Im Tab Allgemein eines Archivs sehen Sie alle Archive, die Sie angelegt haben oder für die Ihnen ein Dialog zugewiesen ist. Um die Archiveinstellungen zu bearbeiten, benötigen Sie das Operator-Recht. Um die Archivberechtigungen zu ändern, benötigen Sie zusätzlich das Recht Berechtigungen verwalten.
Ein Archiv können Sie nur löschen, wenn Sie zusätzlich zur Operator-Berechtigung über das Profil Besitzer verfügen. Wenn Sie das Archiv erstellt haben, haben Sie automatisch das Profil Archivbesitzer. Das Profil kann unter Berechtigungen anderen Benutzern und Rollen zugewiesen werden.
Mit DocuWare 7.13 und höher kann ein Archiv, das noch Dokumente enthält, nicht gelöscht werden. Leeren Sie das Archiv zuerst und entfernen Sie es dann.
Um die Einstellungen eines vorhandenen Archivs zu ändern, klicken Sie auf den Archivnamen oder auf das entsprechende Symbol für Datenbankfelder, Dialoge oder Berechtigungen.
Farbe: Das Archivsymbol wird im Web Client in dieser Farbe angezeigt, damit Benutzer Archive leichter unterscheiden können.
Mehr Optionen; Hier finden Sie die Einstellungen für die Volltextsuche und für die Sicherheit.
Volltextsuche: Überblick
DocuWare bietet zwei Arten der Suche: die Standardsuche und die Volltextsuche.
Die Standardsuche ist immer aktiviert und bezieht sich auf die Einträge in den Indexfeldern. Sie findet alle Dokumente, die mit dem eingegebenen Suchbegriff im jeweiligen Feld indexiert wurden.
Zusätzlich können Sie für ein Archiv die Volltextsuche aktivieren. Dem Suchdialog wird dann das Feld Volltext hinzugefügt. Die Volltextsuche findet eingegebene Begriffe in allen Indexfeldern, in den Dokumentinhalten, in XML-Tags und – ab DocuWare 7.12 – in Anmerkungen und Stempeln. Eine Volltextsuche nach „SampleTag“ und nach „SampleValue“ findet beide Begriffe.
Beispiel: <XMLSampleTag>SampleValue</XMLSampleTag>
Sie können den Umfang der Volltextsuche konfigurieren.
Volltextsuche konfigurieren
Dokumente müssen einmal ausgelesen werden, bevor die Volltextsuche sie finden kann. Dazu extrahiert der Content Server „Textshots“: Darin sind die Indexeinträge des Dokuments, seine Wörter und die Position jedes Worts im Dokument vermerkt.
Der Content Server speichert die Textshots in der Datenbank DWDATA und übergibt sie gleichzeitig an den Volltextserver. Der Volltextserver speichert die Textshots in Katalogdateien und nutzt sie für Suchanfragen.
Hier konfigurieren Sie, in welchem Umfang die Dokumente ausgelesen werden und wie die Volltextsuche die Treffer ausgibt.
Volltext-Server
Wählen Sie in der Liste die Datenverbindung für einen Volltextserver aus. Pro Archiv kann eine Volltext-Datenverbindung genutzt werden. Wenn Sie mehrere Archive mit Volltextsuche verwenden, installieren Sie für eine optimale Performance mehrere Volltextserver.
Neue Volltext-Verbindungen werden in der DocuWare Administration im Systembereich unter Datenverbindungen angelegt.
Ausgelesene Seiten pro Datei
Diese Einstellung legt fest, in welchem Umfang die Dokumente für die Volltextsuche indexiert werden. Beispiel: Ein DocuWare-Dokument besteht aus einer Word-Datei und einem PDF. Mit Ausgelesene Seiten pro Datei (max.): 100 werden bis zu 100 Seiten aus der Word-Datei und bis zu 100 Seiten aus dem PDF indexiert. Danach wird das nächste Dokument indexiert.
Je mehr Seiten indexiert werden, desto länger dauert es, bis die Dokumente für die Volltextsuche zur Verfügung stehen, und desto präziser wird die Trefferliste.
