Dans l'onglet Général d'une armoire, vous voyez toutes les armoires que vous avez créées ou pour lesquelles une boîte de dialogue vous a été attribuée. Pour modifier les paramètres d'une armoire, vous devez disposer du droit Opérateur. Pour modifier les autorisations d'une armoire, vous devez également disposer du droit Gérer les autorisations.
Vous ne pouvez supprimer une armoire que si vous disposez également du profil Propriétaire pour l'autorisation Opérateur. Si vous avez créé l'armoire, vous disposez automatiquement du profil Propriétaire de l'armoire. Le profil peut être attribué à d'autres utilisateurs et à des rôles sous Autorisations.
Avec DocuWare 7.13 et les versions ultérieures, une armoire qui contient encore des documents ne peut pas être supprimée. Videz d'abord l'armoire, puis supprimez-la.
Pour modifier les paramètres d'une armoire existante, cliquez sur le nom de l'armoire ou sur le symbole correspondant pour Champs de base de données, Boîtes de dialogue ou Autorisations.
Couleur : Le symbole de l'armoire s'affiche dans cette couleur dans le Web Client, afin que les utilisateurs puissent distinguer plus facilement les armoires.
Plus d'options ; Vous trouverez ici les paramètres de la recherche plein texte et de la sécurité.
Recherche plein texte : aperçu
DocuWare propose deux types de recherche : la recherche par défaut et la recherche plein texte.
La recherche par défaut est toujours activée et porte sur les entrées des champs d'index. Elle trouve tous les documents indexés avec le terme de recherche saisi dans le champ concerné.
Vous pouvez en outre activer la recherche plein texte pour une armoire. Le champ Plein texte est alors ajouté à la boîte de dialogue de recherche. La recherche plein texte trouve les termes saisis dans tous les champs d'index, dans le contenu des documents, dans les balises XML et, à partir de DocuWare 7.12, dans les annotations et les tampons. Une recherche plein texte sur « SampleTag » et sur « SampleValue » trouve les deux termes.
Exemple : <XMLSampleTag>SampleValue</XMLSampleTag>
Vous pouvez configurer la portée de la recherche plein texte.
Configuration de la recherche plein texte
Les documents doivent être lus une fois avant que la recherche plein texte puisse les trouver. Pour cela, le Content Server extrait des « textshots » : ils consignent les entrées d'index du document, ses mots et la position de chaque mot dans le document.
Le Content Server stocke les textshots dans la base de données DWDATA et les transfère en même temps au serveur plein texte. Le serveur plein texte stocke les textshots dans des fichiers de catalogue et les utilise pour les requêtes de recherche.
Vous configurez ici l'étendue de lecture des documents et la façon dont la recherche plein texte restitue les résultats.
Serveur plein texte
Sélectionnez dans la liste la connexion de données d'un serveur plein texte. Une seule connexion de données plein texte peut être utilisée par armoire. Si vous utilisez plusieurs armoires avec la recherche plein texte, installez plusieurs serveurs plein texte pour obtenir des performances optimales.
Les nouvelles connexions plein texte sont créées dans DocuWare Administration, dans la zone système, sous Connexions de données.
Pages indexées par fichier
Ce paramètre détermine l'étendue de l'indexation des documents pour la recherche plein texte. Exemple : un document DocuWare est composé d'un fichier Word et d'un PDF. Avec Pages indexées par fichier (max.) : 100, jusqu'à 100 pages sont indexées depuis le fichier Word et jusqu'à 100 pages depuis le PDF. Le document suivant est ensuite indexé.
Plus le nombre de pages indexées est élevé, plus le délai de disponibilité des documents pour la recherche plein texte est long, et plus la liste des résultats est précise.
Nombre de résultats
Avec Illimité, tous les résultats sont affichés. Un nombre de résultats plus faible peut réduire le temps de recherche. Pour limiter le résultat, saisissez un nombre maximum de résultats.
Liste blanche / liste noire
Vous pouvez ajouter des listes de types de fichier sous forme de liste blanche et de liste noire. Les nouvelles listes sont créées dans DocuWare Configurations > Paramètres d'organisation > Sécurité > Autres > Types de fichier limités.
Utilisez une liste blanche pour restreindre la recherche plein texte à certains types de fichier. Les types de fichier autres que ceux de la liste blanche ne sont pas recherchés.
Utilisez une liste noire pour exclure des types de fichier de l'indexation plein texte. C'est utile par exemple pour les fichiers audio ou vidéo.
Une liste blanche et une liste noire ne peuvent pas être utilisées en même temps.
