Task Manager のリストは結果リストです。ほとんどの場合、非表示の検索によって作成されます。非表示検索はバックグラウンドで実行されるため (検索ダイアログは表示されません)、インデックス基準を入力する必要はありません。結果リストには、取得されたドキュメントが表示されます。

リストの検索は、常に同じインデックス基準に従って実行されます。例えば、[ドキュメントタイプ] フィールドに「受信請求書」という検索用語が事前に定義されていて、[ステータス] フィールドに「新規」が指定されている場合、マウスを 1 回クリックするだけで、すべての新しい受信請求書が Web Client に表示されます。

オンプレミスインストール環境でリストを使用するには、Task Manager のライセンスが必要になります。

リストを設定するには、以下に示す 3 つの手順が必要になります。

詳細タブで、検索条件を指定します。
結果リストを選択して、検索結果の配置を調整します。
インデックスダイアログを設定します。インデックスダイアログは、ヒットリスト内の各ドキュメントで使用することができます。

詳細

ドキュメントリレーション設定の詳細については、情報アイコン InfoIcon を介してユーザーインターフェース内から直接参照できます。ドキュメント間の接続を定義するためのルールについては、以下の詳細を参照してください。

リンケージルール

インデックス/システムフィールド

ルールの場合、最初に、リレーション対象のドキュメントを含むファイルキャビネットのフィールドを選択します。次に、関連ドキュメントとして認識されるように、ドキュメントの関連フィールドエントリがどのように表示されるかを決定します。

演算子

フィールドエントリを追加で指定するために、演算子を選択します。フィールドタイプ (テキスト、日付、数字) に応じて、さまざまな演算子を選択できます。空であると空ではない演算子のルールはすでに適用されていますが、他のルールでは詳細な情報が必要になります。

エントリのタイプとエントリ

ユーザー固有のエントリ：
以下に、最初に選択したフィールドのエントリと比較するための固定エントリを入力します。
既定のエントリ：
以下は、ユーザー名または現在の日付などの値です。これは、ドキュメントリレーションを使用するユーザー、またはドキュメントリレーションが使用される日付を示します。このタイプは、関連するユーザーが自分で保管したドキュメントをターゲットにするために使用できます。
User role および User group システム関数は、インデックス値プロファイル、フォルダ構造、リスト ([設定] > [ファイルキャビネット])、ドキュメントリレーションに対してルールエディタで利用できます。割り当ては、次の演算子を使用して実行されます。例
キーワード：
Contains (含む)—少なくとも 1 つのキーワードがユーザーロール/グループのいずれかと一致する
テキストフィールド:
Equals (等しい)—テキストフィールドがユーザーロール/グループのいずれかに一致する
Is not equal (等しくない)—テキストフィールドがどのユーザーロール/グループにも一致しない
ソースドキュメントのファイルキャビネットのフィールド：
インデックスエントリに基づいて関連するドキュメントを相互に関連付けるには、このタイプを使用します。次のように、ソースファイルキャビネットのインデックスフィールドまたはシステムフィールドを選択します。

複数のルールを作成する場合は、AND や OR と組み合わせることができます。

結果リスト

結果ペインで、[結果リスト] ダイアログを設定します。

Web Client の結果リストは、テーブルと同様に設定されています。各行に 1 件のヒットが表示されます。各列は、フィールドから構成されています。

Web Client で結果リストのフィールドを左に移動するには、そのフィールドを 1 つ上の位置にドラッグします。フィールドを右に移動するには、そのフィールドを 1 つ下の位置にドラッグします。

結果リストに必要なフィールドの数が少ない場合は、目のアイコンを 1 回クリックすると、これらのフィールドを非表示にすることができます。

ヒットの表示順を指定するには、並べ替え順を変更をクリックします。

別の説明をフィールド名としてダイアログに表示する場合は、ラベルを変更します。例えば [ドキュメント番号] フィールドの場合、請求部門用のフィールド名として「請求書番号」を入力したり、入庫用のフィールド名として「納品書」を入力したりすることができます。

Web Client では、結果リストの機能を使用することができます。

インデックスダイアログ

例えば、アーカイブされたドキュメントのコンテキストメニューでインデックスエントリを修正を選択すると、インデックスダイアログが表示されます。インデックスエントリを修正するには、編集プロファイル権限が必要になることに注意してください。

インデックスダイアログフィールドのプロパティを変更するには、目的のフィールドをクリックします。

検証

インデックスエントリが適切かどうか、スペルが正しいかどうかを確認するには、検証機能を有効にします。リストで、REST をベースとする Web サービスを選択します。DocuWare で新しい Web サービスに接続するには、Web サービスモジュールに切り替えます。

