検索ダイアログは、ファイルキャビネット内のドキュメントを見つけるための出発点です。ユーザーがダイアログのフィールドに語句を入力すると、DocuWare はインデックスエントリが一致するドキュメントを見つけます。ヒットしたドキュメントは、そのダイアログに割り当てられた結果リストに表示されます。
検索ダイアログは DocuWare 構成 > ファイルキャビネット > ファイルキャビネット x > ダイアログ > 検索 で構成します。
検索ダイアログには、ファイルキャビネットで有効にしたカスタムのデータベースフィールドが含まれます。システムフィールドを含めることもできます。システムフィールドには、保存日やドキュメントを保存したユーザーなどのシステムデータが DocuWare によって自動的に入力されます。特定の検索に必要なフィールドが少ない場合は、目のアイコンで他のフィールドを非表示にします。フィールドを非表示にしても、変わるのはダイアログの表示内容だけです。そのフィールドのデータへのアクセスが制限されるわけではありません。
新しい DocuWare Client: 変更点
DocuWare 7.15 で導入された新しい DocuWare Client では、ユーザーが表示できるドキュメントを決めるのはファイルキャビネットの権限だけです。検索ダイアログでフィールドを非表示にしても、ドキュメントへのアクセス権を持つユーザーは、そのインデックス値でドキュメントを見つけることができます。検索はファイルキャビネットに対して直接実行され、ダイアログの表示設定は無視されます。したがって、機密情報はダイアログのフィールドを非表示にすることではなく、ファイルキャビネットとドキュメントの権限によって保護されます。
検索ダイアログのシステムフィールド
DocuWare のシステムフィールドは、検索ダイアログ、結果リスト、リストでも使用できます。検索ダイアログの保存日を除き、デフォルトでは非表示です。DocuWare 管理者は、目のアイコンでダイアログに表示できます。システムフィールドについては、すべてのユーザーが読み取り権限と検索権限を持ちます。
ドキュメントのクエリには、次のシステムフィールドを使用できます。
ドキュメント ID
最後の更新日時 / 最後に更新したユーザー
保存日時 / 保存ユーザー
ファイル拡張子
ドキュメントのサイズ
ディスク番号
検索ダイアログの他のオプション
追加の設定は他のオプションを表示で行います。
結果リスト: 検索結果は、ここで選択した結果リストに従って表示されます。たとえば、そこで定義された順序で表示されます。
統合用の ID: ダイアログの ID はダイアログの作成時に自動的に割り当てられ、変更できません。この ID を使って、プログラミングや URL 統合などにより検索ダイアログを別のアプリケーションに組み込みます。
検索ダイアログのフィールドプロパティ
ダイアログフィールドをクリックすると構成できます。検索ダイアログのフィールドでは、次のプロパティを使用できます。
ダイアログ内のフィールド名: フィールド名とは別の説明を表示する場合は、ラベルを変更します。たとえば「ドキュメント番号」フィールドには、部門ごとに「請求書番号」や「納品書番号」というラベルを付けられます。システムフィールドではユーザー定義のラベルは使用できません。
必須: 必須フィールドは、重要なインデックス情報がすべて入力されるようにするものです。保存ダイアログ、検索ダイアログ、インデックスダイアログはそれぞれ独自の必須フィールドを持てるため、同じファイルキャビネット内でも、あるダイアログでは必須、別のダイアログでは任意というインデックスフィールドを設定できます。ダイアログ内でフィールドが非表示になっている場合、必須フィールドのオプションは自動的に無効になります。
検索条件にワイルドカードを追加: ワイルドカード (*) 検索では、検索語を含むすべてのインデックスエントリが見つかります。そのため「Peters」で検索すると「Peters Engineering」や「Franziska Peters」が見つかります。ワイルドカードがない場合は、完全に一致するインデックスエントリ「Peters」のみが見つかります。これは結果リストのヒットにのみ影響し、選択リストには影響しません。
