リストは、あらかじめ定義されたインデックス基準を満たすドキュメントを表示します。非表示の検索のように動作し、検索ダイアログを開くことも、ユーザーがインデックス基準を入力することもなく、バックグラウンドで検索が実行されます。見つかったドキュメントは結果リストに表示されます。
リストは DocuWare 構成 > ファイルキャビネット > ファイルキャビネット x > ダイアログ > リスト で構成します。
リストの検索は常に同じインデックス基準を使用するため、ユーザーは 1 回のクリックで繰り返し使うドキュメントのセットにアクセスできます。たとえば「ドキュメントタイプ」フィールドに「受信請求書」、「ステータス」フィールドに「新規」があらかじめ定義されている場合、リストは新しい受信請求書をすべて DocuWare Client に表示します。
オンプレミスインストールでリストを使用するには、Task Manager のライセンスが必要です。
検索ダイアログと同様に、リストは結果リストとインデックスダイアログに結び付けられています。そのため、リストの構成は次の 3 つの手順で行います。
検索条件を詳細タブで定義します。
ヒットの並び順を決める結果リストを選択します。
結果リスト内の各ドキュメントで使用できるインデックスダイアログを構成します。
詳細
リストには非表示の検索の結果が含まれます。検索条件を入力する方法は 2 つあります。
ルールエディタ: インデックスフィールドごとの検索条件
SQL: SQL ステートメント
ルールエディタ
ファイルキャビネットのフィールドを選択し、リストに含めるためにドキュメントが満たすべきルールをインデックスフィールドごとに定義します。
ルールは必要な数だけ作成でき、「かつ」/「または」の演算子で組み合わせられます。「かつ」の場合、ドキュメントがリストに含まれるには、すべてのルールに一致する必要があります。「または」の場合は、少なくとも 1 つのルールに一致すれば含まれます。単一のルールの代わりに、ルールのグループを使用することもできます。
システム関数のユーザーグループとユーザーロールは、キーワード型とテキスト型のインデックスフィールドに割り当てられます。DocuWare は、このインデックスフィールドに入力されたグループまたはロールにユーザーが属しているかどうかを確認します。属している場合にのみ、ユーザーはドキュメントにアクセスできます。割り当ては次の演算子を使用して行います。
キーワードフィールドで含む: 少なくとも 1 つのキーワードがユーザーのロールまたはグループのいずれかと一致します。
テキストフィールドで等しい: テキストフィールドがユーザーのロールまたはグループのいずれかと一致します。
テキストフィールドで等しくない: テキストフィールドがユーザーのロールまたはグループのいずれとも一致しません。
SQL
SQL コマンドを使用すると、フィールドごとにインデックス基準を割り当てる場合よりも複雑なフィルタを定義できます。コマンドはテキストフィールドに入力します。SELECT ステートメントを入力する必要はありません。フィルタは WHERE 句で定義します。SQL の join ステートメントと部分文字列を使用できます。
SQL コマンドを使用するには、対応する機能権限が必要です。この権限は DocuWare 構成 > ユーザー管理 で付与します。
DocuWare バージョン 7.13 以降では、SQL コマンドとインデックスプロファイルについて、構文、有効性、禁止されている SQL コマンドの有無が確認されます。
次の SQL コマンドは禁止されています: ALTER, BEGIN, BACKUP, BULK, COMMIT, CREATE, DECLARE, DELETE, DENY, DROP, EXEC, EXECUTE, GRANT, GOTO, INSERT, KILL, MERGE, OPENDATASOURCE, OPENROWSET, PROC, PROCEDURE, RAISERROR, RECONFIGURE, RESTORE, RESTRICT, REVERT, REVOKE, ROLLBACK, SAVE, SHUTDOWN, SYSTEMUSER, TRAN, TRANSACTION, TRUNCATE, UPDATE, UNION, WAITFOR.
