ウィザードを使用して、名前、フィールド、権限など、ファイルキャビネットの基本的なプロパティを定義します。ファイルキャビネットを作成する場所は DocuWare 構成 > ファイルキャビネット です。
全般
名前と説明: ファイルキャビネットはこの名前で Web Client および DocuWare モジュールに表示されます。説明は任意で、DocuWare 構成のファイルキャビネット管理の概要ページにのみ表示されます。
色: ファイルキャビネットの記号は、区別しやすいように Web Client でこの色で表示されます。
他のオプションを表示: データベース接続と保存場所は DocuWare Server Manager で設定します。
データベースフィールド
ここで、ファイルキャビネットに含めるデータベースフィールドを指定します。フィールドは、保存、検索、結果表示用のダイアログで使用されます。デフォルトでは、新しいファイルキャビネットは、最も一般的な適用ケースをカバーする 14 の事前定義フィールドで構成されます。
デフォルトフィールドの概要
ドキュメントの種類
会社
日付
連絡先
顧客 ID
電子メール
件名
ステータス
保留中の日付
ドキュメント番号
プロジェクト
総額
税金 ID
IBAN
フィールド名の変更、別のフィールドタイプ (テキスト、数値、メモ、日付、キーワード、小数、日時) の選択、新しいフィールドの追加を行うことができます。インデックステーブルは、既存のファイルキャビネットにのみ追加できます。
後から、ファイルキャビネット設定で追加のフィールドを作成したり、フィールドを削除したりできます。新しいフィールドは標準ダイアログに自動的に追加されます。フィールドは、必要に応じてダイアログ内で無効にできます。
権限
さまざまな権限を使用して、ファイルキャビネットとドキュメントへのアクセスを制御できます。ファイルキャビネットの権限は、4 つの事前定義された権限プロファイルに分類されます。
所有者
編集
読み取り
削除
プロファイルには、以下の個別の権限が設定されます。
プロファイル | 管理者権限 | 一般権限 | フィールド権限 | オーバーレイ権限 |
編集 | --- |
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読み取り | --- |
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| --- |
削除 | --- |
| --- | --- |
所有者 |
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「編集」、「読み取り」、「削除」、「所有者」の 4 つのデフォルトプロファイルは変更できません。ただし、新しいファイルキャビネットプロファイルを作成し、ユーザーを割り当てることはできます。
管理者権限に関する注意事項
ファイルキャビネット設定のどのセクションが表示されるかは、ユーザーの管理者権限によって異なります。
所有者: 次の 4 つのセクションがすべて表示されます。全般、データベースフィールド、ダイアログ、権限
オペレーター、ダイアログの管理、権限を管理: 次の 4 つのセクションがすべて表示されます。全般、データベースフィールド、ダイアログ、権限
オペレーター、ダイアログの管理: 全般とダイアログが表示されます
オペレーター、権限を管理: 全般、データベースフィールド、権限が表示されます
権限を管理: 権限セクションのみが表示されます
ダイアログの管理: ダイアログセクションのみが表示されます
プロファイルを割り当てる場合の注意事項:
ドキュメントを編集するには、ユーザーに編集プロファイルと読み取りプロファイルの両方が必要です。
ドキュメントを印刷するには、「読み取り」権限が必要です。エクスポート権限は読み取りプロファイルに含まれているためです。
ファイルキャビネットの作成者以外のユーザーがそのファイルキャビネットを編集する必要がある場合、そのファイルキャビネットの所有者がそのユーザーに管理者権限を割り当てる必要があります。
ファイルキャビネット内のドキュメントにアクセスするには、ユーザーに権限のほかにダイアログも割り当てる必要があります。
新しい DocuWare Client: 変更点
DocuWare 7.15 で導入された新しい DocuWare Client では、ユーザーが表示できるドキュメントを決めるのはファイルキャビネットの権限だけです。検索ダイアログでフィールドを非表示にしても、ドキュメントへのアクセス権を持つユーザーは、そのインデックス値でドキュメントを見つけることができます。検索はファイルキャビネットに対して直接実行され、ダイアログの表示設定は無視されます。具体的には、機密情報はダイアログのフィールドを非表示にすることではなく、ファイルキャビネットとドキュメントの権限によって保護されます。
新しい DocuWare の権限とダイアログの詳細