結果リストは、検索で見つかったドキュメントを表示します。結果リストが単独で存在することはありません。各結果リストは検索ダイアログに結び付けられ、それぞれが独自のインデックスダイアログを持ちます。
結果リストは DocuWare 構成 > ファイルキャビネット > ファイルキャビネット x > ダイアログ > 結果 で構成します。
3 つのダイアログは互いに積み重なる関係にあります。検索ダイアログの設定では、そのヒットを表示する結果リストを選択します。ユーザーは、この結果リスト内のドキュメントについて、その結果リストに属するインデックスダイアログを開きます。そこにはこの 1 件のドキュメントのインデックスエントリが表示され、プロファイル権限編集を持つユーザーはそこで変更できます。
そのため従来の DocuWare Client では、開くインデックスダイアログは使用した検索ダイアログによって決まります。新しい DocuWare Client では、代わりにファイルキャビネットの既定のインデックスダイアログが開きます。ユーザーはその後、別のインデックスダイアログを選択できます。
結果リスト
DocuWare Client では、結果リストはテーブルのように構成されます。各ヒットは 1 行に表示され、フィールドが列を構成します。
ここでのフィールドの順序が、DocuWare Client での列の順序を決めます。列を左に移動するには、そのフィールドを 1 つ上の位置にドラッグします。右に移動するには、そのフィールドを下にドラッグします。
結果リストに必要なフィールドが少ない場合は、目のアイコンで他のフィールドを非表示にします。
ヒットの表示順を指定するには、並べ替え順: 変更をクリックします。
フィールド名とは別の説明をダイアログに表示する場合は、ラベルを変更します。「ドキュメント番号」フィールドの例: 請求部門ではラベルとして「請求書番号」を、入庫では「納品書」を入力します。
従来の DocuWare Client では、結果リストの機能を使用できます。
新しい DocuWare Client: 変更点
DocuWare 7.15 で導入された新しい DocuWare Client では、構成で表示と非表示を切り替えられた結果リストの機能は評価されなくなりました。結果リストのコンテキストメニューに表示されるドキュメントへの操作は、権限だけで決まります。こうした操作を非表示にしても、ユーザーにできることが制限されたことはありません。各機能はそれぞれ独自の権限を持ち、他の方法でも実行できるためです。
複数のファイルキャビネットを対象とする検索の結果リストは、ドキュメント名、保存日、ファイルタイプなどのシステムフィールドで構成されます。この検索では特定の結果リストダイアログが列を定義していないため、ファイルキャビネットのインデックスフィールドをこのリストに追加することはできません。ユーザーは不要な列を非表示にして、リストを短くできます。
インデックスダイアログ
インデックスダイアログは、たとえばユーザーが保存済みドキュメントのコンテキストメニューでインデックスエントリを編集を選択したときに開きます。インデックスエントリを変更するには、プロファイル権限「編集」が必要です。
新しい DocuWare Client: 変更点
DocuWare 7.15 で導入された新しい DocuWare Client では、インデックスダイアログは常に読み取り専用モードで開きます。適切な権限があれば、編集機能でインデックスエントリを変更したり追加したりできます。
また、インデックスダイアログは使用した検索ダイアログに従わなくなりました。代わりに、選択したファイルキャビネットの既定のインデックスダイアログが自動的に開きます。必要に応じて、その後で別のインデックスダイアログに切り替えられます。
フィールドをクリックすると、インデックスダイアログでのそのプロパティを変更できます。
検証
インデックスエントリが妥当か、スペルが正しいかを確認するには、検証を有効にします。リストから REST ベースの Web サービスを選択します。新しい Web サービスを DocuWare に接続するには、Web サービスモジュールに切り替えます。
インデックスダイアログのフィールドプロパティ
インデックスダイアログでは、次のフィールドプロパティを構成できます。
ダイアログ内のフィールド名
フィールド名とは別の説明をダイアログに表示する場合は、ラベルを変更します。たとえば「ドキュメント番号」フィールドには、部門ごとに「請求書番号」や「納品書番号」というラベルを付けられます。テーブルフィールドの列の場合、このプロパティはダイアログ内の列名と呼ばれます。
必須
必須フィールドは、重要なインデックス情報がすべて入力されるようにするものです。保存ダイアログ、検索ダイアログ、インデックスダイアログはそれぞれ独自の必須フィールドを持てるため、同じファイルキャビネット内でも、あるダイアログでは必須、別のダイアログでは任意というインデックスフィールドを設定できます。ダイアログ内でフィールドが非表示になっている場合、必須オプションは自動的に無効になります。
フィールドマスク
フィールドマスクを使用すると、長い電話番号や日付形式を簡単に入力できます。新しいフィールドマスクは DocuWare 構成 > インデックス作成の支援 > フィールドマスク で作成します。
選択リストの作成 ...
