La signature électronique convient à de nombreux processus commerciaux, mais pas seulement. Les scénarios suivants sont des exemples observés dans de nombreux secteurs d'activité et services d'une entreprise.
Les contrats de vente ou bons de commande avec vos clients
C’est le cas le plus fréquent, générés par votre ERP ou par DocuWare, le contrat ou bon de commande est envoyé et signé numériquement en quelques minutes. Simple et rapide, il permet également de suivre les documents manquants, toujours en attente.
Les contrats de travail
Avec des effectifs présents sur différents sites, votre service RH peut faire signer de nombreux types de contrats de travail sans délai et sans que le signataire soit physiquement présent. Cela permet non seulement d'économiser les coûts de papier et d'affranchissement, mais aussi de raccourcir considérablement les processus. Si vous investissez beaucoup d'argent dans le recrutement d'employés qualifiés, la signature des contrats de travail ne doit pas être retardée simplement parce qu'il n'existe pas de processus de signature numérique. La signature électronique permet d’accélérer le processus d’embauche et de faciliter l’intégration des nouveaux employés.
Les procédures internes et clauses de confidentialité
Concernant la conformité de votre entreprise, vous pouvez demander aux employés de signer électroniquement les procédures et règlements internes, les clauses de confidentialité ou d'autres documents dans un workflow. Désormais, pour les audits et les certifications, tous les éléments de preuve sont disponibles dans les armoires électroniques de manière conforme à la législation et accessibles facilement.
Livraison de matériel informatique
L'approvisionnement en équipement est un élément clé du processus d'intégration et entraîne une perte de temps et une augmentation des coûts en raison de l'inefficacité. Les workflows automatisés permettent de rationaliser les processus et la signature électronique permet aux employés de signer la réception de tout équipement, en particulier dans le cadre du Télétravail.
Les lignes de crédit à vos clients
Une société commerciale ou un distributeur accorde des lignes de crédit à ses clients. La documentation connexe et les accords contractuels sont automatiquement acheminés pour être examinés par le client. Les signatures des clients sont effectuées électroniquement sur tout ordinateur, tablette ou appareil mobile disponible.