DocuWare prend en charge la facturation électronique conforme de deux manières :
DocuWare E-Invoicing Service est un service basé sur le cloud qui envoie et reçoit des factures électroniques via les réseaux propres à chaque pays et les autorités fiscales telles que Peppol, KSeF et SDI. Il couvre l'ensemble du cycle de vie de la facture électronique : envoi et réception, transformation de format, validation, synchronisation des statuts et vérification légale, adaptée aux exigences de chaque pays.
Modules d'import avec Traitement des documents : DocuWare peut importer les factures électroniques reçues par e-mail ou via le système de fichiers à l'aide d'une combinaison de modules d'import et de configurations de Traitement des documents. L'import des factures est disponible dans DocuWare Cloud et DocuWare sur site à partir de la version 7.11.
Une facture électronique est une facture structurée et lisible par machine au format XML. Les PDF ou les images sans XML intégré ne sont pas des factures électroniques et ne sont pas traités dans cet article.
Formats de factures électroniques pris en charge
DocuWare prend en charge plusieurs formats de factures électroniques basés sur XML, par exemple :
ZUGFeRD : PDF/A-3 avec XML intégré (CII), principalement utilisé en Allemagne
Factur-X : PDF/A-3 avec XML intégré (CII et UBL), principalement utilisé en France
XRechnung : XML (CII et UBL)
Factures électroniques structurées via Peppol : XML (UBL)
DocuWare E-Invoicing Service
Le DocuWare E-Invoicing Service se connecte aux réseaux de facturation électronique et aux autorités fiscales telles que Peppol, KSeF et SDI. L'enregistrement s'effectue par entité juridique, identifiée par son numéro de TVA. Par exemple, une société mère ayant deux filiales doit effectuer trois enregistrements distincts. Chaque entité doit être commandée, enregistrée et configurée individuellement.
Le service inclut l'enregistrement Peppol pour la facturation nationale et transfrontalière, la génération de QR codes lorsque cela est requis (par exemple pour KSeF ou VeriFactu), la signature par un prestataire certifié et la déclaration aux autorités fiscales.
Pour plus d'informations, reportez-vous à l'article DocuWare E-Invoicing Service.
Importer des factures électroniques dans DocuWare
En complément du E-Invoicing Service, DocuWare peut importer les factures électroniques reçues par e-mail ou via le système de fichiers à l'aide d'une combinaison de modules d'import d'e-mails et de configurations de Traitement des documents. Un module d'import tel que Connect to Mail relie DocuWare à une boîte aux lettres. Une configuration de Traitement des documents lit le XML intégré, en extrait les valeurs d'index et les transmet au module d'import pour stockage.
Les modules d'import suivants prennent en charge le traitement des factures électroniques :
Connect to Mail / E-mail général : importe les factures électroniques depuis une boîte aux lettres surveillée. Dans DocuWare Cloud et dans les versions sur site 7.13 ou ultérieures, une seule configuration d'import peut être reliée à plusieurs configurations de Traitement des documents grâce à la sélection automatique. Dans les versions sur site 7.11 et 7.12, chaque configuration de traitement nécessite une configuration d'import distincte. Pour plus de détails, voir Importer et indexer des factures électroniques avec Connect to Mail.
Connect to Outlook : importe les factures électroniques depuis une boîte aux lettres Outlook. Chaque configuration d'import est reliée à une seule configuration de Traitement des documents. Pour plus de détails, voir Importer et indexer des factures électroniques avec Connect to Outlook.
DocuWare Import : stocke les factures électroniques depuis un dossier local ou réseau via DocuWare Desktop. Dans DocuWare 7.13 ou ultérieure, l'identification automatique peut associer les fichiers entrants à la configuration de traitement appropriée. Vous créez des configurations de Traitement des documents dans DocuWare Configurations > Capture > Traitement des documents à l'aide d'un document de facture électronique modèle.