Anzahl der Treffer
Mit Unbegrenzt werden alle Treffer angezeigt. Weniger Treffer können die Suchzeit verkürzen. Um das Ergebnis zu begrenzen, geben Sie eine maximale Trefferzahl ein.
Positivliste / Negativliste
Sie können Listen mit Dateitypen als Positivliste und als Negativliste hinzufügen. Neue Listen werden unter DocuWare Konfigurationen > Organisationseinstellungen > Sicherheit > Andere > Eingeschränkte Dateitypen angelegt.
Verwenden Sie eine Positivliste, um die Volltextsuche auf bestimmte Dateitypen zu beschränken. Andere Dateitypen als die in der Positivliste werden nicht durchsucht.
Verwenden Sie eine Negativliste, um Dateitypen von der Volltextindexierung auszuschließen. Das ist zum Beispiel bei Audio- oder Videodateien sinnvoll.
Eine Positivliste und eine Negativliste lassen sich nicht gleichzeitig verwenden.
Hinweis
Die Optionen zum Zurücksetzen und Neuerstellen des Volltextkatalogs finden Sie unter DocuWare Konfigurationen > Archive > Archiv x > Allgemein > Volltext-Optionen > Volltext-Daten zurücksetzen.
Volltext zurücksetzen
Wenn bei der Volltextsuche Probleme auftreten, können Sie die Volltextdaten zurücksetzen.
Während die Volltextdaten zurückgesetzt werden, steht die Volltextsuche nicht zur Verfügung.
Probieren Sie das Zurücksetzen zuerst mit einem oder wenigen Dokumenten aus und prüfen Sie, ob es das Problem löst. Ein Zurücksetzen kann viel Zeit und Serverressourcen in Anspruch nehmen. Stellen Sie deshalb sicher, dass es der richtige Schritt ist, bevor Sie die Volltextdaten für eine große Anzahl von Dokumenten zurücksetzen.
Um die Ausfallzeit des Volltexts kurz zu halten, begrenzen Sie die Anzahl der betroffenen Dokumente. Mit DocuWare 7.13 und höher können Sie den Query Builder verwenden, um die Dokumente zu filtern, deren Volltextdaten zurückgesetzt werden. Die Volltextdaten für Dokumente zurückzusetzen, die in den letzten 30 Tagen abgelegt wurden, ist ein guter Ausgangspunkt.
In Archiven mit vielen Dokumenten kann das Zurücksetzen lange dauern. Damit Sie einschätzen können, wann die Volltextsuche wieder zur Verfügung steht, wird der Status in zwei Stufen angezeigt: die Aktualisierung des Dokumentstatus und die Anzahl der bereits neu indexierten Dokumente. Die Statusanzeige aktualisiert sich alle zehn Sekunden in Blöcken von 50 bearbeiteten Dokumenten (0 / 50 / 100 / 150 usw.). Wenn das Browserfenster mit der Archivkonfiguration eine Zeitlang inaktiv oder geschlossen ist, aktualisiert sich die Anzeige beim erneuten Öffnen.
Volltext zurücksetzen für DocuWare Version 7.10 bis 7.12
Für die DocuWare Versionen 7.10 bis 7.12 gibt es drei Arten des Zurücksetzens. Wenn Sie unter Betroffene Dokumente Dokumente ausgewählt haben, werden nur die Volltextdaten dieser Dokumente zurückgesetzt.
Nicht bearbeitete Dokumente und fehlgeschlagene Volltextextrahierungen re-indexieren
Verwenden Sie diese Option, wenn Ihre Textextraktionswerkzeuge fehlgeschlagen sind oder fehlerhaft arbeiten. Je nach Anzahl der ausgewählten Dokumente kann diese Aktion Ihre Datenbank erheblich belasten.
Technischer Hintergrund: Die Option sucht innerhalb Ihrer Auswahl nach fehlgeschlagenen oder nicht bearbeiteten Dokumenten, extrahiert deren Inhalt erneut und baut deren Volltextdaten neu auf.Daten, die in der Volltextdatenbank gespeichert sind, löschen und re-indexieren
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie falsche Suchergebnisse erhalten oder das Highlighten nicht funktioniert. Dies ist die schnellste Option.
