ユーザーは、ドキュメントをファイルキャビネットに保存するために、Web Client で保存ダイアログを開きます。ダイアログのフィールドには、そのドキュメントを説明し、後で検索できるようにするインデックスエントリを入力します。
保存ダイアログは DocuWare 構成 > ファイルキャビネット > ファイルキャビネット x > ダイアログ > 保存 で構成します。
保存ダイアログの構成は 2 つのレベルに分かれます。ダイアログ設定はダイアログ全体に適用され、Web サービスによるインデックスエントリの検証と、統合用の ID が含まれます。保存ダイアログは Intelligent Indexing 用に準備することもでき、その場合は推奨されるインデックスエントリがあらかじめ入力された状態で開きます。
保存ダイアログのフィールド設定は、ユーザーが完全で正確なインデックスデータを入力するのに役立ちます。必須フィールドは、重要な情報が欠けないようにします。既定のエントリ、選択リスト、フィールドマスクは入力ミスや表記のゆれを減らし、検証はエントリの妥当性を確認します。Intelligent Indexing を使用すると、保存ダイアログは推奨されるインデックスエントリがあらかじめ入力された状態で開きます。
特定の保存操作に必要なフィールドが少ない場合は、目のアイコンで他のフィールドを非表示にします。ダイアログフィールドをクリックすると、そのフィールド設定を変更できます。
保存ダイアログの設定
これらの設定は保存ダイアログ全体に適用されます。
Intelligent Indexing 用のダイアログフィールドの構成
Web Client で Intelligent Indexing Service を使ってドキュメントを保存するには、文書トレイの構成で 1 つ以上の文書トレイのオプションを有効にします。次に、ファイルキャビネット管理で Intelligent Indexing 用に構成した保存ダイアログを選択します。
文書トレイに届いたすべてのドキュメントは、Intelligent Indexing Service によって自動的にインデックス付けされます。ユーザーが文書トレイからドキュメントを保存すると、Intelligent Indexing が推奨するインデックスエントリがあらかじめ入力された状態で保存ダイアログが開きます。
ヒント:
該当する内容がドキュメントにも出現する場合にのみ、DocuWare のフィールドに Intelligent Indexing のカテゴリを割り当ててください。
Intelligent Indexing のカテゴリは DocuWare のフィールドタイプに合わせます。たとえば、日付情報は DocuWare の日付フィールドに、数値カテゴリは数値フィールドに合わせます。これにより Intelligent Indexing の精度が上がります。
インデックステーブルの列にマッピングは必要ありません。いくつかの請求書を使って Intelligent Indexing をトレーニングします。その後は、請求書の明細が個々のエントリとしてテーブルフィールドに自動的に入力されます。
インデックステーブルフィールドの Intelligent Indexing は、クラウドサービスとしてのみ利用できます。対象は、すべての DocuWare Cloud のお客様と、Intelligent Indexing を追加の Web ベースサービスとして利用するオンプレミスのお客様です。ローカルにインストールされたサービスでは利用できません。
1 つのインデックステーブルは複数のフィールド (列) で構成されるため、フィールドの概要には最初はオプションが表示されません。インデックステーブルをクリックすると、そのインデックスフィールドを構成できます。たとえば、インデックステーブルの列に合計を表示するかどうかを指定できます。合計は金額には便利ですが、列に品目番号が含まれる場合はあまり役に立ちません。
検証
インデックスエントリが妥当か、スペルが正しいかを確認するには、検証を有効にします。リストから REST ベースの Web サービスを選択します。新しい Web サービスを DocuWare に接続するには、Web サービスモジュールに切り替えます。
統合用の ID
ID はダイアログの作成時に自動的に割り当てられ、変更できません。この ID を使って、プログラミングや URL 統合などにより保存ダイアログを別のアプリケーションに組み込みます。
保存ダイアログのフィールドプロパティ
フィールドの一覧でフィールドをクリックすると、その設定が開きます。インデックステーブルフィールドは複数のフィールド (列) で構成されるため、フィールドの概要には最初はオプションが表示されません。インデックステーブルをクリックすると、そのインデックスフィールドを構成できます。
保存ダイアログでは、次のフィールドプロパティを構成できます。
ダイアログ内のフィールド名
フィールド名とは別の説明を表示する場合は、ラベルを変更します。たとえば「ドキュメント番号」フィールドには「請求書番号」や「納品書番号」というラベルを付けられます。テーブルの列の場合、このプロパティはダイアログ内の列名と呼ばれます。
必須
必須フィールドは、重要なインデックス情報がすべて入力されるようにするものです。保存ダイアログ、検索ダイアログ、インデックスダイアログはそれぞれ独自の必須フィールドを持てるため、同じファイルキャビネット内でも、あるダイアログでは必須、別のダイアログでは任意というインデックスフィールドを設定できます。ダイアログ内でフィールドが非表示になっている場合、必須フィールドのオプションは自動的に無効になります。
既定のエントリ
選択したエントリがこのフィールドに自動的に入力されます。データベースフィールドのプロパティですでに既定のエントリが設定されている場合、ダイアログフィールドの既定のエントリは無視されます。既定のエントリを選択しない場合、インデックス作成時にフィールドを自由に入力できます。
次の既定のエントリを使用できます。
カスタム: 固定のエントリを明示的に定義します。
動的エントリ: 動的エントリは、ファイルキャビネットのログフィールドを参照します。たとえば、ドキュメントを保存したユーザーの正式名や短縮名、そのユーザーのメールアドレスなどです。利用できる動的エントリはフィールドタイプによって異なります。
自動採番付け: ドキュメントをファイルキャビネットに保存すると、一意の番号がインデックス値として自動的に割り当てられます。番号は、ユーザーや使用する DocuWare Client に関係なく、保存時またはプレインデックス時に割り当てられます。値は保存ダイアログとインデックスダイアログに表示され、そこからコピーして別の用途に使用できます。
下のウィンドウで番号範囲を選択するか、新しく作成します。最初に使用する番号を定義することもできます。以降の番号は 1 ずつ増加します。次の値 には次のドキュメントに割り当てられる番号が表示されるため、残りの番号数を常に把握できます。
番号範囲は、ファイルキャビネット全体のテキストフィールド、数値フィールド、小数フィールドで使用できます。各ダイアログで、番号範囲を持つフィールドを 1 つ設定できます。
読み取り専用
このオプションが有効な場合、ユーザーは独自のインデックスエントリを入力できません。ドキュメントは既定のエントリでインデックス付けされます。
フィールドマスク
フィールドマスクを使用すると、長い電話番号や日付形式などを簡単に入力できます。新しいフィールドマスクは DocuWare 構成 > インデックス作成の支援 > フィールドマスク で作成します。
選択リストの作成 ...
