DocuWare Aura ist ein Chat-Assistent für Ihre Dokumente im neuen DocuWare Client. Sie stellen eine Frage in Ihren eigenen Worten statt in Indexbegriffen, und DocuWare Aura antwortet in klarer Sprache aus dem Inhalt Ihrer Dokumente.
DocuWare Aura öffnen Sie über das Symbol Aura, das an mehreren Stellen zu finden ist. Wo Sie es öffnen, bestimmt, woher die Antwort stammt: aus dem Dokument, das Sie gerade lesen, aus den in einer Ergebnisliste ausgewählten Dokumenten oder aus Dokumenten, die DocuWare Aura selbst findet. Jede Antwort nennt die zugrunde liegenden Dokumente. So können Sie diese öffnen und das Ergebnis prüfen.
Unterstützte Versionen: DocuWare Cloud + nur neuer DocuWare Client
Auf dieser Seite
Wenn Sie den klassischen DocuWare Client kennen
DocuWare Aura ist völlig neu. Der klassische DocuWare Client hat keine vergleichbare Funktion. Diese Punkte sollten Sie vorab kennen:
Berechtigungen gelten wie bisher: Alle Archivberechtigungen greifen, und ein Dokument, das Sie nicht sehen dürfen, wird nie für eine Antwort verwendet.
Manche Dokumente sind nicht durch Archivberechtigungen geschützt, sondern nur dadurch verborgen, dass ihre Indexfelder in einem Suchdialog ausgeblendet sind. Das ist kein echter Schutz: Über DocuWare Aura bleiben solche Dokumente zugänglich.
Mehr zu Berechtigungen und Dialoge
DocuWare Aura steht vorerst nur in DocuWare Cloud zur Verfügung und setzt den neuen DocuWare Client voraus.
Wichtig: Prüfen Sie Antworten, bevor Sie handeln
DocuWare Aura kann sich irren. Jede Antwort nennt ihre Quellen: Öffnen Sie die Dokumente und prüfen Sie alles, worauf Sie eine Entscheidung stützen.
Zu einem Dokument im Viewer fragen
Öffnen Sie ein Dokument und klicken Sie auf das Symbol Aura, um zu diesem Dokument zu fragen, zum Beispiel nach den Kennzahlen einer Rechnung oder nach einer Zusammenfassung eines Vertrags:
Zu mehreren Dokumenten in einer Ergebnisliste fragen
Wählen Sie in Ihren Suchergebnissen bis zu 15 Dokumente aus und klicken Sie auf das Symbol Aura, um zu diesen Dokumenten gemeinsam zu fragen. So vergleichen Sie Dokumente, zum Beispiel drei Angebote für denselben Auftrag. Über der Antwort sehen Sie, wie viele Dokumente die Frage umfasst:
Fragen, ohne vorher Dokumente auszuwählen
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das Symbol Aura, um zu fragen, ohne vorher Dokumente auszuwählen. DocuWare Aura sucht die Dokumente, die zu Ihrer Frage passen, und zeigt, auf welchen davon die Antwort beruht. Das ist der richtige Ort für eine Frage, wenn Sie nicht wissen, in welchem Dokument die Antwort steht.
Durchsucht werden die Archive, die Ihr Administrator ausgewählt hat und die DocuWare Aura indexiert hat. Das Symbol links vom Fragefeld zeigt, wie viele Archive Ihre Frage umfasst. Wählen Sie es, um die Frage auf einzelne Archive einzugrenzen:
Wenn Sie unsicher sind, wie Sie eine Frage formulieren, verwenden Sie eines der Beispiele auf der Startseite und ersetzen Sie die Teile in Klammern durch Ihr eigenes Dokument oder Thema.
Letzte Chats
DocuWare Aura bewahrt Ihre letzten 20 Chats mit jeweils bis zu 50 Nachrichten auf. Ein Chat behält seinen Gesprächsverlauf, sodass Sie dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben — an der Stelle, an der Sie ihn begonnen haben.
