ファイルキャビネット: 全般

ファイルキャビネットの全般タブには、作成したファイルキャビネット、またはダイアログが割り当てられているファイルキャビネットがすべて表示されます。ファイルキャビネットの設定を編集するには、オペレーター権限が必要です。ファイルキャビネットの権限を変更するには、さらに「権限を管理」権限も必要です。

ファイルキャビネットを削除できるのは、オペレーター権限の所有者プロファイルも持っている場合だけです。ファイルキャビネットを作成した場合は、自動的にファイルキャビネットの所有者プロファイルが割り当てられます。このプロファイルは、権限で他のユーザーやロールに割り当てることができます。

DocuWare 7.13 以降では、ドキュメントがまだ含まれているファイルキャビネットを削除することはできません。先にファイルキャビネットを空にしてから削除してください。

既存のファイルキャビネットの設定を変更するには、ファイルキャビネット名をクリックするか、データベースフィールド、ダイアログ、または権限の対応する記号をクリックします。

色: ファイルキャビネットの記号はこの色で Web Client に表示されるため、ユーザーはファイルキャビネットを簡単に見分けられます。

その他のオプション; ここには、フルテキスト検索とセキュリティの設定があります。

フルテキスト検索: 概要

DocuWare には、デフォルトの検索とフルテキスト検索の 2 種類の検索があります。

デフォルトの検索は常に有効で、インデックスフィールドのエントリを対象とします。該当するフィールドに入力した検索語でインデックス付けされたすべてのドキュメントを検索します。

さらに、ファイルキャビネットごとにフルテキスト検索を有効にできます。有効にすると、検索ダイアログにフルテキストフィールドが追加されます。フルテキスト検索は、すべてのインデックスフィールド、ドキュメントの内容、XML タグ、および DocuWare 7.12 以降では注釈とスタンプから、入力された用語を検索します。「SampleTag」と「SampleValue」でフルテキスト検索を実行すると、両方の用語が見つかります。

例: <XMLSampleTag>SampleValue</XMLSampleTag>

フルテキスト検索の範囲は設定できます。

フルテキスト検索の設定

フルテキスト検索でドキュメントを見つけるには、まずドキュメントを一度読み取る必要があります。そのために Content Server は「テキストショット」を抽出します。テキストショットには、ドキュメントのインデックスエントリ、単語、およびドキュメント内での各単語の位置が記録されます。

Content Server はテキストショットを DWDATA データベースに保存し、同時にフルテキストサーバーに転送します。フルテキストサーバーはテキストショットをカタログファイルに保存し、検索クエリで使用します。

ここでは、ドキュメントをどこまで読み取るか、およびフルテキスト検索が検索結果をどのように返すかを設定します。

フルテキストサーバー

リストからフルテキストサーバーのデータ接続を選択します。1 つのファイルキャビネットにつき 1 つのフルテキストデータ接続を使用できます。フルテキスト検索を使用するファイルキャビネットが複数ある場合は、最適なパフォーマンスのためにフルテキストサーバーを複数インストールしてください。

新しいフルテキスト接続は、DocuWare Administration のシステム領域のデータ接続で作成します。

1 ファイルあたりのインデックス付きページ数

この設定では、フルテキスト検索用にドキュメントをどこまでインデックス付けするかを指定します。例: DocuWare ドキュメントが Word ファイルと PDF で構成されているとします。1 ファイルあたりのインデックス付きページ数 (最大): 100 を指定すると、Word ファイルから最大 100 ページ、PDF から最大 100 ページがインデックス付けされます。その後、次のドキュメントがインデックス付けされます。

インデックス付けするページ数が多いほど、ドキュメントがフルテキスト検索で利用できるようになるまでの時間は長くなりますが、ヒットリストの精度は高くなります。

ヒット数

ヒット数が無制限の場合、すべてのヒットが表示されます。ヒット数が少ないと検索時間を短縮できます。結果を制限するには、最大ヒット数を入力します。

ホワイトリスト/ブラックリスト

ファイルタイプのリストをホワイトリストおよびブラックリストとして追加できます。新しいリストは DocuWare 構成 > 組織設定 > セキュリティ > その他 > 制限付きファイルの種類で作成します。