インデックスダイアログフィールドのプロパティ

以下に示す保管ダイアログのフィールドプロパティを設定することができます。

ダイアログ内のフィールド名

別の説明をフィールド名としてダイアログに表示する場合は、ラベルを変更します。例えば、[ドキュメント番号] フィールドに、別の部門で使用する [請求書番号] ラベルや [納品書番号] ラベルを付けることができます。

テーブルフィールドの列の場合、[ダイアログ内の列名] がここに表示されます。

必須

必須フィールドは、ドキュメントの重要なインデックス情報をすべて入力するためのフィールドです。保管ダイアログ、検索ダイアログ、インデックスダイアログでは、それぞれ独自の必須フィールドを設定することができます。そのため、インデックスフィールドは、ファイルキャビネット内で必須フィールドにすることもオプションフィールドにすることもできます。

注：ダイアログ内で特定のフィールドが非表示になっている場合、必須フィールドオプションは自動的に無効になります。

フィールドマスク

フィールドマスクを使用すると、長い電話番号や日付形式などを簡単に入力することができます。DocuWare 構成のインデックスのヘルプで、新しいフィールドマスクを作成することができます。

作成 ... 選択リスト

このフィールドで、組織の選択リストを有効にすることができます。プラス記号を使用して、新しい選択リストを作成することができます。

選択リストをフィールドに割り当てる

選択リストを使用して、Web Client で検索用語またはインデックスエントリ用語を指定することができます。新しい選択リストを作成するには、DocuWare 構成 > インデックスのヘルプ > 選択リストに移動します。

選択リストは、DocuWare 構成のファイルキャビネットモジュールの検索ダイアログ、保管ダイアログ、インデックスダイアログに表示される以下のフィールドに関連付けられます。

選択リストのタイプ

選択リストは、テーブルの単一列タイプにすることも、複数列タイプにすることもできます。テーブルタイプにより、選択リストをフィルタリングできるかどうかが決まります。

単一列の選択リストをフィルタリングすることはできません。デフォルトの選択リストは例外です。
複数列の選択リストは、フィルタリングすることができます。フィルタリングすると、別のダイアログフィールドのエントリと一致するエントリのみが選択リストに表示されます。

複数列の選択リストを有効にすると、フィールドで使用できるのはその選択リストのみになります。その他の選択リストは自動的に無効になります。

選択リストのモード

選択リストには、内部、固定、外部という 3 つのモードがあります。

内部選択リストは、システムによって生成されます。個々のデフォルトの選択リストは、各フィールドで自動的に有効になります。このリストには、このフィールドにこれまでに入力されたすべてのエントリが含まれています。

固定選択リストと外部選択リストは、DocuWare の外部ソースのデータをベースとしています。これらの選択リストのソースは、データベースにすることも、単純なテキストファイルにすることもできます。

固定選択リストは、DocuWare にインポートされてから保存されます。固定選択リストには、すぐにアクセスすることができます。
フィールドに値を入力するたびに、外部選択リストが取得されます。このリストの利点は、外部選択リストのステータスが常にソースと同じであるということです。

日付フィールドと整数フィールドの場合は、常に外部選択リストを選択してください。

選択リストのみ

選択リストのエントリのみをフィールドに入力する必要がある場合は、このオプションを有効にします。これにより、スペルミスや入力ミスを回避することができます。

フィルタの設定

選択リストをフィルタリングすると、他のフィールドのエントリに応じて、特定のインデックスエントリを表示することができます。デフォルトの選択リストをフィルタリングするか、複数列の選択リストをフィルタリングするかによって、フィルタの設定が異なります。

デフォルトの選択リスト

デフォルトの選択リストに対してフィルタを設定する場合は、現在の保管ダイアログのすべてのフィールドを使用することができます。1 つ以上のフィールドを有効にして、デフォルトの選択リストがこれらのフィールドのエントリに一致するようにします。

複数列の選択リスト

複数列の選択リストは、固定選択リストまたは外部選択リストをフィルタリングできるように、複数列のテーブルとして設定する必要があります。

最初に、使用する列で、テーブル内のどの列を現在のフィールドの選択リストとして使用するかを設定します。

次に、フィルタリングの条件を指定します。

画面の右側で、現在の保管ダイアログのすべてのフィールドを選択することができます。いずれかのフィールドをフィルタリング条件として定義します。
次に、画面の左側で、このダイアログフィールドのエントリが含まれている外部テーブルの列を選択します。

複数列の選択リストのフィルタリング例を確認してください。

Web Client で、フィルタリングの有効と無効を切り替えることができます。

Web Client では、インデックスダイアログフィールドのフィルタリングはデフォルトで無効になっています。そのため、選択リスト全体をフィールドで使用することができます。このオプションを使用して、フィルタリングを有効にすることができます。このフィールドの選択リストは、他のフィールドのエントリに依存することになります。