Technischer Hintergrund: Die Option baut die Volltextdaten für die ausgewählten Dokumente aus den in der Datenbank gespeicherten Textshots neu auf. Sie löscht nur die Katalogdateien der Volltextsuche, nicht die Textshots. Die Katalogdateien lassen sich dadurch nach einem Upgrade oder einer Neukonfiguration des Volltextservers schneller neu anlegen, als wenn die Dokumente komplett neu indexiert werden.Alle in der Volltextdatenbank gespeicherten Daten sowie die direkt mit den Dokumenten gespeicherten Volltextdateien löschen und re-indexieren
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie die Konfiguration von Textextraktionswerkzeugen oder OCR-Vorlagen aktualisiert oder geändert haben. Je nach Anzahl der ausgewählten Dokumente kann diese Aktion erhebliche Serverressourcen beanspruchen.
Der Text wird immer mit den aktuell ausgewählten Textextraktions- und OCR-Methoden extrahiert. Wenn sich diese Methoden seit der Erstellung der Textshots geändert haben, kann der neu extrahierte Text abweichen und andere Suchergebnisse liefern.
Technischer Hintergrund: Die Option erstellt die Textshots für die ausgewählten Dokumente neu und baut anschließend deren Volltextdaten neu auf.
OCR-Vorlage
Mit einer OCR-Vorlage erkennt die Volltextsuche die Schriftzeichen einer bestimmten Sprache oder Zahlen schneller und genauer.
OCR-Vorlagen werden unter DocuWare Konfigurationen > Allgemein > Texterkennung eingerichtet. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zur OCR-Konfiguration.
Versionsmanagement
Geänderte Dokumente können in DocuWare als neue Versionen abgelegt werden. Die aktuelle und ältere Versionen befinden sich dann im Archiv, sodass sich jede Änderung an einem Dokument nachverfolgen lässt.
Das in Bearbeitung befindliche Dokument ist gesperrt. Andere Benutzer können das Dokument ansehen, aber nicht bearbeiten.
Versionsmanagement
Wenn Versionsmanagement für ein Archiv aktiviert ist, können Benutzer ein oder mehrere Dokumente auschecken und im Briefkorb oder im Dateisystem bearbeiten. Die Funktion Check-out steht im Kontextmenü eines Dokuments in der Ergebnisliste zur Verfügung. Beim Einchecken kann der Benutzer eine Versionsnummer wählen, die nur höher als die vorherige sein muss, und einen Kommentar zur neuen Version eingeben.
Manuelles Versionsmanagement ist nur im klassischen DocuWare Client verfügbar
Manuelles Versionsmanagement ist im neuen DocuWare Client, der mit DocuWare 7.15 eingeführt wurde, noch nicht verfügbar.
Neue Versionen automatisch erstellen
Diese Einstellung wirkt sich auf alle Dokumente in einem Archiv aus. Jedes Dokument wird automatisch ausgecheckt, sobald es zur Bearbeitung geöffnet wird, und beim Speichern mit einer neuen Versionsnummer wieder eingecheckt.
Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie Dokumente weiterhin manuell auschecken. Die Bearbeiten-Funktion von DocuWare steht für diese Dokumente dann nicht mehr zur Verfügung.
Weitere Informationen zum Versionsmanagement
Versions-Historie
Ältere Versionen bleiben wie das Original im Archiv und werden in der Versions-Historie aufgeführt. Die Versions-Historie öffnen Sie über das Kontextmenü eines Dokuments, zum Beispiel im Web Client und im Windows Explorer Client. Sie zeigt die Versionsnummern, den Status, das Ablagedatum, eventuelle Kommentare sowie den Benutzer, der das Dokument abgelegt hat.
In den Spalten Letzte Änderung am und Letzte Änderung von werden Änderungen immer sowohl an den Dokumentdateien als auch an den Indexdaten verfolgt. Um nur Änderungen an der Datei zu verfolgen, verwenden Sie die Spalten Inhalt bearbeitet am und Inhalt bearbeitet von.
Dokumentstatus
Der Status eines Dokuments zeigt, um welche Version es sich handelt: Aktuell für das neueste Dokument, In Bearbeitung für ein ausgechecktes Dokument und Veraltet für eine Version, die nicht mehr aktuell ist.