フルテキスト検索を特定のファイルタイプに限定するには、ホワイトリストを使用します。ホワイトリストにないファイルタイプは検索されません。

フルテキストのインデックス付けからファイルタイプを除外するには、ブラックリストを使用します。これは、たとえばオーディオファイルやビデオファイルに便利です。

ホワイトリストとブラックリストを同時に使用することはできません。

情報

フルテキストカタログのリセットと再作成のオプションは、DocuWare 構成 > ファイルキャビネット > ファイルキャビネット x > 全般 > フルテキストオプション > フルテキストデータをリセットにあります。

フルテキストのリセット

フルテキスト検索で問題が発生した場合は、フルテキストデータをリセットできます。

フルテキストデータのリセット中は、フルテキスト検索を使用できません。

まず 1 つまたは少数のドキュメントでリセットを試し、問題が解決するかどうかを確認してください。リセットには多くの時間とサーバーリソースがかかる場合があるため、多数のドキュメントのフルテキストデータをリセットする前に、それが適切な手順であることを確認してください。

フルテキストのダウンタイムを短く抑えるには、対象となるドキュメントの数を制限します。DocuWare 7.13 以降では、クエリビルダーを使用して、フルテキストデータをリセットするドキュメントを絞り込めます。過去 30 日間に保存されたドキュメントのフルテキストデータをリセットすることから始めるとよいでしょう。

ドキュメント数の多いファイルキャビネットでは、リセットに長い時間がかかることがあります。フルテキスト検索が再び使用できるようになる時期を見積もれるように、ステータスは 2 段階で表示されます。ドキュメントステータスの更新と、すでに再インデックス付けされたドキュメントの数です。ステータスは、処理済みドキュメント 50 件のブロック単位 (0 / 50 / 100 / 150 など) で 10 秒ごとに更新されます。ファイルキャビネット構成のブラウザーウィンドウがしばらく非アクティブであるか閉じられていた場合、ウィンドウを再度開いたときに表示が更新されます。

OCR テンプレート

OCR テンプレートを使用すると、フルテキスト検索は特定の言語の文字や数字をより速く正確に認識します。

OCR テンプレートは DocuWare 構成 > 全般 > テキストの認識で設定します。詳細については、OCR 設定のヘルプを参照してください。

バージョン管理

変更したドキュメントは、DocuWare で新しいバージョンとして保存できます。現在のバージョンと以前のバージョンがファイルキャビネットに残るため、ドキュメントへのすべての変更を追跡できます。

処理中のドキュメントはロックされます。他のユーザーはドキュメントを表示できますが、編集することはできません。

バージョン管理

ファイルキャビネットでバージョン管理が有効になっている場合、ユーザーは 1 つ以上のドキュメントをチェックアウトし、文書トレイまたはファイルシステムで編集できます。チェックアウト機能は、結果リスト内のドキュメントのコンテキストメニューから使用できます。ドキュメントをチェックインするとき、ユーザーは前のバージョンより大きい番号であればバージョン番号を選択でき、新しいバージョンにコメントを入力できます。

手動のバージョン管理は従来の DocuWare Client でのみ使用できます

手動のバージョン管理は、DocuWare 7.15 で導入された新しい DocuWare Client ではまだ使用できません。

新しいバージョンを自動的に作成

この設定はファイルキャビネット内のすべてのドキュメントに影響します。各ドキュメントは編集用に開かれると自動的にチェックアウトされ、保存すると新しいバージョン番号でチェックインされます。

このオプションが有効な場合でも、手動でドキュメントをチェックアウトできます。その場合、これらのドキュメントでは DocuWare の編集機能を使用できなくなります。

