Hier sehen Sie alle Datenbankfelder, die Sie bei der Einrichtung des Archivs ausgewählt haben. Die wichtigsten Feldeigenschaften wie Feldtyp, Länge, Dokumentname und Pflichtfeld werden hier angezeigt. Von den Feldeigenschaften hängt ab, welche Begriffe oder Zeichen in ein Feld eingegeben werden können.
Mit dem Plus-Symbol können Sie weitere Felder anlegen oder mit dem Minus-Symbol Felder löschen. Die Änderungen werden automatisch auf alle Dialoge des Archivs übertragen.
Klicken Sie auf einen Feldnamen, um die Dateieigenschaften zu öffnen.
Typ und Länge:
Mehr Infos zu Feldtypen und Länge
Dokumentname:
Der Eintrag in diesem Feld wird als Dokumentname genutzt - beispielsweise in einer Liste. Pro Archiv kann nur ein Feld als Dokumentname ausgewählt sein.
Feldtypen
DocuWare bietet folgende Feldtypen:
Text
Ein Textfeld kann bis zu 2000 alphanumerische Zeichen aufnehmen. Auch Ziffern lassen sich eingeben, sie werden jedoch nicht als Zahl ausgelesen.
Bemerkung (Memo)
Ein Bermerkungsfeld ist ein Textfeld, das Text mit mindestens bis zu 64 KB Speicherkapazität aufnehmen kann. Die genaue Kapazität hängt von der verwendeten Datenbank ab.
Stichwort
In ein Stichwortfeld können unbegrenzt Begriffe mit jeweils maximal 255 Zeichen gespeichert werden.
Nummer und Dezimalzahl
Der Feldtyp "Dezimalzahl" erlaubt den Eintrag von Zahlenwerten mit bis zu 27 Stellen. Je nach Anzahl der Nachkommastellen variiert der maximale Zahlenwert. Der Feldtyp eignet sich damit für höhere Werte oder auch für Werte mit größerer Präzision, als es das numerische Feld zulässt. Letzteres ist nach wie vor limitiert auf 2.147.483.647 für ganze Zahlen bzw. 21.474.836,47 für Zahlen mit zwei Dezimalstellen.
Datum
Für die Standardfelder "Datum" und "Fälligkeitsdatum" steht in den Ablage- und Speicherdialogen ein Datumswähler zur Verfügung.
Datum/Uhrzeit
Dieses Feld ist nützlich, um zum Beispiel die Mailkorrespondenz zu einem Thema chronologisch zu sortieren
Indextabelle
Eine Indextabelle setzt sich aus mehreren Feldern zusammen, die im Web Client als Spalten der Tabelle angezeigt werden. Als Spalten stehen die Feldtypen Text, Dezimalzahl und Datum zur Verfügung. Sie können bis zu 50 Spalten erstellen und im Web Client maximal 1000 Tabellenzeilen eingeben.
Eine Indextabelle wird automatisch in die Ablage- und Indexdialoge eingefügt, in Ergebnislisten und Suchdialogen wird es nicht angezeigt. Nach dem Inhalt einer Indextabelle suchen Sie per Volltext.
Um eine Spalte einer Indextabelle bei der Ablage im Web Client zu füllen, stehen wie für andere Indexfelder Intelligent Indexing und One-Click-Indexing zur Verfügung. Weitere Eingabemöglichkeiten wie unter anderem Feldmasken und Auswahllisten legen Sie auch für die Tabellen in den Feldeinstellungen jeweils auf Dialogebene fest.
Eine Indextabelle eignet sich, um in Splitbuchungs-Workflows Rechnungen auf mehrere Kostenstellen aufzuteilen. Auch als Workflow-Feld bleibt eine Indextabelle direkt mit dem Archivfeld verbunden und wird so verwendet, wie sie im Archiv eingerichtet ist.