Der Status ändert sich automatisch, wenn ein Dokument aus einem Archiv mit Versionsmanagement im Originalprogramm geöffnet oder ausgecheckt wird. Beim manuellen Versionsmanagement können folgende Benutzer den Status einer Version von Veraltet oder In Bearbeitung in Aktuell ändern:
der Archivoperator
der Benutzer, der das Dokument aktuell ausgecheckt hat
der Benutzer, der das Dokument zuletzt aus- und wieder eingecheckt hat
Das kann zum Beispiel nötig sein, wenn ein ausgechecktes Dokument versehentlich gelöscht wurde. Nur eine Version kann den Status Aktuell haben. Um den Status zu ändern, öffnen Sie die Versions-Historie und klicken im Kontextmenü der betreffenden Version auf Checkout rückgängig machen oder Zur aktuellen Version machen.
Eine Suche in einem Archiv listet nur die Version mit dem Status Aktuell oder In Bearbeitung auf. Um alle Versionen zu sehen, öffnen Sie die Versions-Historie.
Versionsnummer und Indexkriterien
Wenn ein Dokument als neue Version abgelegt oder in ein Archiv eingecheckt wird, erhält es eine neue Versionsnummer. Beim manuellen Einchecken wählen Sie eine Haupt- und eine Unternummer, beim automatischen Versionsmanagement vergibt das System die Nummer.
Die Indexkriterien ändern sich nicht, wenn eine neue Version erstellt wird, sodass zunächst alle Versionen die gleichen Indexkriterien haben. Sie können die Indexkriterien der aktuellen Version ändern, die Änderung wird jedoch nicht auf die älteren Versionen übertragen.
Die Dokument-ID ist für alle Versionen eines Dokuments identisch.
Versionsmanagement konfigurieren
Um das Versionsmanagement zu nutzen, benötigt ein Benutzer das Archivrecht Check-out. Zusätzlich muss das Versionsmanagement – und bei Bedarf das automatische Versionsmanagement – für jedes Archiv einzeln aktiviert werden.
Aktivieren Sie in der Ergebnislisten-Konfiguration die Optionen Versionsübersicht öffnen, Alte Versionen anzeigen und Check-in/Check-out. Die entsprechenden Funktionen im Windows Explorer Client werden mit der Option Versionsmanagement automatisch aktiviert.
Das Versionsmanagement benötigt in jedem Archiv zusätzliche Datenbankfelder, um seine Daten zu speichern. DocuWare erstellt diese Felder, sobald das Versionsmanagement in den Archiveinstellungen aktiviert wird.
Wichtig
Das Versionsmanagement kann nicht wieder deaktiviert werden, sobald es für ein Archiv aktiviert wurde.
Sind für ein Feld nur eindeutige Einträge erlaubt, kann das Versionsmanagement nicht genutzt werden.
Zusätzliche Hinweise:
Beim Transfer von Dokumenten werden alle Dokumentversionen übertragen, vorausgesetzt, Quelle und Ziel unterstützen das Versionsmanagement.
Synchronisation lässt sich nicht mit Archiven verwenden, für die das Versionsmanagement aktiviert ist.
Ein Dokument, das aus dem Briefkorb eingecheckt wird, wird aus dem Briefkorb entfernt. Eine Datei, die aus dem Dateisystem eingecheckt wird, bleibt dort erhalten, kann aber nicht erneut eingecheckt werden.
Benutzer können das aktuelle Dokument samt allen Versionen löschen, sofern sie Dokumente aus dem Archiv löschen dürfen. Einzelne veraltete Versionen lassen sich nicht entfernen.
DocuWare legt beim Einchecken auch dann eine neue Version an, wenn das ausgecheckte Dokument nicht geändert wurde. Um das zu vermeiden, checken Sie das Dokument nicht wieder ein, sondern setzen den Status der Version im Archiv von In Bearbeitung auf Aktuell.
Sicherheit
Für ein Archiv stehen die folgenden Sicherheitsoptionen zur Verfügung.