バージョン管理に関する詳細情報

バージョン履歴

以前のバージョンは元のバージョンと同様にファイルキャビネットに残り、バージョン履歴に一覧表示されます。バージョン履歴は、Web Client や Windows Explorer Client などでドキュメントのコンテキストメニューから開けます。バージョン番号、ステータス、保存日、コメント、およびドキュメントを保存したユーザーが表示されます。

「最後の更新日時」列と「最後に更新したユーザー」列は、ドキュメントファイルとインデックスデータの両方の変更を常に追跡します。ファイルの変更のみを追跡するには、「コンテンツの修正時間」列と「コンテンツの修正者」列を使用します。

ドキュメントのステータス

ドキュメントのステータスは、どのバージョンであるかを示します。最新は最新のドキュメント、処理中はチェックアウトされたドキュメント、失効はすでに最新ではないバージョンを表します。

元のプログラムでバージョン管理が有効なファイルキャビネットのドキュメントを開くかチェックアウトすると、ステータスは自動的に変わります。手動のバージョン管理では、次のユーザーがバージョンのステータスを失効または処理中から最新に変更できます。

• ファイルキャビネットのオペレーター

• 現在そのドキュメントをチェックアウトしているユーザー

• そのドキュメントを最後にチェックアウトして再びチェックインしたユーザー

これは、たとえばチェックアウトしたドキュメントが誤って削除された場合に必要になることがあります。ステータスが最新になれるバージョンは 1 つだけです。ステータスを変更するには、バージョン履歴を開き、対象のバージョンのコンテキストメニューでチェックアウトの取り消しまたは現在のバージョンに設定をクリックします。

ファイルキャビネット内を検索すると、ステータスが最新または処理中のバージョンのみが一覧表示されます。すべてのバージョンを表示するには、バージョン履歴を開きます。

バージョン番号とインデックス基準

ドキュメントを新しいバージョンとして保存するか、ファイルキャビネットにチェックインすると、新しいバージョン番号が割り当てられます。手動チェックインではメイン番号とサブ番号を選択し、自動バージョン管理ではシステムが番号を割り当てます。

新しいバージョンを作成してもインデックス基準は変わらないため、最初はすべてのバージョンのインデックス基準が同じです。現在のバージョンのインデックス基準は変更できますが、その変更は以前のバージョンには反映されません。

ドキュメント ID は、ドキュメントのすべてのバージョンで同一です。

バージョン管理の設定

バージョン管理を使用するには、ユーザーにファイルキャビネット権限のチェックアウトが必要です。さらに、バージョン管理と、必要に応じて自動バージョン管理を、ファイルキャビネットごとに個別に有効にする必要があります。

結果リストの設定で、バージョンの概要を開く、古いバージョンを表示、およびチェックイン/チェックアウトの各オプションを有効にします。Windows Explorer Client の対応する機能は、バージョン管理オプションによって自動的に有効になります。

バージョン管理では、そのデータを保存するために各ファイルキャビネットに追加のデータベースフィールドが必要です。ファイルキャビネットの設定でバージョン管理を有効にすると、DocuWare がこれらのフィールドを作成します。

重要

ファイルキャビネットで一度バージョン管理を有効にすると、無効に戻すことはできません。

フィールドで一意のエントリのみが許可されている場合、バージョン管理は使用できません。

補足事項:

• ドキュメントの転送では、転送元と転送先がバージョン管理をサポートしていれば、すべてのドキュメントバージョンが転送されます。

• 同期は、バージョン管理が有効なファイルキャビネットでは使用できません。

• 文書トレイからチェックインしたドキュメントは、トレイから削除されます。ファイルシステムからチェックインしたファイルはそのまま残りますが、再度チェックインすることはできません。

• ファイルキャビネットからドキュメントを削除する権限があれば、ユーザーは現在のドキュメントをすべてのバージョンごと削除できます。失効した個々のバージョンを削除することはできません。

