アクティビティは、ワークフロー内の1つのステップを表します。ドキュメントの自動転送、インデックスデータの更新、またはユーザーの判断を求めることができます。
ワークフローを構成するには、必要なアクティビティをcanvasにドラッグし、表示されるダイアログでプロパティを設定します。
次に、アクティビティを接続して、ドキュメントがプロセス内を移動する順序を設定します。
すべてのアクティビティとその設定は、ワークフロー設定に保存されます。設定を公開して、ワークフローを実行します。
ワークフローアクティビティにアクセスするには、DocuWare 設定 > コラボレーション > Workflow Designer に移動し、キャンバスを開きます。左側のツールバーにアクティビティがあります。
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各アクティビティの詳細については、以下のリストを参照してください。
Start
Start アクティビティは、キャンバスでワークフロー設定を作成すると自動的に表示されます。ワークフローのトリガーを設定し、ワークフローユーザーの資格情報を指定できます。この資格情報は、ワークフロー全体の自動操作の実行に使用されます。
設定手順: Permissions - Trigger - Outputs
ワークフローのトリガーについての詳細はこちらをご覧ください。
Task
Task は常に DocuWare ユーザーに割り当てられ、完了するにはそのユーザーの操作（多くの場合、判断を含む）が必要です。スタンプ、指示テキスト、入力フィールドを設定して、ユーザーをガイドし、入力内容を取得します。
例: 請求書を承認または却下する。
設定手順: Method - Decision - Behavior
タスクの設定についての詳細はこちらをご覧ください。
このアクティビティは、DocuWare ユーザーや DocuWare アカウントを持たない従業員にも、ワークフローの更新を通知します。
例: チームリーダーが 10,000 を超える金額の請求書を承認すると、部門長に自動的に通知されます。
設定手順: Method - Errors
Parallel task
このアクティビティは Task と似ていますが、Parallel task では、ワークフローが次に進む前に、複数の従業員が同一のタスクを完了する必要があります。
例: 異なるコストセンターの請求書の一部金額を承認または却下する場合。すべての一部金額が承認されるまで、請求書全額の支払いはできません。
設定手順: Method - Decision - Behavior
タスクの設定についての詳細はこちらをご覧ください。
Condition
Condition は、ルールに基づく自動判断です。条件セットに従って、ワークフロー内のドキュメントをルーティングします。
例: 請求書の金額が自動的にチェックされ、合計額に基づいてルーティングされます。
設定手順: Outputs - Errors
Condition についての詳細はこちらをご覧ください。
Assign Data
Assign Data アクティビティは、DocuWare に保管されているドキュメントのインデックスデータを自動的に変更するために使用します。
例: 請求書が承認されると、発注番号インデックスフィールドに ERP の対応する発注番号が自動的に入力されます。
設定手順: Data assignment - Errors
Assign data についての詳細はこちらをご覧ください。
Web service
REST または SOAP Web サービスを使用して、DocuWare のデータを ERP や CRM などの外部プラットフォームと交換します。
例: DocuWare で請求書が承認されると、会計ソフトウェアで請求書のステータスが「支払い準備完了」に設定されます。
設定手順: Method - Errors
詳細は近日公開予定です。
Wait for event
このアクティビティは、DocuWare のファイルキャビネットに保管されているドキュメントの登録やインデックス変更を待機します。
例: 受領請求書のワークフローは、請求書に対応する納品書が保管されるまで、支払いワークフローに進みません。
設定手順: Method
Time delay
次のアクティビティが実行されるまでの固定待機時間を設定します。待機時間により、ドキュメントが次のステップに進む前にすべての前提条件が満たされていることを確認できます。Time delay アクティビティでは、ダイアログまたは日時型の変数を使用して、必要な日数、時間、または分数を指定します。最大待機時間は 365 日です。
例 1: 従業員がワークフロータスクを再提出として設定できるフィールドを挿入します。
例 2: Web サービスでチェックを実行する場合、結果が否定的であれば、翌日に再実行をトリガーできます。
例 3: 外部システムからの応答を待つなど、ワークフローを遅延させます。
設定手順: Type - Timeout