Felder für Satelliten-Archiv
Für ein Satelliten-Archiv werden zusätzlich zu den Standardfeldern folgende Felder angelegt:
DocID des Dokuments im Masterarchiv
Zeitpunkt der letzten Änderung im Masterarchiv
Status der Synchronisation
Satellitenfelder werden ausgegraut in der Liste der Dialoge angezeigt und sind standardmäßig nicht aktiviert. In den Feldeigenschaften von Satellitenarchiven lässt sich nur die Beschriftung ändern.
Hinweis für MySQL-Datenbanken
Bei MySQL beträgt das Maximum einer Zeile 65535 Zeichen und begrenzt damit die Anzahl und Länge aller Felder im Archiv.
Hinweis für binäre Datenbankfelder
DocuWare unterstützt keine Datenbankfelder vom Typ "binär". Wenn Sie Daten aus einer externen Datenbank in DocuWare verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Tabelle oder Datenbankansicht keinen binären Typ enthält.
Eigenschaften Datenbankfelder
Feldeigenschaften lassen sich hier auf Feldebene sowie auf Dialogebene definieren. Manche Eigenschaften können Sie nur hier anpassen, andere wie etwa der Name und die Vorbelegung stehen an beiden Stellen zur Verfügung. Grundsätzlich haben die Feldeigenschaften Priorität. Nur die Feldbeschriftung kann im Dialogfeld unabhängig vom Feldnamen angepasst werden.
Name
Der Feldname ist in den Such- und Ablagedialogen zu sehen, sofern auf Dialogebene kein anderer Name festgelegt wird. Der Name kann bis zu 50 Zeichen lang sein.
Pflichtfeld
Dieses Feld muss vom Benutzer ausgefüllt werden.
Feld vorbelegen
Ein Dokument wird immer mit dem hier gewählten Feldeintrag indexiert. Möglich sind benutzerdefinierte oder dynamische Einträge.
Die dynamischen Einträge beziehen sich auf die Protokollfelder des Archivs. Beispiele sind der lange oder kurze Benutzername desjenigen, der das Dokument abgelegt hat oder die Mailadresse des Benutzers. Je nach Feldtyp stehen unterschiedliche dynamische Vorbelegungen zur Auswahl.
Einen benutzerdefinierten Eintrag geben Sie explizit vor.
Wenn Sie keine Vorbelegung wählen, kann das Feld bei der Indexierung oder Suche beliebig ausgefüllt werden.
Feldtyp, Länge, Datenbankspalte, Datenbanktyp
Zu Ihrer Informationen werden die Feldeigenschaften auf Datenbankebene angezeigt. Sie können nicht geändert werden.
Eindeutig
Pro Archiv darf der Eintrag in diesem Feld nur einmal vorkommen. Wenn dies beispielsweise die Rechnungsnummer ist, kann eine Rechnung mit der gleichen Nummer nicht versehentlich zweimal abgelegt werden.
Mit Datenbank garantiert ein Datenbank-Mechanismus, dass der Eintrag nur einmal vorkommt. Die Abfrage und damit die Ablage kann schneller erfolgen als mit einem DocuWare-Mechanismus.
Die Option DocuWare eignet sich für den speziellen Fall, dass man das eindeutige Feld auch ohne Eintrag ablegen können soll. Der Hintergrund ist, dass Datenbanken wie Oracle und MSSQL ein Feld ohne Eintrag als ein Feld mit dem Eintrag [leer] interpretieren. Ein zweites Dokument ohne Eintrag in diesem Feld wäre nicht möglich. Das eindeutige Feld würde dann zum Pflichtfeld. DocuWare dagegen kann wie auch MySQL einen leeren Feldeintrag ignorieren, so dass sich beliebig Dokumente mit leeren eindeutigen Feldern ablegen lassen.
Leerzeichen am Anfang entfernen / Nullen am Anfang entfernen
Leerzeichen und Nullen am Anfang eines Eintrags haben eine reine Füllfunktion. Sie können beim Import von vorindexierten Dokumenten auftreten. Mit diesen Optionen werden sie automatisch gelöscht. Aus " 7986" wird "7986", beziehungsweise aus " 0007986" wird "7986".