ここには、file cabinet の設定時に選択したすべてのデータベースフィールドが表示されます。フィールドタイプ、長さ、ドキュメント名、必須かどうかといった最も重要なフィールドプロパティがここに表示されます。フィールドプロパティによって、フィールドに入力できる用語や文字が決まります。
データベースフィールドの選択と編集は、次の場所で行います: DocuWare 構成 > ファイルキャビネット > データベースフィールド。
プラス記号で追加のフィールドを作成し、マイナス記号でフィールドを削除します。変更内容は、ファイルキャビネット内のすべてのダイアログに自動的に反映されます。
フィールド名をクリックすると、そのフィールドプロパティが開きます。
ドキュメント名: このフィールドのエントリは、リストなどでドキュメント名として使用されます。ファイルキャビネットごとに、ドキュメント名として選択できるフィールドは 1 つだけです。
フィールドタイプ
DocuWare には次のフィールドタイプがあります。
テキスト
テキストフィールドには、最大 2,000 文字の英数字を入力できます。数字も入力できますが、数値としては読み取られません。
メモ
メモフィールドは、少なくとも 64 KB のテキストを保持できるテキストフィールドです。正確な容量は、使用するデータベースによって異なります。
キーワード
キーワードフィールドには、それぞれ最大 255 文字の用語を無制限に保存できます。
数値と小数
「小数」フィールドタイプでは、最大 27 桁の数値を入力できます。最大値は小数点以下の桁数によって異なるため、このタイプは数値フィールドよりも大きな値や精度の高い値に適しています。数値フィールドは、整数の場合は 2,147,483,647、小数点以下 2 桁の数値の場合は 21,474,836.47 に制限されます。
日付
保存ダイアログのデフォルトフィールドである「日付」と「保留中の日付」では、日付セレクタを使用できます。
日時
このフィールドは、たとえば特定のトピックに関するメールのやり取りを時系列で並べ替える場合に便利です。
インデックステーブル
インデックステーブルは複数のフィールドで構成され、Web Client ではテーブルの列として表示されます。列のタイプとして「テキスト」、「小数」、「日付」を使用できます。Web Client では、最大 50 列を作成し、最大 1,000 行のテーブル行を入力できます。
インデックステーブルは、保存ダイアログとインデックスダイアログに自動的に挿入されます。結果リストと検索ダイアログには表示されません。インデックステーブルの内容は、フルテキスト検索で検索します。
他のIndex Field タイプと同様に、Web Client での保存時にインデックステーブルの列を入力するために Intelligent Indexing と One Click Indexing を使用できます。ダイアログレベルのフィールド設定では、テーブルに対してフィールドマスクや選択リストなどの入力オプションをさらに定義することもできます。
インデックステーブルは、分割転記ワークフローで請求書を複数のコストセンターに分割する場合に便利です。ワークフローフィールドとして使用する場合も、インデックステーブルはファイルキャビネットのフィールドと接続されたままで、ファイルキャビネットでの設定どおりに使用されます。
サテライトファイルキャビネット用のフィールド
サテライトファイルキャビネットでは、デフォルトフィールドに加えて次のフィールドが作成されます。
マスターファイルキャビネット内のドキュメントのドキュメント ID
マスターファイルキャビネット内での最終変更日時
同期のステータス
サテライトフィールドはダイアログの一覧でグレー表示され、デフォルトでは有効になっていません。サテライトファイルキャビネットのフィールドプロパティで変更できるのはラベルのみです。
MySQL データベースに関する注意事項
MySQL では、1 行が 65,535 文字に制限されます。これにより、ファイルキャビネット内のすべてのフィールドの数と長さが制限されます。
バイナリデータベースフィールドに関する注意事項
DocuWare は「バイナリ」タイプのデータベースフィールドを表示も処理もしません。外部データベースのデータを DocuWare で使用する場合は、テーブルまたはデータベースビューにバイナリタイプが含まれていないことを確認してください。
データベースフィールドのプロパティ
フィールドプロパティは、フィールドレベルでもダイアログレベルでも定義できます。ここでフィールドレベルでしか設定できないプロパティもあれば、名前や既定のエントリのように両方の場所で設定できるプロパティもあります。原則として、フィールドレベルのプロパティが優先されます。ダイアログでフィールド名とは独立して設定できるのは、フィールドラベルのみです。
名前
ダイアログレベルで別の名前が設定されていない限り、フィールド名は検索ダイアログと保存ダイアログに表示されます。フィールド名は最大 50 文字です。
DocuWare Cloud ユーザー向けの注意事項: フィールドの名前には「DW」という接頭辞を使用できます (例: 「DW_Name」)。データベースは競合を避けるために名前を自動的に調整しますが、組織内での名前の表示が変わることはありません。
必須フィールド
このフィールドはユーザーが入力する必要があります。
既定のエントリ
ドキュメントは常に、ここで選択したエントリでインデックス付けされます。エントリは、カスタムまたは動的に指定できます。
動的エントリは、ファイルキャビネットのログフィールドを参照します。たとえば、ドキュメントを保存したユーザーの正式名や短縮名、ユーザーのメールアドレスなどです。使用できる動的エントリは、フィールドタイプによって異なります。
カスタムエントリは、明示的に指定する必要があります。
既定のエントリを選択しない場合、インデックス作成時や検索時にフィールドを自由に入力できます。
フィールドタイプ、長さ、データベース列、データベースの種類
これらのフィールドプロパティは、参考情報としてデータベースレベルで表示されます。変更することはできません。
一意
このフィールドのエントリは、ファイルキャビネットごとに 1 回しか使用できません。たとえばこれが請求書番号であれば、同じ番号の請求書を誤って 2 回保存することはできません。
オプションとしてデータベースを選択すると、データベースのメカニズムによってエントリが 1 回だけ使用されることが保証されます。クエリ、つまり保存の処理は、DocuWare のメカニズムを使用する場合よりも高速になることがあります。
オプションとして DocuWare を選択する方法は、エントリがなくても一意のフィールドを保存する特殊なケースに適しています。Oracle や MSSQL などのデータベースは、エントリのないフィールドを [空白] というエントリを持つフィールドとして解釈するため、エントリのない 2 つ目のドキュメントは保存できず、一意のフィールドが事実上必須フィールドになります。DocuWare と MySQL は空のエントリを無視できるため、一意のフィールドが空のドキュメントをいくつでも保存できます。
先頭の空白をドロップ/先頭のゼロをドロップ
先頭の空白とゼロは、単なる埋め文字として機能します。事前にインデックス付けされたドキュメントをインポートしたときに現れることがあります。これらのオプションを使用すると自動的に削除され、「 7986」は「7986」に、「0007986」は「7986」になります。