Avec le service de signature DocuWare, vous apposez une signature électronique sur vos documents dans le cadre d'un workflow. Cela présente plusieurs avantages :
Vous gagnez en productivité et en confort d’utilisation n’utilisant qu’une seule interface et bénéficiant au maximum de nombreux automatismes.
Vous êtes en mesure de procéder à un processus de signature de n’importe quel lieu, au bureau ou en déplacement, et il en est de même pour les autres parties signataires de votre contrat.
La signature électronique s’utilise à la fois avec le Cloud DocuWare qu’avec la solution On Premise. De plus, aucun logiciel ou matériel installé en local n'est nécessaire.
Le service de signature DocuWare garantit la signature de vos documents par un prestaire de signature reconnu et vérifié. Ce service vous offre un maximum de rapidité et de souplesse dans l'utilisation des signatures électroniques :
Intégrez en toute transparence des fournisseurs de signatures externes tels que Validated ID ou DocuSign dans vos workflows DocuWare. Les documents sont automatiquement transmis au prestataire de services et le destinataire reçoit également une notification automatique lorsqu'un document est disponible pour la signature.
Recueillir en temps utile les signatures de tous les signataires concernés pour un document.
Avancée ou qualifiée ? Vous choisissez le niveau de sécurité de la signature en fonction de vos besoins. La principale différence réside dans la procédure d'authentification. Dans le cas d'une signature avancée, par exemple, une authentification à deux facteurs du signataire (comme un email ou un SMS) suffit. Pour une signature qualifiée, le certificat d'un prestataire de services de confiance est requis pour l'authentification.
Les certificats qualifiés pour une signature électronique qualifiée sont stockés de façon centralisée auprès d'un prestataire de services externe pour être utilisés à tout moment.
Vous stockez le document avec la signature dans vos armoires numériques.
Flexible et conforme aux réglementations
Avec DocuWare, vous pouvez concevoir la signature électronique de manière flexible et répondre à toutes les spécifications que votre secteur ou le législateur impose à vos processus. Vous pouvez par exemple utiliser ces options :
Signer un seul document à plusieurs endroits, par exemple, un contrat aux pages 1, 3 et 7.
Combiner plusieurs documents agrafés en un seul et les faire signer en tant que fichiers individuels. Grâce à cette solution économique, le signataire reçoit un seul document composé de plusieurs fichiers dans une seule enveloppe. C'est option est utile, par exemple, lorsqu'un accord de confidentialité standard doit être signé avec un contrat. (DocuSign uniquement)
Fixer une date limite pour la signature. Après l'expiration de cette période, décomptée à partir de l'envoi de la demande de signature, le signataire n'a plus la possibilité de signer le document.
Envoyer des messages électroniques de rappel. Si un signataire n'a pas signé un document dans un certain délai, il reçoit un rappel.
Permet de s'assurer que le signataire reçoit une copie du document signé en tant que pièce jointe à un message électronique après la signature.
Appliquer un tampon électronique d'entreprise (également appelé cachet) sur vos documents avant de les envoyer au signataire. Cela permet de prouver que les documents sont authentiques (authenticité) et n'ont pas été modifiés (intégrité). (Validated ID uniquement)
Un tel cachet fonctionne techniquement comme une signature électronique et peut avoir un certificat avancé ou qualifié. La différence est la suivante : le cachet électronique est toujours lié à une entité juridique, c'est-à-dire une entreprise, une autorité publique et d'autres organisations. La signature électronique est toujours associée à une personne physique.