La confiance constitue la base de toute coopération ou tout échange de biens et de services, que ce soit dans un cadre personnel ou professionnel officiel. Dans les contrats ou autres accords, la signature représente la preuve de la confiance accordée au contenu du document.
Ce qui était autrefois l'apanage du papier et du stylo est désormais possible grâce à la signature électronique, qui crée un engagement contraignant de la même manière que la signature manuscrite, avec des partenaires commerciaux du monde entier. Les signatures garantissent la sécurité juridique de vos documents, compris sur le long terme.
Presque tous les secteurs se sont adaptés à travailler à distance, à partir de plusieurs sites, que ce soient au bureau, en télétravail ou en mobilité.
Les signatures dans le cloud contribuent de manière significative au succès de votre entreprise en fournissant une vérification légale des documents tout en assurant la continuité et la productivité de l'entreprise.
Démontrer l'intégrité et l'authenticité des documents
Chaque jour, nous rédigeons ou recevons de grandes quantités de documents. Certains ne nécessitent aucune preuve tangible, d’autres documents, comme certains contrats, doivent être juridiquement inattaquables pour qu'un tribunal les considère également comme contraignants. En fonction de votre secteur d’activité, du type de contrat ou de transaction, les règles visant à établir la sécurité juridique varient.
Avec les signatures électroniques, la preuve repose sur trois facteurs essentiels :
Authenticité : Le document est authentique.
Intégrité : Le contenu du document n'a pas été modifié.
Origine : La personne qui a créé le document peut être identifiée.
Signatures électroniques pour les entreprises en réseau et le travail à distance
Les documents commerciaux circulent de moins en moins physiquement dans les bureaux pour signature, mais plutôt en mobilité ou en télétravail. Ce nouveau contexte exige des principes contraignants et une sécurité juridique, y compris sur le long terme. Les signatures électroniques permettent aux collaborateurs de signer des documents immédiatement et en tout lieu. Après tout, un processus ne doit pas s'interrompre parce qu'un employé ne peut pas signer un document lorsqu'il est en déplacement, faute de possibilités d'impression.
Signer depuis n'importe quel appareil
Grâce à l'intégration des signatures électroniques dans les workflows automatisés, les entreprises peuvent mener à bien tous les processus de manière juridiquement sûre, quel que soit le dispositif utilisé. Cela inclut les signatures fournies sur les ordinateurs, les tablettes et les smartphones appartenant à l'entreprise et au client.
Les données de transaction sont sécurisées et protégées. Grâce aux signatures modernes, les entreprises répondent aux exigences de conformité, tant en termes de sécurité des informations que de protection des données.
Authentification et transmission d'identité
De nombreux documents, tels que les contrats, sont créés et signés par une personne au sein d'une organisation, puis contresignés par une personne extérieure à l'organisation. Dans ces cas, une signature électronique avancée est le plus souvent utilisée. Elle fonctionne avec une procédure d’authentification comme la confirmation par code d'accès, par téléphone ou par SMS.
Toutefois, en fonction des exigences de la signature, il peut être nécessaire de vérifier l'identité du signataire en amont de la procédure. Dans ces cas, une signature électronique qualifiée est recommandée. Cette vérification est effectuée par un tiers de confiance qui authentifie l'utilisateur et garantit ainsi son identité lors de la signature.
Ce qu'il faut prendre en considération avant de prendre une décision
Si vous souhaitez utiliser les signatures électroniques dans votre entreprise, vous devez notamment vous poser ces questions :
La solution de signature est-elle adaptée pour prouver l'intégrité et l'authenticité des documents ?
Le processus de signature se déroule-t-il dans le cadre de workflows automatisés dans lesquels les employés peuvent également être inclus ?
La solution permet-elle de signer sur les appareils appartenant au client et à l'entreprise ?
La solution vous permet-elle de signer avec différents niveaux de sécurité (signature électronique avancée ou qualifiée) ?
Les données du processus de signature sont-elles stockées de manière conforme à la loi ?
Le prestataire de services de signature utilise-t-il des modules HSM hautement sécurisés dotés d'une preuve de conformité ?