare solo si el contenido correspondiente aparece también en el documento.
Haga coincidir las categorías de Intelligent Indexing con los tipos de campo de DocuWare, por ejemplo la información de fecha con los campos de fecha de DocuWare, o las categorías numéricas con los campos numéricos. Esto aumenta la precisión de Intelligent Indexing.
Las columnas de las tablas de índice no requieren asignación. Puede entrenar Intelligent Indexing con unas cuantas facturas. Las partidas de la factura se introducen después automáticamente como entradas individuales en el campo de tabla.
Intelligent Indexing para campos de tabla de índice solo está disponible como servicio en la nube: para todos los clientes de DocuWare Cloud y para los clientes on-premises que utilizan Intelligent Indexing como servicio web adicional. No está disponible como servicio instalado localmente.
Una tabla de índice se compone de varios campos (columnas), por lo que al principio no se muestra ninguna opción para ella en la vista general de campos. Haga clic en la tabla de índice para configurar sus campos de índice. Por ejemplo, puede especificar si se muestra un total para una columna de la tabla de índice. Un total resulta útil para importes, pero menos si la columna contiene números de artículo.
Validación
Active la validación para asegurarse de que las entradas de índice son plausibles o están escritas correctamente. Seleccione de la lista un servicio web basado en REST. Para conectar un nuevo servicio web con DocuWare, cambie al módulo Servicios Web.
ID para integraciones
El ID se asigna automáticamente al crear el diálogo y no se puede modificar. El ID se utiliza para integrar el diálogo de almacenamiento en otra aplicación, por ejemplo mediante programación o integración por URL.
Propiedades de campo de los diálogos de almacenamiento
En la lista de los campos, haga clic en un campo para abrir sus ajustes. Un campo de tabla de índice se compone de varios campos (columnas), por lo que al principio no se muestra ninguna opción para él en la vista general de campos. Haga clic en la tabla de índice para configurar sus campos de índice.
En un diálogo de almacenamiento se pueden configurar las siguientes propiedades de campo.
Nombre de campo en el diálogo
Cambie la etiqueta si debe mostrarse una descripción distinta del nombre del campo. Por ejemplo, el campo "Número de documento" puede etiquetarse como "Número de factura" o "Número de albarán". En las columnas de tabla, esta propiedad se denomina Nombre de la columna en el diálogo.
Requerido
Los campos obligatorios garantizan que se introduzca toda la información de índice importante. Los diálogos de almacenamiento, de búsqueda y de índice pueden tener cada uno sus propios campos obligatorios, de modo que un campo de índice puede ser obligatorio en un diálogo y opcional en otro dentro del mismo archivador. Si un campo está oculto en el diálogo, la opción de campo obligatorio se desactiva automáticamente.
Entrada predefinida
La entrada seleccionada se rellena automáticamente en este campo. Si ya hay una entrada predefinida en las propiedades del campo de base de datos, la entrada predefinida del campo de diálogo se ignora. Si no selecciona ninguna entrada predefinida, el campo se puede rellenar libremente durante la indexación.
Están disponibles las siguientes entradas predefinidas:
Personalizar: usted define explícitamente una entrada fija.
Entrada dinámica: las entradas dinámicas hacen referencia a los campos de registro del archivador, por ejemplo el nombre de usuario largo o corto de la persona que archivó el documento, o su dirección de correo electrónico. Las entradas dinámicas disponibles dependen del tipo de campo.
Numeración automática: los documentos reciben automáticamente un número único como valor de índice cuando se archivan en el archivador. El número se asigna durante el archivado o la preindexación, con independencia del usuario y del cliente DocuWare utilizado. El valor se muestra en el diálogo de almacenamiento y en el diálogo de índice, y se puede copiar desde ahí para usos posteriores.
En la ventana de abajo, seleccione un rango de números o cree uno nuevo. También puede definir el primer número que se va a utilizar. Cada número siguiente aumenta en uno. Siguiente valor muestra qué número recibirá el próximo documento, de modo que siempre sabe cuántos números quedan disponibles.
Un rango de números está disponible para campos de texto, numéricos y decimales en todo el archivador. Cada diálogo puede tener un campo con un rango de números.
Solo lectura
Si esta opción está activada, los usuarios no pueden introducir su propia entrada de índice. El documento se indexa con la entrada predefinida.
Máscara de campo
Una máscara de campo facilita, por ejemplo, la introducción de números de teléfono largos o de formatos de fecha. Las nuevas máscaras de campo se crean en DocuWare Configuraciones > Ayuda para la indexación > Máscaras de campo.