Information
Les options de réinitialisation et de recréation du catalogue plein texte se trouvent dans DocuWare Configurations > Armoires > Armoire x > Général > Options plein texte > Réinitialiser les données plein texte.
Réinitialiser le plein texte
Si des problèmes surviennent avec la recherche plein texte, vous pouvez réinitialiser les données plein texte.
Pendant la réinitialisation des données plein texte, la recherche plein texte n'est pas disponible.
Essayez d'abord la réinitialisation avec un document ou quelques documents et vérifiez qu'elle résout le problème. Une réinitialisation peut prendre beaucoup de temps et de ressources serveur ; assurez-vous donc qu'il s'agit bien de la bonne démarche avant de réinitialiser les données plein texte pour un grand nombre de documents.
Pour limiter l'indisponibilité du plein texte, réduisez le nombre de documents concernés. Avec DocuWare 7.13 et les versions ultérieures, vous pouvez utiliser le générateur de requêtes pour filtrer les documents dont les données plein texte sont réinitialisées. Réinitialiser les données plein texte des documents stockés au cours des 30 derniers jours est un bon point de départ.
Dans les armoires comportant un grand nombre de documents, une réinitialisation peut durer longtemps. Pour vous aider à estimer quand la recherche plein texte sera de nouveau disponible, l'état est affiché en deux étapes : l'actualisation du statut des documents et le nombre de documents déjà réindexés. L'affichage se met à jour toutes les dix secondes par blocs de 50 documents traités (0 / 50 / 100 / 150, etc.). Si la fenêtre du navigateur contenant la configuration de l'armoire reste inactive ou fermée pendant un certain temps, l'affichage se met à jour lorsque vous la rouvrez.
Réinitialiser le plein texte pour DocuWare version 7.10 à 7.12
Pour les versions DocuWare 7.10 à 7.12, il existe trois types de réinitialisation. Si vous avez sélectionné des documents sous Documents affectés, seules les données plein texte de ces documents sont réinitialisées.
Réindexer les documents non traités et les extractions plein texte ayant échoué
Utilisez cette option si vos outils d'extraction de texte ont échoué ou fonctionnent mal. Selon le nombre de documents sélectionnés, cette action peut entraîner une charge considérable pour votre base de données.
Contexte technique : l'option recherche, au sein de votre sélection, les documents non traités ou dont le traitement a échoué, extrait de nouveau leur contenu et reconstruit leurs données plein texte.Supprimer et réindexer les données stockées dans la base de données plein texte
Utilisez cette option si vous obtenez des résultats de recherche erronés ou si la mise en surbrillance ne fonctionne pas. C'est l'option la plus rapide.
Contexte technique : l'option reconstruit les données plein texte des documents sélectionnés à partir des textshots stockés dans la base de données. Elle supprime uniquement les fichiers de catalogue de la recherche plein texte, pas les textshots. Les fichiers de catalogue peuvent ainsi être recréés plus rapidement après une mise à niveau ou une reconfiguration du serveur plein texte qu'en réindexant complètement les documents.Supprimer et réindexer toutes les données stockées dans la base de données plein texte ainsi que les fichiers plein texte stockés directement avec les documents
Utilisez cette option si vous avez mis à jour ou modifié la configuration des outils d'extraction de texte ou des modèles ROC. Selon le nombre de documents sélectionnés, cette action peut consommer des ressources serveur considérables.
Le texte est toujours extrait avec les méthodes d'extraction de texte et de ROC actuellement sélectionnées. Si ces méthodes ont changé depuis la création des textshots, le texte nouvellement extrait peut différer et donner d'autres résultats de recherche.
Contexte technique : l'option recrée les textshots des documents sélectionnés, puis reconstruit leurs données plein texte.
Modèle ROC
Avec un modèle ROC, la recherche plein texte reconnaît plus rapidement et plus précisément les caractères d'une langue donnée, ou les chiffres.
Les modèles ROC sont configurés dans DocuWare Configurations > Général > Reconnaissance de texte. Pour plus de détails, veuillez consulter l'aide relative à la configuration ROC.
Gestion des versions
Les documents modifiés peuvent être stockés en tant que nouvelles versions dans DocuWare. La version actuelle et les versions antérieures se trouvent alors dans l'armoire, de sorte que chaque modification apportée à un document peut être suivie.
Le document en cours de traitement est verrouillé. Les autres utilisateurs peuvent consulter le document, mais pas le modifier.
