保管

ドキュメントをファイルキャビネットに保存する際に、Web Client で保管ダイアログが開きます。保管ダイアログのフィールドにインデックスエントリを入力します。保管操作に必要なフィールドの数が少ない場合は、目のアイコンを 1 回クリックすると、これらのフィールドを非表示にすることができます。

別の説明をフィールド名としてダイアログに表示する場合は、ラベルを変更します。例えば、[ドキュメント番号] フィールドに、[請求書番号] ラベルや [納品書番号] ラベルを付けることができます。

フィールド設定を変更する場合は、いずれかのダイアログフィールドをクリックします。

インデックステーブルは複数のフィールド (列) で構成されているため、最初はフィールドの概要にオプションが表示されません。関連するインデックスフィールドを構成するには、インデックステーブルをクリックします。例えば、インデックステーブル列に合計を表示するかどうかを指定できます。合計は総額などを示す場合に便利ですが、フィールドに商品番号が含まれる場合はあまり意味がありません。

検証

インデックスエントリが適切かどうか、スペルが正しいかどうかを確認するには、検証機能を有効にします。リストで、REST をベースとする Web サービスを選択します。DocuWare で新しい Web サービスに接続するには、Web サービスモジュールに切り替えます。

統合の ID

ダイアログを作成すると、そのダイアログの ID 番号が自動的に割り当てられます。この ID 番号を変更することはできません。例えば、プログラムや URL 統合で ID 番号を使用して、保管ダイアログを別のアプリケーションに統合することができます (詳細)。

Intelligent Indexing 用のダイアログフィールドの設定

Intelligent Indexing Service を使用して Web Client に保管するためには、文書トレイの構成で 1 つ以上の文書トレイのオプションを有効にし、ファイルキャビネット管理で Intelligent Indexing 用に構成した保管ダイアログを選択する必要があります。

文書トレイに送信されたすべてのドキュメントは、Intelligent Indexing Service によって自動的にインデックスが作成されます。その後、文書トレイのドキュメントをアーカイブすると、保存ダイアログが開きます。Intelligent Indexing によって推奨されたインデックスエントリは、保存ダイアログにすでに入力されています。

ヒント：

• ドキュメント内に関連コンテンツも表示されている場合にのみ、DocuWare フィールドに Intelligent Indexing カテゴリを割り当ててください。

• Intelligent Indexing カテゴリは、DocuWare のフィールドタイプと一致している必要があります。例えば、日付情報を DocuWare の日付フィールドにリンクしたり、数値データのカテゴリを数値フィールドにリンクしたりすることができます。これにより、Intelligent Indexing の精度が向上します。

• インデックステーブルの列では、マッピングを行う必要はありません。いくつかの請求書を使用して、Intelligent Indexing のトレーニングを行ってください。各種の請求書品目が個別のエントリとしてテーブルフィールドに自動的に適用されます。

• インデックステーブルフィールドの Intelligent Indexing は、Intelligent Indexing 用のクラウドサービスとしてのみ使用することができます。つまり、すべての DocuWare Cloud ユーザーと、オンプレミスシステムおよび Intelligent Indexing を追加の Web ベースサービスとして使用しているユーザーは、テーブルフィールドの Intelligent Indexing を使用することができます。Intelligent Indexing 機能は、ローカルにインストールされているサービスで使用することはできません。

保管ダイアログのフィールドプロパティ

以下に示す保管ダイアログのフィールドプロパティを設定することができます。

ダイアログ内のフィールド名

フィールド名以外の説明を表示する必要がある場合は、名前を変更します。例えば、[ドキュメント番号] フィールドに、[請求書番号] ラベルや [納品書番号] ラベルを付けることができます。テーブル列内のフィールドの場合は、[ダイアログ内の列名] がここに表示されます。

必須項目

必須フィールドは、ドキュメントの重要なインデックス情報をすべて入力するためのフィールドです。保管ダイアログ、検索ダイアログ、インデックスダイアログでは、それぞれ独自の必須フィールドを設定することができます。そのため、インデックスフィールドは、ファイルキャビネット内で必須フィールドにすることもオプションフィールドにすることもできます。

