Mit dem Assistenten definieren Sie die Basiseigenschaften eines Archivs wie Name, Felder und Berechtigungen. Ein Archiv legen Sie an unter DocuWare Konfigurationen > Archive.
Allgemein
Name und Beschreibung: Mit diesem Namen wird das Archiv im Web Client sowie in den DocuWare Modulen angezeigt. Die Beschreibung ist optional und wird nur auf der Übersichtsseite der Archivadministration in den DocuWare Konfigurationen angezeigt.
Farbe: Zur besseren Unterscheidung wird das Archivsymbol im Web Client in dieser Farbe angezeigt.
Mehr Optionen: Datenbankverbindungen und Speicherorte werden im DocuWare Server Manager eingerichtet.
Datenbankfelder
Hier legen Sie fest, welche Datenbankfelder das Archiv enthält. Die Felder werden in den Dialogen für Ablage, Suche oder Ergebnisanzeige verwendet. Neue Archive bestehen standardmäßig aus 14 vordefinierten Feldern, die die gängigsten Anwendungsfälle abdecken.
Übersicht der Standardfelder
Art des Dokumentes
Unternehmen
Datum
Kontaktperson
Kundennummer
E-Mail
Betreff
Status
Fälligkeitsdatum
Dokumentennummer
Projekt
Betrag
Steuernummer
IBAN
Sie können ein Feld umbenennen, einen anderen Feldtyp wählen (Text, Numerisch, Bemerkung, Datum, Stichwort, Dezimalzahl, Datum/Uhrzeit) oder neue Felder hinzufügen. Indextabellen lassen sich nur einem vorhandenen Archiv hinzufügen.
Sie können später in den Archiveinstellungen weitere Felder anlegen und Felder löschen. Neue Felder werden den Standarddialogen automatisch hinzugefügt. Die Felder lassen sich in den Dialogen bei Bedarf deaktivieren.
Berechtigungen
Den Zugriff auf ein Archiv und die Dokumente können Sie über zahlreiche Rechte steuern. Die Archivrechte sind auf vier vordefinierte Berechtigungsprofile verteilt:
Besitzer
Bearbeiten
Lesen
Löschen
Im Einzelnen enthalten die Profile folgende Rechte:
Profil | Administrative Berechtigungen | Allgemeine Berechtigungen | Feldrechte | Berechtigungen zur Anmerkungsebene |
Bearbeiten | --- |
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Lesen | --- |
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| --- |
Löschen | --- |
| --- | --- |
Besitzer |
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Die vier Standardprofile "Bearbeiten", "Lesen", "Löschen" und "Besitzer" können nicht geändert werden. Sie haben jedoch weiterhin die Möglichkeit, neue Archivprofile anzulegen und Benutzer zuzuweisen.
Hinweise zu den administrativen Berechtigungen
Welche Bereiche der Archiveinstellungen angezeigt werden, hängt von den administrativen Berechtigungen des Benutzers ab.
Besitzer: Alle vier Bereiche werden angezeigt: Allgemein, Datenbankfelder, Dialoge, Berechtigungen
Operator, Dialoge verwalten, Berechtigungen verwalten: Alle vier Bereiche werden angezeigt: Allgemein, Datenbankfelder, Dialoge, Berechtigungen
Operator, Dialoge verwalten: Allgemein und Dialoge werden angezeigt
Operator, Berechtigungen verwalten: Allgemein, Datenbankfelder, Berechtigungen werden angezeigt
Berechtigungen verwalten: Nur der Bereich Berechtigungen wird angezeigt
Dialoge verwalten: Nur der Bereich Dialoge wird angezeigt
Hinweise zur Profilvergabe:
Um Dokumente bearbeiten zu können, benötigt der Benutzer sowohl das Profil Bearbeiten als auch das Profil Lesen.
Um Dokumente drucken zu können, benötigen Sie das Recht "Lesen", da das Recht Exportieren im Profil Lesen enthalten ist.
Wenn ein anderer Benutzer als der Ersteller eines Archivs das Archiv bearbeiten soll, muss der Archivbesitzer ihm die Admin-Berechtigung zuweisen.
Damit Benutzer auf die Dokumente im Archiv zugreifen können, müssen ihnen Dialoge und Berechtigungen zugewiesen sein.
Der neue DocuWare Client: Was sich geändert hat
Im neuen DocuWare Client, der mit DocuWare 7.15 eingeführt wurde, entscheiden allein die Archivberechtigungen darüber, welche Dokumente Benutzer sehen. Wenn Sie Felder in einem Suchdialog ausblenden, finden Benutzer mit Zugriff auf ein Dokument dieses weiterhin über seine Indexwerte. Die Suche arbeitet direkt auf dem Archiv und ignoriert Sichtbarkeitseinstellungen in Dialogen. Konkret heißt das: Vertrauliche Informationen werden über Archiv- und Dokumentberechtigungen geschützt, nicht durch das Ausblenden von Dialogfeldern.
Mehr über Berechtigungen und Dialoge im neuen DocuWare