Gestion des versions
Si la Gestion des versions est activée pour une armoire, les utilisateurs peuvent extraire un ou plusieurs documents et les modifier dans le bac à documents ou dans le système de fichiers. La fonction Extraire pour réviser est disponible dans le menu contextuel d'un document de la liste des résultats. Lors de l'enregistrement d'un document, l'utilisateur peut sélectionner un numéro de version, qui doit uniquement être supérieur au précédent, et saisir un commentaire pour la nouvelle version.
La gestion manuelle des versions n'est disponible que dans le Client DocuWare classique
La gestion manuelle des versions n'est pas encore disponible dans le nouveau Client DocuWare, introduit avec DocuWare 7.15.
Créer automatiquement des nouvelles versions
Ce paramètre affecte tous les documents d'une armoire. Chaque document est extrait automatiquement dès qu'il est ouvert pour modification, puis enregistré avec un nouveau numéro de version lorsqu'il est sauvegardé.
Si cette option est activée, vous pouvez toujours extraire des documents manuellement. La fonction de modification de DocuWare n'est alors plus disponible pour ces documents.
Plus d'informations sur la gestion des versions
Historique des versions
À l'instar de l'original, les versions antérieures restent dans l'armoire et sont répertoriées dans l'historique des versions. Vous pouvez ouvrir l'historique des versions depuis le menu contextuel d'un document, par exemple dans le Web Client et dans le Windows Explorer Client. Il indique les numéros de version, le statut, la date de stockage, les éventuels commentaires et l'utilisateur qui a stocké le document.
Les colonnes Dernière modification le et Dernière modification par suivent toujours les modifications apportées aussi bien aux fichiers des documents qu'aux données d'index. Pour suivre uniquement les modifications du fichier, utilisez les colonnes Contenu modifié le et Contenu modifié par.
Statut du document
Le statut d'un document indique de quelle version il s'agit : Actuel pour le document le plus récent, En cours pour un document extrait, et Obsolète pour une version qui n'est plus à jour.
Le statut change automatiquement lorsqu'un document issu d'une armoire avec gestion des versions est ouvert ou extrait dans le programme d'origine. Dans la gestion manuelle des versions, les utilisateurs suivants peuvent faire passer le statut d'une version d'Obsolète ou En cours à Actuel :
l'opérateur de l'armoire
l'utilisateur qui a actuellement extrait le document
l'utilisateur qui a extrait puis réenregistré le document en dernier
Cela peut être nécessaire, par exemple, lorsqu'un document extrait est supprimé par accident. Une seule version peut avoir le statut Actuel. Pour modifier le statut, ouvrez l'historique des versions et cliquez sur Annuler l'extraction pour révision ou Définir comme version actuelle dans le menu contextuel de la version concernée.
Une recherche dans une armoire ne répertorie que la version dont le statut est Actuel ou En cours. Pour voir toutes les versions, ouvrez l'historique des versions.
Numéro de version et critères d'index
Lorsqu'un document est stocké en tant que nouvelle version ou enregistré dans une armoire, il reçoit un nouveau numéro de version. Lors d'un enregistrement manuel, vous sélectionnez un numéro principal et un sous-numéro ; dans la gestion automatique des versions, c'est le système qui attribue le numéro.
Les critères d'index ne changent pas lorsqu'une nouvelle version est créée, de sorte que toutes les versions ont d'abord les mêmes critères d'index. Vous pouvez modifier les critères d'index de la version actuelle, mais la modification n'est pas transférée aux versions antérieures.
L'ID de document est identique pour toutes les versions d'un document.
Configurer la gestion des versions
Pour utiliser la gestion des versions, un utilisateur a besoin du droit d'armoire Extraire. En outre, la gestion des versions et, si nécessaire, la gestion automatique des versions doivent être activées individuellement pour chaque armoire.
Activez les options Ouvrir l'aperçu des versions, Afficher les anciennes versions et Enregistrement/extraction dans la configuration de la liste des résultats. Les fonctions correspondantes du Windows Explorer Client sont activées automatiquement avec l'option Gestion des versions.
La gestion des versions nécessite des champs de base de données supplémentaires dans chaque armoire pour stocker ses données. DocuWare crée ces champs dès que la gestion des versions est activée dans les paramètres de l'armoire.
Important
La gestion des versions ne peut plus être désactivée une fois qu'elle a été activée pour une armoire.
Si un champ n'accepte que des entrées uniques, la gestion des versions ne peut pas être utilisée.
Remarques complémentaires :
Lors d'un transfert de documents, toutes les versions de document sont transférées, à condition que la source et la cible prennent en charge la gestion des versions.
La synchronisation ne peut pas être utilisée avec des armoires pour lesquelles la gestion des versions est activée.