注：ダイアログ内で特定のフィールドが非表示になっている場合、必須フィールドオプションは自動的に無効になります。

既定のエントリ

選択したエントリが、このフィールドに自動的に入力されます。データベースフィールドのプロパティですでにフィールドが指定されている場合、この [既定のエントリ] フィールドはダイアログフィールドでは考慮されません。

事前定義エントリを選択しない場合、インデックス作成時に、必要に応じてフィールドを入力することができます。

以下の事前定義エントリを使用することができます。

カスタム：固定エントリを明示的に定義します。

ダイナミックエントリ：動的なエントリは、ファイルキャビネット内のログフィールドを参照します。動的エントリの例としては、ドキュメントを保存したユーザーの正式名、短縮名、メールアドレスなどがあります。フィールドタイプに応じて、事前に定義された別の動的エントリを使用することもできます。

自動採番：ファイルキャビネットにドキュメントを保存する際に、一意の数値をインデックス値としてそのドキュメントに自動的に割り当てることができます。操作を行うユーザーや使用する DocuWare Client に関係なく、この数値は、ドキュメントの保存時またはドキュメントのプレインデックスの作成時に割り当てられます。この数値は、保管ダイアログとインデックスダイアログの両方に表示されます。これらのダイアログでこの数値をコピーして使用することもできます。

以下のウィンドウで、番号の範囲を選択することも、新しい範囲を作成することもできます。ここでは、使用する最初の番号を定義することもできます。自動的に割り当てられる後続の番号については、常に 1 ずつ値が増加します。次の値には、次のドキュメントに割り当てられる番号が表示されます。これにより、使用可能な番号の数を常に把握することができます。

番号範囲は、ファイルキャビネット全体のテキストフィールド、数フィールド、10 進数番号フィールドで使用できます。ダイアログごとに、番号範囲のフィールドを入力することができます。

読み取り専用

このオプションが有効になっている場合、新しいインデックスエントリは入力できません。上記で選択したエントリを使用して、ドキュメントのインデックスが作成されます。

フィールドマスク

フィールドマスクを使用すると、長い電話番号や日付形式などを簡単に入力することができます。DocuWare 構成のインデックスのヘルプで、新しいフィールドマスクを作成することができます。

作成 ... 選択リスト

このフィールドで、組織の選択リストを有効にすることができます。プラス記号を使用して、新しい選択リストを作成することができます。

フィルター設定を表示

フィルタを使用すると、別のフィールドのエントリに一致する選択リストのエントリのみをインデックスフィールドに表示することができます。例えば、[会社] フィールドを [連絡先] フィールドのフィルタにすることができます。この場合、[連絡先] フィールドの選択リストに、事前に選択された会社の連絡先のみが表示されます。

フィルタリングされた選択リストは、テーブルフィールドでも使用できるようになりました。インデックスフィールドまたは他のテーブルフィールドを使用して、テーブルフィールドのエントリをフィルタリングすることができます。それとは逆に、インデックスフィールドの選択リストのエントリを、テーブルフィールドの内容に合わせることもできます。これを行うには、選択リストのフィルタリング対象となるテーブルフィールドと各テーブル列を選択します。複数列の選択リストは、他のインデックスフィールドと同様に割り当てられます。

ユーザーは、Web Client でフィルタリングのオンとオフを切り替えることができます。

Web Client では、保管ダイアログフィールドのフィルタリングはデフォルトで無効になっています。そのため、選択リスト全体をフィールドで使用することができます。このオプションを使用して、フィルタリングを有効にすることができます。このフィールドの選択リストは、他のフィールドのエントリに依存することになります。

テーブルフィールドに関する注意事項

テーブルフィールドは、テーブルとして設定されているインデックスフィールドで構成されます。他のインデックスフィールドと同じ設定を、個々のテーブルフィールドに使用できます。また、テーブルの列は次のように並べ替えられます。先頭の行は、Web Client でテーブルの左端に表示される列を表します。2 番目の行は、右側の列を表します。エントリを上から下へ、または下から上へドラッグして、列を再グループ化します。右側の目のアイコンを使用して、テーブルの列を表示/非表示にします。