Listen verwenden

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Eine Liste ist eine Suche, die bereits für Sie vorbereitet ist und im Hintergrund läuft. Jedes Dokument, das dazu passt, erscheint in der Liste, und die Liste ist bei jedem Öffnen aktuell. Statt erneut nach den Rechnungen zu suchen, die auf eine Freigabe warten, öffnen Sie die Liste, die sie sammelt.

Im neuen DocuWare Client greifen Sie auf die Listen über die linke Seitenleiste zu.

Unterstützte Versionen: DocuWare Cloud + nur neuer DocuWare Client

Auf dieser Seite

Wenn Sie den klassischen DocuWare Client kennen

Öffnen Sie im klassischen Client den neuen DocuWare Client über den Link Neues DocuWare öffnen. Sie sehen dieselben wie im klassischen DocuWare. Dies sind die Unterschiede.

  • Listen öffnen Sie über den Seitenbereich Listen, den Sie durchsuchen können; die Listen, die Sie am häufigsten brauchen, lassen sich oben anheften.

  • Die Anzahl der Dokumente in der Liste und deren Benachrichtigung sind noch nicht verfügbar. Sie folgen in Kürze.

  • Dokumente werden immer in einer Tabelle aufgelistet. Die übrigen Ansichten des klassischen Clients gibt es nicht.

  • Der neue DocuWare Client steht vorerst nur in DocuWare Cloud zur Verfügung. On-Premises-Systeme arbeiten weiterhin mit dem klassischen Client.

  • Mehr zu Aktuellen Einschränkungen des neuen DocuWare Clients

Listen in Tabs öffnen

Listen öffnen sich in Tabs, sodass Sie mehrere davon nebeneinander behalten können.

  • Ist keine Liste geöffnet, wählen Sie auf der Startseite Liste öffnen. Der Seitenbereich Listen erscheint mit allen Listen, für die Sie eine Berechtigung haben.

  • Ist bereits eine Liste geöffnet, wählen Sie das Plus-Symbol neben den Tabs, um den Seitenbereich erneut zu öffnen.

Haben Sie viele Listen, verwenden Sie das Suchfeld oben im Bereich und öffnen Sie die Liste über ihren Namen.

Häufig genutzte Listen anheften

Heften Sie eine Liste im Seitenbereich an, damit sie oben bleibt. Angeheftete Listen behalten ihren Platz, sodass die zwei oder drei Listen, mit denen Sie täglich arbeiten, immer zuerst zu sehen sind.

Das Anheften gilt nur für Ihr Konto. Ihre angehefteten und Ihre geöffneten Listen werden bei der nächsten Anmeldung wiederhergestellt, sodass Sie dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben.

Aktionen für ein Dokument

Die Dokumente stehen in einer Tabelle. Sie können die Tabelle sortieren, filtern und Spalten ein-/ausblenden. Wählen Sie ein Dokument, um es im Viewer neben der Liste zu öffnen, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf beziehungsweise wählen Sie die drei Punkte am Ende seiner Zeile, um das Dokumentmenü zu öffnen:

  • Im Vollbildmodus öffnen: Öffnet das Dokument im Viewer über das ganze Fenster.

  • Indexeinträge anzeigen: Öffnet den Indexdialog. Er startet im Lesemodus und bietet die Schaltfläche Bearbeiten, wenn Sie berechtigt sind, Indexeinträge zu ändern.

  • Dateien anhängen: Fasst dieses Dokument mit anderen zu einem Set zusammen. Die einzelnen Dateien bleiben dabei erhalten.

  • Seiten verwalten: Fügt Seiten in einem PDF-Dokument hinzu, dreht, sortiert und löscht sie. Bei Dateien in anderen Formaten als PDF wird diese Option nicht angezeigt.

  • Drucken: Druckt das Dokument mit oder ohne seine Anmerkungen.

  • Herunterladen: Lädt das Dokument im Originalformat oder mit seinen Anmerkungen herunter.

  • Teilen: Teilt das Dokument per E-Mail, über Microsoft Teams oder als Link mit Dokumentlink kopieren.

Angeboten werden nur die Aktionen, die Ihre Berechtigungen zulassen. Drei Aktionen gehören noch nicht zu einer Liste und folgen später: das Bearbeiten des Dokuments, die Versionsübersicht und das Löschen.

Aktionen für die gesamte Liste

Wählen Sie die drei Punkte über der Liste, um auf die vollständige Liste statt auf ein einzelnes Dokument zu wirken.

  • In CSV-Datei exportieren: Exportiert die Liste als CSV-Datei. Sie wählen aus, welche Indexfelder die Datei zusätzlich zu den Standardfeldern enthält, und die Zeichenkodierung, standardmäßig UTF-8.

  • Link zur Ergebnisliste kopieren: Kopiert einen Link zur Liste in die Zwischenablage. Der Link zeigt die Liste live, nicht als feste Momentaufnahme. Wer ihn öffnet, sieht die Dokumente, die in diesem Moment auf die Liste passen. Sichtbar sind dabei nur die Dokumente, für die der Öffnende eine Berechtigung hat.

  • Liste per E-Mail teilen: Verschickt den Link zur Liste per E-Mail.

Hinweise für Administratoren

  • Listen werden genauso konfiguriert wie im klassischen DocuWare. Bestehende Listen behalten ihre Einstellungen und ihre Zuweisungen, und für den neuen DocuWare Client muss nichts neu eingerichtet werden.

  • Welche Listen ein Benutzer sieht, entscheiden die Zuweisung der Liste und die Archivberechtigungen.

  • Die Funktionen der Ergebnisliste, die sich in der Konfigurationen ein- und ausblenden ließen, werden nicht mehr ausgewertet. Die Aktionen für ein Dokument im Kontextmenü der Ergebnisliste richten sich allein nach den Berechtigungen. Das Ausblenden einer solchen Aktion hat den Handlungsspielraum eines Benutzers nie eingeschränkt, denn jede Funktion hat eine eigene Berechtigung und lässt sich auf anderen Wegen nutzen.