Vous utilisez l'assistant pour définir les propriétés de base d'une armoire, comme le nom, les champs et les autorisations. Vous créez une armoire dans DocuWare Configurations > Armoires.
Général
Nom et Libellé : l'armoire s'affiche sous ce nom dans Web Client ainsi que dans les modules DocuWare. Le libellé est facultatif et n'apparaît que sur la page Aperçu de l'administration des armoires dans DocuWare Configurations.
Couleur : le symbole de l'armoire s'affiche dans cette couleur dans Web Client, pour mieux les différencier.
Plus d'options : les connexions de base de données et les emplacements de stockage se configurent dans DocuWare Server Manager.
Champs de base de données
Vous indiquez ici quels champs de base de données l'armoire contient. Ces champs sont utilisés dans les boîtes de dialogue de stockage, de recherche ou d'affichage des résultats. Par défaut, les nouvelles armoires comportent 14 champs prédéfinis qui couvrent les cas d'utilisation les plus fréquents.
Présentation des champs par défaut
Type de document
Société
Date
Contact
ID client
E-mail
Sujet
État
Date en suspens
Numéro du document
Projet
Montant
ID d'impôt
IBAN
Vous pouvez renommer un champ, choisir un autre type de champ (Texte, Numérique, Mémo, Date, Mot clé, Décimal, Horodatage) ou ajouter de nouveaux champs. Les tableaux d'index ne peuvent être ajoutés qu'à une armoire existante.
Vous pouvez ensuite créer des champs supplémentaires et supprimer des champs dans les paramètres de l'armoire. Les nouveaux champs sont automatiquement ajoutés aux boîtes de dialogue standard. Si nécessaire, les champs peuvent être désactivés dans les boîtes de dialogue.
Autorisations
Vous pouvez contrôler l'accès à une armoire et aux documents avec de nombreux droits différents. Les droits d'armoire sont répartis entre quatre profils d'autorisation prédéfinis :
Propriétaires
Modifier
Lire
Supprimer
Les profils obtiennent les droits individuels suivants :
Profil | Autorisations administratives | Autorisations générales | Droits de champ | Autorisations de superposition |
Modifier | --- |
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Lire | --- |
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| --- |
Supprimer | --- |
| --- | --- |
Propriétaires |
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Les quatre profils par défaut « Modifier », « Lire », « Supprimer » et « Propriétaire » ne peuvent pas être modifiés. Vous avez toutefois toujours la possibilité de créer de nouveaux profils d'armoire et d'y assigner des utilisateurs.
Remarques sur les autorisations administratives
Les sections affichées dans les paramètres de l'armoire dépendent des autorisations administratives de l'utilisateur.
Propriétaires : les quatre sections sont affichées : Général, Champs de base de données, Boîtes de dialogue, Autorisations
Opérateur, Gérer les boîtes de dialogue, Gérer les autorisations : les quatre sections sont affichées : Général, Champs de base de données, Boîtes de dialogue, Autorisations
Opérateur, Gérer les boîtes de dialogue : les sections Général et Boîtes de dialogue sont affichées
Opérateur, Gérer les autorisations : les sections Général, Champs de base de données, Autorisations sont affichées
Gérer les autorisations : seule la section Autorisations est affichée
Gérer les boîtes de dialogue : seule la section Boîtes de dialogue est affichée
Instructions pour l'attribution des profils :
Pour pouvoir modifier des documents, l'utilisateur a besoin des profils Modifier et Lire.
Pour pouvoir imprimer des documents, vous avez besoin du droit « Lire », car le droit Exporter est inclus dans le profil Lire.
Si un utilisateur autre que le créateur d'une armoire doit modifier cette armoire, le propriétaire de l'armoire doit lui assigner l'autorisation Admin.
Pour que les utilisateurs puissent accéder aux documents de l'armoire, des boîtes de dialogue ainsi que des autorisations doivent leur être assignées.
Le nouveau Client DocuWare : ce qui a changé
Dans le nouveau Client DocuWare, introduit avec DocuWare 7.15, seules les autorisations d'armoire déterminent quels documents les utilisateurs peuvent voir. Si vous masquez des champs dans une boîte de dialogue de recherche, les utilisateurs ayant accès à un document peuvent toujours le trouver par ses valeurs d'index. La recherche s'effectue directement sur l'armoire et ignore les paramètres de visibilité des boîtes de dialogue. Concrètement : les informations confidentielles sont protégées par les autorisations d'armoire et de document, et non en masquant des champs de boîte de dialogue.
En savoir plus sur les autorisations et boîtes de dialogue dans le nouveau DocuWare