Dokumente verschlüsseln
Die Dokumente werden verschlüsselt abgelegt, sodass ein direkter Zugriff über das Dateisystem nicht möglich ist. Wenn die Option Indexdaten im Speicherort aktiviert ist, bleiben die Indexdaten unverschlüsselt.
Dokumente, die vor der Aktivierung der Option abgelegt wurden, können nachträglich nicht verschlüsselt werden.
Die Länge des symmetrischen Schlüssels definieren Sie im Listenfeld. Je länger der Schlüssel, desto sicherer ist das Verfahren und desto länger dauern Ver- und Entschlüsselung und damit Ablage und Suche.
Diese Option ist nur in einer ENTERPRISE-Version verfügbar.
Benutzer aus vertrauenswürdiger Anwendung zulässig
Auch Benutzer ohne DocuWare-Konto können Dokumente ablegen, zum Beispiel wenn sie von einem DocuWare MFP-Modul auf das Archiv zugreifen.
Integrität von Dokumenten mit einer Prüfsumme prüfen
Wenn diese Option aktiviert ist, wird für jedes Dokument, das im Archiv abgelegt wird, eine Prüfsumme berechnet. Damit können Sie feststellen, ob ein Dokument auf Dateiebene geändert wurde. Öffnen Sie das Dokument im Viewer des Web Client und klicken Sie auf Prüfen, ob Dokument bearbeitet wurde.
Mit DocuWare 7.13 können Sie für diese Funktion neben SHA-256 auch den SHA-512 Hash-Algorithmus verwenden.
Sicherheitsstufe „Hoch“ für dieses Archiv aktivieren
Zwei Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit diese Option verwendet werden kann. Die Sicherheitsstufe „Hoch“ muss auf Systemebene für die Organisation aktiviert sein, was in DocuWare Cloud standardmäßig der Fall ist. Und der Besitzer des Archivs muss ein Benutzer mit der Sicherheitsstufe „Hoch“ sein.
Die Sicherheitsstufe „Hoch“ wird für einen Benutzer unter DocuWare Administration > Benutzerverwaltung aktiviert. Dafür ist das Funktionsrecht Benutzerverwaltung erforderlich.
Nur Benutzer mit der Sicherheitsstufe „Hoch“ können auf Hochsicherheits-Archive zugreifen. Weisen Sie diese Benutzer dem Archiv unter Berechtigungen zu. Das White Paper zur Sicherheit beschreibt die weiteren Optionen der Hochsicherheitsstufe.
Wichtig
Die Änderung der Sicherheitsstufe kann nicht rückgängig gemacht werden.
Infos für Administratoren
GUID
Die GUID ist die Identifikationsnummer des Archivs. Sie wird beim Erstellen des Archivs automatisch vergeben und kann nicht geändert werden. Mit der GUID integrieren Sie das Archiv in eine andere Anwendung, zum Beispiel per Programmierung oder per URL-Integration.
Name der Datenbanktabelle
DocuWare vergibt den Namen der Datenbanktabelle des Archivs automatisch. Er kann nicht geändert werden und wird von der SQL-Datenbank intern verwendet.
Datenbankverbindung und Speicherort
Die Datenbankverbindung und den Speicherort wählen Sie beim Anlegen eines Archivs.
Archivtabellen erstellen
Mit diesem Befehl richten Sie in der Datenbank neue, leere Archivtabellen ein. Das wird zum Beispiel benötigt, wenn DocuWare nach einem Hardwareschaden neu installiert werden muss. Sobald die neuen Tabellen vorhanden sind, können Sie die Indexeinträge aus den gespeicherten Dokument-Headern wiederherstellen. Dokument-Header sind XML-Dateien, die alle Indexdaten eines Dokuments und weitere Informationen enthalten.
Indexdaten-Backup im Speicherort
Ab DocuWare 7 werden Metadaten wie Indexeinträge, Systemeinträge, Anmerkungen und Stempel vollständig in der Datenbank gespeichert. Sie können zum Beispiel nach einem Hardwareschaden aus dem Datenbank-Backup wieder eingespielt werden.
Standardmäßig werden die Header-Dateien automatisch im Speicherort des Archivs in einer XML-Datei im Format DocuWare Exchange (DWX) abgelegt.