組織の選択リストをこのフィールドで有効にできます。新しい選択リストはプラス記号で作成します。
選択リストをフィールドに割り当てる
選択リストは、Web Client で検索語やインデックスエントリの候補を提示します。新しい選択リストは DocuWare 構成 > インデックス作成の支援 > 選択リスト で作成します。
選択リストは、検索ダイアログ、保存ダイアログ、インデックスダイアログの各フィールドに、DocuWare 構成 > ファイルキャビネット で割り当てます。
単一列と複数列の選択リスト
選択リストは、単一列または複数列のテーブルです。テーブルのタイプによって、選択リストをフィルタリングできるかどうかが決まります。
単一列の選択リストはフィルタリングできません。デフォルトの選択リストは例外です。
複数列の選択リストはフィルタリングできます。その場合、他のダイアログフィールドのエントリと一致するエントリのみが選択リストに表示されます。
複数列の選択リストを有効にすると、そのフィールドではこの選択リストのみを使用できます。他の選択リストは自動的に無効になります。
内部、固定、外部の選択リスト
内部選択リストはシステムによって生成されます。各フィールドには、そのフィールドにこれまで入力されたすべてのエントリを含む独自のデフォルト選択リストが自動的に用意されます。
固定選択リストは、データベースやテキストファイルなど、DocuWare の外部にあるデータをもとにしています。DocuWare に一度インポートされて保存されるため、すばやくアクセスできます。
外部選択リストも、DocuWare の外部にあるデータをもとにしています。フィールドに入力するたびに取得されるため、常にソースの最新の状態と一致します。
日付フィールドと数値フィールドでは、常に外部選択リストを選択してください。
選択リストのみ
フィールドに選択リストのエントリのみを入力できるようにするには、選択リストのみを有効にします。これにより、表記のゆれや入力ミスを防げます。
フィルタの構成
フィルタリングされた選択リストは、他のフィールドのエントリに応じてインデックスエントリを提示します。フィルタの構成は、デフォルトの選択リストの場合と複数列の選択リストの場合で異なります。
デフォルトの選択リスト: フィルタには、現在の保存ダイアログの他のすべてのフィールドを使用できます。1 つ以上のフィールドを有効にして、デフォルトの選択リストがそれらのフィールドのエントリに一致するようにします。
複数列の選択リスト: 固定選択リストまたは外部選択リストは、複数列のテーブルとして存在する場合にのみフィルタリングできます。フィルタは次のように構成します。
まず、使用する列で、現在のフィールドの選択リストとして使用するテーブルの列を選択します。
右側で、現在の保存ダイアログのフィールドを選択します。
左側で、このダイアログフィールドのエントリが含まれている外部テーブルの列を選択します。
例については マルチカラムの選択リストのインポートとフィルタリング を参照してください。
フィルター設定を表示
フィルタを使用すると、インデックスフィールドには、別のフィールドのエントリに一致する選択リストのエントリのみが表示されます。たとえば「会社」フィールドを「連絡先」フィールドのフィルタにできます。その場合、「連絡先」フィールドの選択リストには、選択した会社の連絡先のみが表示されます。
フィルタリングされた選択リストは、テーブルフィールドでも使用できます。テーブルフィールドのエントリは、インデックスフィールドまたは他のテーブルフィールドでフィルタリングできます。逆に、インデックスフィールドの選択リストがテーブルフィールドの内容に依存するようにもできます。そのためには、選択リストのフィルタリングに使用するテーブルフィールドとテーブル列を選択します。複数列の選択リストは、他のインデックスフィールドと同じように割り当てます。
ユーザーは Web Client でフィルタリングのオンとオフを切り替えられます
Web Client では、保存ダイアログのフィールドのフィルタリングはデフォルトで無効になっているため、フィールドでは選択リスト全体を使用できます。このオプションを使用すると、ユーザーはフィルタリングを有効にできます。その場合、そのフィールドの選択リストは他のフィールドのエントリに依存します。
テーブルフィールド
テーブルフィールドは、テーブルとして配置されたインデックスフィールドで構成されます。個々のテーブルフィールドには、他のインデックスフィールドと同じ設定が使用できます。さらに、テーブル列の順序を定義します。先頭の行が Web Client でテーブルの左端に表示される列、2 行目がその右隣の列、というように続きます。エントリを上下にドラッグすると、列の順序を変更できます。右側の目のアイコンで、テーブル列を表示または非表示にします。