Aktionen für ein Dokument der Ergebnisliste

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In einer Ergebnisliste im neuen DocuWare Client können Sie ein einzelnes Dokument nicht nur ansehen, sondern auch direkt bearbeiten. Sie öffnen es im Viewer, sehen die Indexeinträge, drucken, teilen oder löschen es, ohne die Suchergebnisse zu verlassen. Diese Aktionen stehen für jedes Dokument gleich zur Verfügung, unabhängig davon, ob Sie ein Archiv oder mehrere durchsucht haben.

Unterstützte Versionen: DocuWare Cloud + nur neuer DocuWare Client

Auf dieser Seite

Wenn Sie den klassischen DocuWare Client kennen

Öffnen Sie im klassischen Client den neuen DocuWare Client über den Link Neues DocuWare öffnen. Die Aktionen können sie aus dem Kontextmenü zu den einzelnen Dokumenten in der Ergebnisliste aufrufen. Wenn Sie das Dokumentmenü im klassischen Client kennen, sind das die Unterschiede.

  • Dokumentlink abrufen heißt jetzt Dokumentlink kopieren: Sie finden die Aktion unter dem Eintrag Teilen.

  • Klammern heißt jetzt Anhängen:

  • Entklammern heißt Trennen.

  • Seiten verwalten ist neu: Sie fügen Seiten eines PDF-Dokuments hinzu, drehen sie, ordnen sie neu an und löschen sie.

  • Sie teilen ein Dokument direkt aus dem Client mit Kollegen, auch ohne Desktop Apps. Für jemanden außerhalb Ihrer Organisation benötigen Sie weiterhin die DocuWare Desktop Apps.

  • Mehrere Dokumente auf einmal löschen ist noch nicht möglich. Dokumente werden einzeln gelöscht.

  • Die Funktionen der Ergebnisliste, die sich in der Konfigurationen ein- und ausblenden ließen, werden nicht mehr ausgewertet. Die Aktionen für ein Dokument im Kontextmenü der Ergebnisliste richten sich allein nach den Berechtigungen. Das Ausblenden einer solchen Aktion hat den Handlungsspielraum eines Benutzers nie eingeschränkt, denn jede Funktion hat eine eigene Berechtigung und lässt sich auf anderen Wegen nutzen.

  • Der neue DocuWare Client steht vorerst nur in DocuWare Cloud zur Verfügung. On-Premises-Systeme arbeiten weiterhin mit dem klassischen Client.

  • Hier finden Sie alle aktuellen Einschränkungen des neuen DocuWare Clients

Ein Dokument öffnen

Wählen Sie ein Dokument in der Ergebnisliste, um es im Viewer neben der Liste zu öffnen. Dort stehen alle Viewer-Funktionen zur Verfügung, sodass Sie das Dokument lesen, Anmerkungen hinzufügen und seine Indexeinträge prüfen können, ohne Ihre Ergebnisse zu verlassen.

Das Dokumentmenü

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument in der Ergebnisliste oder wählen Sie die drei Punkte am Ende seiner Zeile. Das Dokumentmenü öffnet sich:
Dokumentmenü mit den Aktionen für ein einzelnes Dokument in der Ergebnisliste

  • Im Vollbildmodus öffnen: Öffnet das Dokument im Viewer über das gesamte Fenster.

  • Indexeinträge anzeigen: Öffnet den Indexdialog. Er startet im schreibgeschützten Modus und bietet eine Schaltfläche Bearbeiten, wenn Sie berechtigt sind, Indexeinträge zu ändern.

  • Drucken: Druckt das Dokument mit oder ohne seine Anmerkungen.

  • Herunterladen: Lädt das Dokument im Originalformat oder als PDF herunter, mit oder ohne seine Anmerkungen.

  • Teilen: Teilt das Dokument per E-Mail mit DocuWare Benutzern oder anderen Benutzern, über Microsoft Teams oder als Link mit Dokumentlink kopieren.

  • Dateien anhängen: Fasst dieses Dokument mit anderen zu einem Set zusammen. Die einzelnen Dateien bleiben dabei erhalten.

  • Seiten verwalten: Fügt Seiten in einem PDF-Dokument hinzu, dreht, sortiert und löscht sie. Bei Dateien in anderen Formaten als PDF wird diese Option nicht angezeigt.

  • In Desktop-App bearbeiten: Öffnet das Dokument in dem Programm, das auf Ihrem Computer installiert ist, sodass Sie das Dokument selbst ändern können. In einem Archiv mit automatischem Versionsmanagement entsteht beim Schließen des Dokuments eine neue Version.

  • Zur Versionsübersicht wechseln: Listet alle Versionen des Dokuments mit Autor und Datum auf und stellt eine frühere wieder her. Der Eintrag erscheint bei Dokumenten in einem Archiv mit Versionsmanagement.

  • Löschen: Löschen: Verschiebt das Dokument aus dem Briefkorb in den Papierkorb.

Wie Sie die vollständige Liste statt eines einzelnen Dokuments exportieren oder teilen, beschreibt der Artikel Suchergebnisse filtern, sortieren und teilen.

Wenn Sie eine Funktion nicht sehen, wenden Sie sich für die entsprechenden Berechtigungen an Ihren Administrator.

Hinweise für Administratoren

  • Eine Ergebnisliste ist wie im klassischen DocuWare Client immer einem Suchdialog zugeordnet und wird genauso konfiguriert wie im klassischen DocuWare Client.

  • Eine Suche über mehrere Archive ist nicht an ein einzelnes Archiv gebunden und hat daher keinen einzelnen Suchdialog mit Ergebnisliste. Die Ergebnisse werden anhand der Systemfelder eines Dokuments angezeigt. Indexfelder können nicht hinzugefügt werden. Benutzer können aber die Spalten ausblenden, die sie nicht benötigen.

  • Ausschließlich die Archivberechtigungen entscheiden, welche Dokumente die Benutzer sehen. Wenn Sie Felder in einem Suchdialog verbergen, können Benutzer mit Zugriff auf ein Dokument es anhand seiner Indexwerte dennoch finden. Die Suche greift direkt auf das Archiv zu und ignoriert Sichtbarkeitseinstellungen in Dialogen. Das heißt konkret: Vertrauliche Informationen werden durch Archiv- und Dokumentberechtigungen geschützt, nicht durch das Ausblenden von Dialogfeldern.

  • Die Funktionen der Ergebnisliste, die sich in der Konfigurationen ein- und ausblenden ließen, werden nicht mehr ausgewertet. Die Aktionen für ein Dokument im Kontextmenü der Ergebnisliste richten sich allein nach den Berechtigungen. Das Ausblenden einer solchen Aktion hat den Handlungsspielraum eines Benutzers nie eingeschränkt, denn jede Funktion hat eine eigene Berechtigung und lässt sich auf anderen Wegen nutzen.