• チェックアウトしたドキュメントが変更されていない場合でも、DocuWare はチェックイン時に新しいバージョンを作成します。これを避けるには、ドキュメントを再度チェックインせず、ファイルキャビネット内のバージョンのステータスを処理中から最新に変更します。

セキュリティ

ファイルキャビネットでは、次のセキュリティオプションを使用できます。

ドキュメントを暗号化

ドキュメントは暗号化されて保存されるため、ファイルシステム経由で直接アクセスすることはできません。保管場所のインデックスデータオプションが有効な場合、インデックスデータは暗号化されません。

オプションを有効にする前に保存されたドキュメントは、後から暗号化することはできません。

対称キーの長さはリストフィールドで定義します。キーが長いほど手順は安全になりますが、暗号化と復号化に時間がかかり、それに伴って保存と検索にも時間がかかります。

このオプションは ENTERPRISE バージョンでのみ使用できます。

信頼できるアプリケーションユーザーを許可

DocuWare アカウントを持たないユーザーも、たとえば DocuWare MFP モジュールからファイルキャビネットにアクセスする場合など、ドキュメントを保存できます。

チェックサムでドキュメントの整合性を確認

このオプションが有効な場合、ファイルキャビネットに保存されるすべてのドキュメントについてチェックサムが計算されます。これにより、ドキュメントがファイルレベルで変更されたかどうかを判断できます。Web Client のビューアーでドキュメントを開き、ドキュメントが編集されているかどうかを確認をクリックします。

この機能では、DocuWare 7.13 以降、SHA-256 に加えて SHA-512 ハッシュアルゴリズム を使用できます。

このファイルキャビネットでセキュリティレベル「高」を有効にする

このオプションを使用するには、2 つの条件を満たす必要があります。まず、組織に対してシステムレベルでセキュリティレベル「高」が有効になっていることです。DocuWare Cloud では既定で有効です。次に、ファイルキャビネットの所有者がセキュリティレベル「高」のユーザーであることです。

ユーザーのセキュリティレベル「高」は DocuWare Administration > ユーザー管理で有効にします。これにはユーザー管理機能権限が必要です。

セキュリティレベル「高」のユーザーのみが高セキュリティのファイルキャビネットにアクセスできます。これらのユーザーは権限でファイルキャビネットに割り当てます。高セキュリティレベルのその他のオプションについては、セキュリティに関するホワイトペーパーで説明しています。

重要

セキュリティレベルの変更は元に戻せません。

管理者向けの情報

GUID

GUID はファイルキャビネットの識別番号です。ファイルキャビネットの作成時に自動的に割り当てられ、変更することはできません。GUID は、プログラミングや URL 統合などによってファイルキャビネットを別のアプリケーションに統合するために使用します。

データベーステーブルの名前

DocuWare は、ファイルキャビネットのデータベーステーブルの名前を自動的に割り当てます。この名前は変更できず、SQL データベースが内部的に使用します。

データベース接続と保管場所

データベース接続と保管場所は、ファイルキャビネットの作成時に選択します。

ファイルキャビネットテーブルを作成

このコマンドは、データベースに新しい空のファイルキャビネットテーブルを作成します。たとえばハードウェアの損傷後に DocuWare を再インストールする必要がある場合に必要になります。新しいテーブルができたら、保存されているドキュメントヘッダーからインデックスエントリを復元できます。ドキュメントヘッダーは、ドキュメントのすべてのインデックスデータとその他の情報を含む XML ファイルです。

保管場所のインデックスデータバックアップ

DocuWare 7 以降、インデックスエントリ、システムエントリ、注釈、スタンプなどのメタデータはすべてデータベースに保存されます。たとえばハードウェアの損傷後に、データベースのバックアップから再インポートできます。

既定では、ヘッダーファイルはファイルキャビネットの保管場所に、DocuWare Exchange (DWX) 形式の XML ファイルとして自動的に保存されます。

サポートされているバージョン: DocuWare Cloud + 7.15 + 7.14 + 7.13 + 7.12 + 7.11 + 7.10