無効な SQL ステートメントは保存できません。無効な SQL コマンドを含む既存のインデックスプロファイルとリストは、これまでどおり動作します。ただし、無効な SQL コマンドを含むリストやインデックスダイアログを変更した場合、そのコマンドを修正するまで公開できません。
結果リスト
リストの結果リストは、結果ペインで構成します。
DocuWare Client では、結果リストはテーブルのように構成されます。各ヒットは 1 行に表示され、フィールドが列を構成します。
ここでのフィールドの順序が、DocuWare Client での列の順序を決めます。列を左に移動するには、そのフィールドを 1 つ上の位置にドラッグします。右に移動するには、そのフィールドを下にドラッグします。
結果リストに必要なフィールドが少ない場合は、目のアイコンで他のフィールドを非表示にします。
ヒットの表示順を指定するには、並べ替え順: 変更をクリックします。
フィールド名とは別の説明をダイアログに表示する場合は、ラベルを変更します。「ドキュメント番号」フィールドの例: 請求部門ではラベルとして「請求書番号」を、入庫では「納品書」を入力します。
DocuWare Client では、結果リストの機能を使用できます。
インデックスダイアログ
インデックスダイアログは、たとえばユーザーが保存済みドキュメントのコンテキストメニューでインデックスエントリを編集を選択したときに開きます。インデックスエントリを変更するには、プロファイル権限「編集」が必要です。
フィールドをクリックすると、そのインデックスダイアログでのプロパティを変更できます。
検証
インデックスエントリが妥当か、スペルが正しいかを確認するには、検証を有効にします。リストから REST ベースの Web サービスを選択します。新しい Web サービスを DocuWare に接続するには、Web サービスモジュールに切り替えます。
インデックスダイアログのフィールドプロパティ
インデックスダイアログでは、次のフィールドプロパティを構成できます。
ダイアログ内のフィールド名
フィールド名とは別の説明をダイアログに表示する場合は、ラベルを変更します。たとえば「ドキュメント番号」フィールドには、部門ごとに「請求書番号」や「納品書番号」というラベルを付けられます。テーブルフィールドの列の場合、このプロパティはダイアログ内の列名と呼ばれます。
必須
必須フィールドは、重要なインデックス情報がすべて入力されるようにするものです。保存ダイアログ、検索ダイアログ、インデックスダイアログはそれぞれ独自の必須フィールドを持てるため、同じファイルキャビネット内でも、あるダイアログでは必須、別のダイアログでは任意というインデックスフィールドを設定できます。ダイアログ内でフィールドが非表示になっている場合、必須オプションは自動的に無効になります。
フィールドマスク
フィールドマスクを使用すると、長い電話番号や日付形式を簡単に入力できます。新しいフィールドマスクは DocuWare 構成 > インデックス作成の支援 > フィールドマスク で作成します。
選択リストの作成 ...
組織の選択リストをこのフィールドで有効にできます。新しい選択リストはプラス記号で作成します。
選択リストをフィールドに割り当てる
選択リストは、DocuWare Client で検索語やインデックスエントリの候補を提示します。新しい選択リストは DocuWare 構成 > インデックス作成の支援 > 選択リスト で作成します。
選択リストは、検索ダイアログ、保存ダイアログ、インデックスダイアログの各フィールドに、DocuWare 構成 > ファイルキャビネット で割り当てます。
単一列と複数列の選択リスト
選択リストは、単一列または複数列のテーブルです。テーブルのタイプによって、選択リストをフィルタリングできるかどうかが決まります。
単一列の選択リストはフィルタリングできません。デフォルトの選択リストは例外です。
複数列の選択リストはフィルタリングできます。その場合、他のダイアログフィールドのエントリと一致するエントリのみが選択リストに表示されます。
複数列の選択リストを有効にすると、そのフィールドではこの選択リストのみを使用できます。他の選択リストは自動的に無効になります。
内部、固定、外部の選択リスト
内部選択リストはシステムによって生成されます。各フィールドには、そのフィールドにこれまで入力されたすべてのエントリを含む独自のデフォルト選択リストが自動的に用意されます。
固定選択リストは、データベースやテキストファイルなど、DocuWare の外部にあるデータをもとにしています。DocuWare に一度インポートされて保存されるため、すばやくアクセスできます。
外部選択リストも、DocuWare の外部にあるデータをもとにしています。フィールドに入力するたびに取得されるため、常にソースの最新の状態と一致します。
日付フィールドと数値フィールドでは、常に外部選択リストを選択してください。
選択リストのみ
フィールドに選択リストのエントリのみを入力できるようにするには、選択リストのみを有効にします。これにより、表記のゆれや入力ミスを防げます。
フィルタの構成
フィルタリングされた選択リストは、他のフィールドのエントリに応じてインデックスエントリを提示します。フィルタの構成は、デフォルトの選択リストの場合と複数列の選択リストの場合で異なります。
デフォルトの選択リスト: フィルタには、現在の保存ダイアログの他のすべてのフィールドを使用できます。1 つ以上のフィールドを有効にして、デフォルトの選択リストがそれらのフィールドのエントリに一致するようにします。
複数列の選択リスト: 固定選択リストまたは外部選択リストは、複数列のテーブルとして存在する場合にのみフィルタリングできます。フィルタは次のように構成します。
まず、使用する列で、現在のフィールドの選択リストとして使用するテーブルの列を選択します。
右側で、現在の保存ダイアログのフィールドを選択します。
左側で、このダイアログフィールドのエントリが含まれている外部テーブルの列を選択します。
例については マルチカラムの選択リストのインポートとフィルタリング を参照してください。
ユーザーは DocuWare Client でフィルタリングを有効または無効にできます
DocuWare Client では、インデックスダイアログのフィールドのフィルタリングはデフォルトで無効になっているため、フィールドでは選択リスト全体を使用できます。このオプションを使用すると、ユーザーはフィルタリングを有効にできます。その場合、そのフィールドの選択リストは他のフィールドのエントリに依存します。