既定のエントリ: 選択したエントリがこのフィールドに自動的に入力されます。データベースフィールドのプロパティですでに既定のエントリが設定されている場合、ダイアログフィールドの既定のエントリは無視されます。
独自の値を入力するか、動的エントリを選択できます。動的エントリは、ファイルキャビネットのログフィールドを参照します。たとえば、ドキュメントを保存したユーザーの正式名や短縮名、そのユーザーのメールアドレスなどです。利用できる動的エントリはフィールドタイプによって異なります。
既定のエントリを選択しない場合、インデックス作成時にフィールドを自由に入力できます。
読み取り専用: このフィールドの検索は、常に既定のエントリで実行されます。
フィールドマスク: フィールドマスクを使用すると、長い電話番号や日付形式などを簡単に入力できます。新しいフィールドマスクは DocuWare 構成 > インデックス作成の支援 > フィールドマスク で作成します。
選択リストの作成 ...: 組織の選択リストをこのフィールドで有効にできます。新しい選択リストはプラス記号で作成します。
選択リストをフィールドに割り当てる
選択リストは、Web Client で検索語やインデックスエントリの候補を提示します。新しい選択リストは DocuWare 構成 > インデックス作成の支援 > 選択リスト で作成します。
選択リストは、検索ダイアログ、保存ダイアログ、インデックスダイアログの各フィールドに、DocuWare 構成 > ファイルキャビネット で割り当てます。
単一列と複数列の選択リスト
選択リストは、単一列または複数列のテーブルです。テーブルのタイプによって、選択リストをフィルタリングできるかどうかが決まります。
単一列の選択リストはフィルタリングできません。デフォルトの選択リストは例外です。
複数列の選択リストはフィルタリングできます。その場合、他のダイアログフィールドのエントリと一致するエントリのみが選択リストに表示されます。
複数列の選択リストを有効にすると、そのフィールドではこの選択リストのみを使用できます。他の選択リストは自動的に無効になります。
内部、固定、外部の選択リスト
内部選択リストはシステムによって生成されます。各フィールドには、そのフィールドにこれまで入力されたすべてのエントリを含む独自のデフォルト選択リストが自動的に用意されます。
固定選択リストは、データベースやテキストファイルなど、DocuWare の外部にあるデータをもとにしています。DocuWare に一度インポートされて保存されるため、すばやくアクセスできます。
外部選択リストも、DocuWare の外部にあるデータをもとにしています。フィールドに入力するたびに取得されるため、常にソースの最新の状態と一致します。
日付フィールドと数値フィールドでは、常に外部選択リストを選択してください。
フィルタの構成
フィルタリングされた選択リストは、他のフィールドのエントリに応じてインデックスエントリを提示します。フィルタの構成は、デフォルトの選択リストの場合と複数列の選択リストの場合で異なります。
デフォルトの選択リスト: フィルタには、現在の保存ダイアログの他のすべてのフィールドを使用できます。1 つ以上のフィールドを有効にして、デフォルトの選択リストがそれらのフィールドのエントリに一致するようにします。
複数列の選択リスト: 固定選択リストまたは外部選択リストは、複数列のテーブルとして存在する場合にのみフィルタリングできます。フィルタは次のように構成します。
まず、使用する列で、現在のフィールドの選択リストとして使用するテーブルの列を選択します。
右側で、現在の保存ダイアログのフィールドを選択します。
左側で、このダイアログフィールドのエントリが含まれている外部テーブルの列を選択します。
例については マルチカラムの選択リストのインポートとフィルタリング を参照してください。
ユーザーは Web Client でフィルタリングのオンとオフを切り替えられます: Web Client では、検索ダイアログのフィールドのフィルタリングはデフォルトで有効になっているため、フィールドの選択リストは他のフィールドのエントリに依存します。このオプションを使用すると、ユーザーはフィルタリングを無効にできます。その場合、このフィールドでは Web Client で選択リスト全体を使用できます。