Crear ... listas de selección
Las listas de selección de su organización se pueden activar para este campo. Las nuevas listas de selección se crean con el símbolo más.
Asignar listas de selección al campo
Las listas de selección ofrecen términos para palabras de búsqueda o entradas de índice en el Web Client. Las nuevas listas de selección se crean en DocuWare Configuraciones > Ayuda para la indexación > Listas de selección.
Las listas de selección se asignan a los campos de los diálogos de búsqueda, los diálogos de almacenamiento y los diálogos de índice en DocuWare Configuraciones > Archivadores.
Listas de selección de una sola columna y de varias columnas
Una lista de selección es una tabla de una sola columna o de varias columnas. El tipo de tabla decide si la lista de selección se puede filtrar.
Las listas de selección de una sola columna no se pueden filtrar. La lista de selección predeterminada es una excepción.
Las listas de selección de varias columnas se pueden filtrar. Entonces solo se muestran en la lista de selección las entradas que coinciden con las entradas de otros campos de diálogo.
Si activa una lista de selección de varias columnas, solo se podrá utilizar esa lista de selección para el campo. Las demás listas de selección se desactivan automáticamente.
Listas de selección internas, fijas y externas
Las listas de selección internas las genera el sistema. Cada campo dispone automáticamente de su propia lista de selección predeterminada, que contiene todas las entradas realizadas hasta ahora en ese campo.
Las listas de selección fijas se basan en datos ajenos a DocuWare, como una base de datos o un archivo de texto. Se importan una vez en DocuWare y se guardan, de modo que se puede acceder a ellas rápidamente.
Las listas de selección externas también se basan en datos ajenos a DocuWare. Se recuperan cada vez que se rellena el campo, por lo que siempre coinciden con el estado actual de la fuente.
En los campos de fecha y en los campos numéricos, elija siempre una lista de selección externa.
Solo lista de selección
Active Solo lista de selección si el campo solo puede rellenarse con entradas de la lista de selección. Así se evitan las grafías divergentes y los errores de escritura.
Configurar el filtro
Una lista de selección filtrada ofrece entradas de índice en función de las entradas de otros campos. El filtro se configura de forma distinta para la lista de selección predeterminada y para una lista de selección de varias columnas.
Lista de selección predeterminada: para el filtro están disponibles todos los demás campos del diálogo de almacenamiento actual. Active uno o varios campos para que la lista de selección predeterminada coincida con las entradas de esos campos.
Lista de selección de varias columnas: una lista de selección fija o externa solo se puede filtrar si existe como tabla de varias columnas. Configure el filtro de la siguiente manera:
En Columna que se usará, seleccione la columna de la tabla que se utiliza como lista de selección para el campo actual.
A la derecha, seleccione un campo del diálogo de almacenamiento actual.
A la izquierda, seleccione la columna de la tabla externa que contiene las entradas para este campo de diálogo.
Para ver un ejemplo, consulte Importar y filtrar una lista de selección de varias columnas.
Mostrar configuración de filtro
Un filtro muestra en un campo de índice solo las entradas de la lista de selección que coinciden con la entrada de otro campo. Por ejemplo, el campo "Empresa" puede ser el filtro del campo "Contacto". La lista de selección del campo "Contacto" solo muestra entonces los contactos de la empresa seleccionada.
Las listas de selección filtradas también son posibles para los campos de tabla. Puede filtrar las entradas de los campos de tabla con campos de índice o con otros campos de tabla. A la inversa, las listas de selección de los campos de índice pueden depender del contenido de los campos de tabla. Para ello, seleccione el campo de tabla y la columna de tabla por la que se filtra la lista de selección. La lista de selección de varias columnas se asigna igual que en cualquier otro campo de índice.
El usuario puede activar o desactivar el filtrado en el Web Client
En el Web Client, el filtrado de los campos de los diálogos de almacenamiento está desactivado de forma predeterminada, por lo que están disponibles las listas de selección completas para los campos. Con esta opción, los usuarios pueden activar el filtrado. La lista de selección del campo depende entonces de las entradas de otros campos.
Campos de tabla
Los campos de tabla constan de campos de índice organizados como una tabla. Los distintos campos de tabla tienen los mismos ajustes que los demás campos de índice. Además, usted define el orden de las columnas de la tabla: la fila superior es la columna que se muestra en el extremo izquierdo de la tabla en el Web Client, la segunda fila es la columna situada a su derecha, y así sucesivamente. Arrastre las entradas hacia arriba o hacia abajo para reordenar las columnas. Utilice el símbolo del ojo de la derecha para mostrar u ocultar una columna de la tabla.