Neues Archiv erstellen

Mit dem Assistenten definieren Sie die Basis-Eigenschaften eines Archivs wie Name, Felder und Berechtigungen. Weitere Einstellungen können Sie anschließend in der Archivkonfiguration vornehmen.

Allgemein

Name und Beschreibung

Mit diesem Namen wird das Archiv im Web Client sowie in den DocuWare Modulen angezeigt. Die Beschreibung ist optional und wird nur auf der Übersichtsseite der Archivadministration in der DocuWare Konfiguration angezeigt.

Farbe

Zur besseren Unterscheidung wird das Archivsymbol im Web Client in dieser Farbe angezeigt.

Mehr Optionen

Datenbankverbindungen und Speicherorte werden in der DocuWare Administration eingerichtet. In der Hilfe zur DocuWare Administration finden Sie weitere Informationen zu Datenbankverbindungen und Speicherorten.

Datenbankfelder

Hier legen Sie fest, welche Datenbankfelder das Archiv enthält. Die Felder werden in den Dialogen für die Ablage, Suche oder Ergebnisanzeige benutzt. Neue Archive bestehen standardmäßig aus 14 vordefinierten Feldern, welche die gängigen Anwendungsfälle abdecken.

Übersicht Standardfelder

  • Art des Dokumentes

  • Firma

  • Datum

  • Kontaktperson

  • Kundennummer

  • E-Mail

  • Betreff

  • Status

  • Fälligkeitsdatum

  • Dokumentennummer

  • Projekt

  • Betrag

  • Steuernummer

  • IBAN

Sie können ein Feld umbenennen, einen anderen Feldtyp - Text, Numerisch, Bemerkung, Datum, Stichwort, Dezimalzahl, Datum/Uhrzeit - wählen oder neue Felder hinzufügen. Indextabellen lassen sich nur einem vorhandenen Archiv hinzufügen.

Sie können später in den Archiveinstellungen weitere Felder anlegen und Felder löschen. Neue Felder werden den Standarddialogen automatisch hinzugefügt. Die Felder lassen sich in den Dialogen bei Bedarf deaktivieren.

Berechtigungen

Der Zugriff auf ein Archiv und die Dokumente lässt sich mit zahlreichen Rechten steuern. Die Archivrechte sind auf vier vordefinierte Berechtigungs-Profile verteilt:

  • Besitzer

  • Bearbeiten

  • Lesen

  • Löschen

Im Einzelnen enthalten die Profile folgende Rechte:

Profil

Administrative Berechtigungen

Allgemeine Berechtigungen

Feldrechte

Overlay-Berechtigungen

Bearbeiten

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  • Ablegen

  • Anhängen

  • Indexdaten bearbeiten

  • Dokumente bearbeiten

  • Checkout

  • Ändern

  • Neue Einträge möglich

  • Schreiben

  • Anmerkungen einfügen

  • Anmerkungen löschen

  • Anmerkungen ändern

  • Stempel anbringen

  • Grafische Elemente verbergen

Lesen

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  • Suchen

  • Dokumente anzeigen

  • Exportieren

  • Lesen

  • Suchen

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Löschen

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  • Dokumente löschen

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Besitzer

  • Besitzer

  • Berechtigungen verwalten

  • Operator

  • Dialoge verwalten

  • Ablegen

  • Suchen

  • Dokumente anzeigen

  • Dokumente bearbeiten

  • Indexdaten bearbeiten

  • Dokumente löschen

  • Exportieren

  • Anhängen

  • Check-out

  • Dokument-Historie bearbeiten

  • Ändern

  • Neue Einträge möglich

  • Schreiben

  • Lesen

  • Suchen

  • Feld darf leer sein

  • Anmerkungen einfügen

  • Anmerkungen löschen

  • Anmerkungen ändern

  • Stempel anbringen

  • Grafische Elemente verbergen

Die vier Standardprofile "Bearbeiten", "Lesen", "Löschen" und "Besitzer" können nicht verändert werden. Sie haben jedoch die Möglichkeit, neue Archivprofile anzulegen und den Benutzern zuzuweisen.

Hinweise zu den administrativen Berechtigungen

  • Welche Bereiche der Archiveinstellungen für die Benutzer sichtbar sind, hängt von ihren administrativen Berechtigungen ab.

  • Besitzer: Alle vier Bereiche werden angezeigt: Allgemein, Datenbankfelder, Dialoge Berechtigungen

  • Operator, Dialoge verwalten, Berechtigungen verwalten: Alle vier Bereiche werden angezeigt: Allgemein, Datenbankfelder, Dialoge Berechtigungen

  • Operator, Dialoge verwalten: Allgemein und Dialoge werden angezeigt

  • Operator, Berechtigungen verwalten: Allgemein, Datenbankfelder, Berechtigungen werden angezeigt

  • Berechtigungen verwalten: nur der Bereich Berechtigungen wird angezeigt

  • Dialoge verwalten: nur der Bereich Dialoge wird angezeigt

Hinweise zur Profilvergabe:

  • Um Dokumente bearbeiten zu können, benötigt der Anwender außer dem Bearbeiten- auch das Lesen-Profil.

  • Um Dokumente drucken zu können, benötigen Sie das Recht "Lesen", da das Export-Recht im Lesen-Profil enthalten ist.

  • Wenn ein anderer Benutzer außer dem Ersteller eines Archivs das Archiv bearbeiten soll, muss der Archivbesitzer ihm die Admin-Berechtigung zuweisen.

Damit die Anwender auf die Dokumente im Archiv zugreifen können, müssen ihnen zusätzlich zu den Berechtigungen auch Dialoge zugewiesen sein.

Mehr Infos zum Rechtesystem in DocuWare