Wählen Sie das Chat-Symbol in der Kopfzeile für die letzten Chats und Alle Chats anzeigen für die vollständige Liste, gegliedert in Angeheftet und Letzte Chats. Die drei Punkte am Ende eines Chats bieten Chat anzeigen, Chat anheften oder Chat lösen, Chatnamen bearbeiten und Chat löschen.
Ihre Chats sind privat: Niemand sonst in Ihrer Organisation sieht sie.
Tipps für die Arbeit mit DocuWare Aura
Pro Thema ein Chat: Jeder Chat trägt seinen eigenen Kontext. So müssen Sie denselben Hintergrund nicht zweimal erklären und finden zum richtigen Gespräch zurück.
Fragen Sie zu Dokumenten, die Text enthalten: DocuWare Aura arbeitet mit jedem Dokument, dessen Textinhalt in DocuWare verfügbar ist, darunter PDF-, Word-, PowerPoint- und Markdown-Dokumente.
Fragen Sie auf Deutsch oder Englisch, um die genauesten Antworten zu erhalten: Für diese beiden Sprachen ist DocuWare Aura getestet und optimiert, und es antwortet in der Sprache Ihrer Frage. Andere Sprachen funktionieren ebenfalls, solange Ihre Frage und Ihre Dokumente dieselbe Sprache haben. Eine Frage auf Französisch zu englischen Dokumenten liefert unter Umständen zwar eine Antwort, das Ergebnis kann aber ungenau sein.
Aktuelle Einschränkungen
Eine Frage aus einer Ergebnisliste umfasst bis zu 15 ausgewählte Dokumente.
In der linken Seitenleiste antwortet DocuWare Aura im Freemium-Paket aus bis zu 5.000 Dokumenten. Ihr Administrator entscheidet, welche Archive und welche Dokumente darin diese Zahl ausmachen.
Im Freemium-Paket teilt sich Ihre Organisation ein tägliches Volumen für DocuWare Aura. Es wird am Ende des Tages zurückgesetzt, und Sie sehen einen Hinweis, wenn es fast aufgebraucht ist.
Hier finden Sie alle aktuellen Einschränkungen des neuen DocuWare Clients
Hinweise für Administratoren
Im Viewer und in einer Ergebnisliste wählt der Benutzer die Dokumente aus. Das erfordert keine Konfiguration und funktioniert für jeden Benutzer des neuen DocuWare Clients.
Das Aura-Symbol in der linken Seitenleiste öffnet eine Eingabe ohne ausgewählte Dokumente. Um das einzuschalten, akzeptiert ein Administrator die Nutzungsbedingungen unter DocuWare Konfigurationen > Aura und wählt die Archive aus, die DocuWare Aura verwenden darf.
Ein Dokument steht DocuWare Aura innerhalb weniger Sekunden nach der Ablage zur Verfügung.
Ein tägliches Volumen deckt alle Fragen ab, gleich wo sie gestellt werden. Die Konfiguration zeigt den aktuellen Verbrauch, und es lässt sich zusätzliches Volumen ergänzen. Ist das Volumen aufgebraucht, sehen die Benutzer eine Meldung, dass bis zum Zurücksetzen keine Fragen möglich sind. Wenden Sie sich an Ihren DocuWare Kontakt, wenn Sie das Volumen für DocuWare Aura erweitern möchten.
In der Aura-Konfiguration gibt es keine Einstellung, die den Zugriff eines Benutzers erweitert. DocuWare Aura verwendet nur Dokumente, die ein Benutzer über seine Archivberechtigungen und Indexfeld-Berechtigungen sehen darf. Zwei Kollegen mit unterschiedlichen Berechtigungen können auf dieselbe Frage unterschiedliche Antworten erhalten.
Datenschutz: Dokumente und ihre Inhalte verlassen die DocuWare Server nicht.