Un document enregistré depuis le bac à documents est retiré du bac. Un fichier enregistré depuis le système de fichiers y reste, mais il ne peut pas être enregistré une seconde fois.
Les utilisateurs peuvent supprimer le document actuel ainsi que toutes ses versions, à condition d'être autorisés à supprimer des documents de l'armoire. Les versions obsolètes ne peuvent pas être supprimées individuellement.
DocuWare crée une nouvelle version à l'enregistrement même si le document extrait n'a pas été modifié. Pour éviter cela, n'enregistrez pas de nouveau le document, mais faites passer le statut de la version dans l'armoire d'En cours à Actuel.
Sécurité
Les options de sécurité suivantes sont disponibles pour une armoire.
Crypter les documents
Les documents sont stockés cryptés, de sorte qu'un accès direct par le système de fichiers n'est pas possible. Si l'option Données d'index dans l'emplacement de stockage est activée, les données d'index restent non cryptées.
Les documents stockés avant l'activation de l'option ne peuvent pas être cryptés rétroactivement.
Vous définissez la longueur de la clé symétrique dans le champ de liste. Plus la clé est longue, plus la procédure est sûre, et plus le cryptage et le décryptage prennent de temps, et avec eux le stockage et la recherche.
Cette option n'est disponible que dans une version ENTERPRISE.
Utilisateur d'application de confiance autorisé
Les utilisateurs sans compte DocuWare peuvent également stocker des documents, par exemple lorsqu'ils accèdent à l'armoire depuis un module MFP DocuWare.
Vérifier l'intégrité des documents avec une somme de contrôle
Si cette option est activée, une somme de contrôle est calculée pour chaque document stocké dans l'armoire. Elle vous permet de déterminer si un document a été modifié au niveau du fichier. Ouvrez le document dans la visionneuse du Web Client et cliquez sur Vérifier si le document a été modifié.
Avec DocuWare 7.13, vous pouvez utiliser l'algorithme de hachage SHA-512 en plus de SHA-256 pour cette fonction.
Activer le niveau de sécurité « Élevé » pour cette armoire
Deux conditions doivent être remplies avant de pouvoir utiliser cette option. Le niveau de sécurité « Élevé » doit être activé pour l'organisation au niveau du système, ce qui est le cas par défaut dans DocuWare Cloud. Et le propriétaire de l'armoire doit être un utilisateur ayant le niveau de sécurité « Élevé ».
Le niveau de sécurité « Élevé » est activé pour un utilisateur sous DocuWare Administration > Administration des utilisateurs. Cela nécessite le droit fonctionnel Administration des utilisateurs.
Seuls les utilisateurs ayant le niveau de sécurité « Élevé » peuvent accéder aux armoires de haute sécurité. Attribuez ces utilisateurs à l'armoire sous Autorisations. Le livre blanc sur la sécurité décrit les autres options du niveau de haute sécurité.
Important
La modification du niveau de sécurité ne peut pas être annulée.
Informations destinées aux administrateurs
GUID
Le GUID est le numéro d'identification de l'armoire. Il est attribué automatiquement lors de la création de l'armoire et ne peut pas être modifié. Vous utilisez le GUID pour intégrer l'armoire dans une autre application, par exemple par programmation ou par intégration d'URL.
Nom du tableau de la base de données
DocuWare attribue automatiquement le nom du tableau de la base de données de l'armoire. Il ne peut pas être modifié et est utilisé en interne par la base de données SQL.
Connexion de base de données et emplacement de stockage
Vous sélectionnez la connexion de base de données et l'emplacement de stockage lors de la création d'une armoire.
Créer des tableaux d'armoire
Cette commande met en place de nouveaux tableaux d'armoire vides dans la base de données. Elle est nécessaire, par exemple, si DocuWare doit être réinstallé après des dommages matériels. Une fois les nouveaux tableaux créés, vous pouvez restaurer les entrées d'index à partir des en-têtes de document enregistrés. Les en-têtes de document sont des fichiers XML qui contiennent toutes les données d'index d'un document ainsi que d'autres informations.
Sauvegarde des données d'index dans l'emplacement de stockage
À partir de DocuWare 7, les métadonnées telles que les entrées d'index, les entrées système, les annotations et les tampons sont entièrement stockées dans la base de données. Elles peuvent être réimportées depuis la sauvegarde de la base de données, par exemple après des dommages matériels.
Par défaut, les fichiers d'en-tête sont enregistrés automatiquement dans l'emplacement de stockage de l'armoire, dans un fichier XML au format DocuWare Exchange (DWX).