インデックスエントリとは、ドキュメントを保存するときに設定するフィールドの値で、会社、ドキュメントタイプ、請求日、ステータスなどがあります。インデックスエントリは、後からドキュメントを見つけられるかどうかを左右します。また、ドキュメントをワークフローに投入する際などにも使われます。
ほとんどのインデックスエントリは、ドキュメントを保存するときに手動または自動で設定されます。その後、内容が変わったり、そもそも正しくなかったりした場合に編集します。ステータスが未処理から支払済みに変わった、ドキュメントが誤った会社名でインデックス付けされていた、フィールドが空のままだった、といった場合です。変更は保存済みのドキュメントに適用されるため、それ以降は全員が新しい値でそのドキュメントを見つけられます。
インデックスエントリは常に読み取り専用モードで開きます。変更する権限がある場合は、ダイアログに編集ボタンが表示されます。インデックスエントリを開くにはドキュメントが必要です。DocuWare Client の左サイドバーで検索を開き、検索を実行してください。
サポートされているバージョン: DocuWare Cloud + 新しいDocuWareクライアントのみ
このページの内容
従来の DocuWare Client をご存じの場合
従来の Client で、リンク 新しい DocuWare を開く から新しい DocuWare Client を開きます。あらためて設定し直す必要はありません。インデックスダイアログは従来の DocuWare と同じです。従来のインデックスダイアログをご存じの場合、違いは次のとおりです。
One Click Indexing はまだテーブルフィールドに入力できず、選択したテキストのハイライト表示にも制限があります。
インデックスダイアログでは、選択リストの値をまだ絞り込めません。フィールドのドロップダウンにある絞り込み用のチェックボックスがないため、選択リストには他の入力内容と一致しない値が表示されることがあります。
インデックスダイアログは検索に連動しなくなりました。従来の Client では、検索ダイアログと結果リストから引き継がれていました。複数のファイルキャビネットを対象とする検索にはそのような単一の経路がないため、新しい DocuWare Client はファイルキャビネットの既定のインデックスダイアログから開始し、別のインデックスダイアログを選択できます。選択は「インデックスエントリを編集」ダイアログで行います。
ダイアログには結果リストの名前が付けられます。インデックスダイアログには固有の名前がないため、選択リストには対応する結果リストの名前が表示されます。たとえば「デフォルトの結果リスト」などです。
新しい DocuWare Client は、現時点では DocuWare Cloud でのみ利用できます。オンプレミス環境では引き続き従来の Client をご利用ください。
ドキュメントのインデックスエントリを開く
ドキュメントのインデックスエントリを開く方法は 2 つあります。
結果リストで、ドキュメントの行末にある 3 点アイコンを選択し、インデックスエントリを表示を選択します。従来の DocuWare と同じ手順です。
ビューアーでは、インデックスエントリを編集を参照してください。
インデックスエントリを編集する
インデックスダイアログは表示モードで開きます。インデックスエントリを変更する権限がある場合は、編集ボタンが表示されます。
選択リストや入力マスクなど、ファイルキャビネットに構成されているすべてのフィールドタイプは、編集中もそのまま利用できます。
空のフィールドは既定で非表示になっているため、ドキュメントが実際に持っている値だけが表示されます。空のフィールドを表示するには、インデックスエントリの横にある目のアイコンを使用します。一度も入力されたことのないフィールドを補完したい場合などに便利です。
インデックスエントリは、自分の表示ではなく、保存されたドキュメントに属します。ドキュメントにアクセスできるすべての人に変更が反映され、それ以降、ドキュメントは新しい値で見つかるようになります。
ドキュメントからインデックスエントリを取り込む
インデックスフィールドに入力すべき内容の多くは、すでにドキュメント上に印字されており、そのドキュメントはダイアログのすぐ横に開いています。 One Click Indexing を使えば、値を入力し直さずにページから取り込めます。
まず編集を選択します。 One Click Indexing アイコンがインデックスエントリの横に表示されます。このアイコンは編集モードのときだけ表示されます。
アイコンをクリックして One Click Indexing をオンにします。
値を入力するインデックスフィールドを選択します。
ドキュメント内のテキストを選択します。長い箇所を取り込むには、ドラッグして選択します。
インデックスダイアログを選択する
表示されるフィールドは、インデックスダイアログによって決まります。各ドキュメントは、そのファイルキャビネットの既定のインデックスダイアログから開始し、別のフィールドが必要なときは別のダイアログに切り替えます。
インデックスダイアログには固有の名前がないため、選択リストには対応する結果リストの名前が表示されます。たとえば「デフォルトの結果リスト」などです。
管理者向けの注意事項
インデックスダイアログの構成方法は、従来の DocuWare と同じです。