組織の選択リストをこのフィールドで有効にできます。新しい選択リストはプラス記号で作成します。
選択リストをフィールドに割り当てる
選択リストは、DocuWare Client で検索語やインデックスエントリの候補を提示します。新しい選択リストは DocuWare 構成 > インデックス作成の支援 > 選択リスト で作成します。
選択リストは、検索ダイアログ、保存ダイアログ、インデックスダイアログの各フィールドに、DocuWare 構成 > ファイルキャビネット で割り当てます。
単一列と複数列の選択リスト
選択リストは、単一列または複数列のテーブルです。テーブルのタイプによって、選択リストをフィルタリングできるかどうかが決まります。
単一列の選択リストはフィルタリングできません。デフォルトの選択リストは例外です。
複数列の選択リストはフィルタリングできます。その場合、他のダイアログフィールドのエントリと一致するエントリのみが選択リストに表示されます。
複数列の選択リストを有効にすると、そのフィールドではこの選択リストのみを使用できます。他の選択リストは自動的に無効になります。
内部、固定、外部の選択リスト
内部選択リストはシステムによって生成されます。各フィールドには、そのフィールドにこれまで入力されたすべてのエントリを含む独自のデフォルト選択リストが自動的に用意されます。
固定選択リストは、データベースやテキストファイルなど、DocuWare の外部にあるデータをもとにしています。DocuWare に一度インポートされて保存されるため、すばやくアクセスできます。
外部選択リストも、DocuWare の外部にあるデータをもとにしています。フィールドに入力するたびに取得されるため、常にソースの最新の状態と一致します。
日付フィールドと数値フィールドでは、常に外部選択リストを選択してください。
選択リストのみ
フィールドに選択リストのエントリのみを入力できるようにするには、選択リストのみを有効にします。これにより、表記のゆれや入力ミスを防げます。
フィルタの構成
フィルタリングされた選択リストは、他のフィールドのエントリに応じてインデックスエントリを提示します。フィルタの構成は、デフォルトの選択リストの場合と複数列の選択リストの場合で異なります。
デフォルトの選択リスト: フィルタには、現在の保存ダイアログの他のすべてのフィールドを使用できます。1 つ以上のフィールドを有効にして、デフォルトの選択リストがそれらのフィールドのエントリに一致するようにします。
複数列の選択リスト: 固定選択リストまたは外部選択リストは、複数列のテーブルとして存在する場合にのみフィルタリングできます。フィルタは次のように構成します。
まず、使用する列で、現在のフィールドの選択リストとして使用するテーブルの列を選択します。
右側で、現在の保存ダイアログのフィールドを選択します。
左側で、このダイアログフィールドのエントリが含まれている外部テーブルの列を選択します。
例については マルチカラムの選択リストのインポートとフィルタリング を参照してください。
ユーザーは DocuWare Client でフィルタリングを有効または無効にできます
DocuWare Client では、インデックスダイアログのフィールドのフィルタリングはデフォルトで無効になっているため、フィールドでは選択リスト全体を使用できます。このオプションを使用すると、ユーザーはフィルタリングを有効にできます。その場合、そのフィールドの選択リストは他のフィールドのエントリに依存します。