Vous pouvez utiliser l'assistant pour définir les propriétés basiques d'une armoire telles que le nom, les champs et les autorisations. Vous pouvez ensuite créer d'autres paramètres dans la Configuration d'une armoire.
Général
Nom et description
L'armoire s'affiche à ce nom dans Web Client et dans les modules DocuWare. La description est facultative et s'affiche uniquement sur la page d'aperçu de l'administration d'armoire dans DocuWare Configuration.
Couleur
Le symbole en forme d'armoire s'affiche de cette couleur dans Web Client pour faciliter la différenciation.
Plus d'options
Les connexions de base de données et les emplacements de stockage sont configurés dans DocuWare Administration. Vous pouvez obtenir plus d'informations sur les connexions de base de données et les emplacements de stockage dans l'aide de DocuWare Administration.
Champs de la base de données
Vous devez indiquer ici les champs de base de données contenus dans l'armoire. Ces champs sont utilisés dans les boîtes de dialogue de stockage, de recherche et d'affichage de résultats. Par défaut, les nouvelles armoires sont constituées de 14 champs prédéfinis qui couvrent les cas de figure les plus fréquents.
Présentation des champs par défaut
Type de document
Société
Date
Contact
ID client
Adresse électronique
Objet
État
Date en suspens
Numéro de document
Projet
Montant
Numéro fiscal
IBAN
Vous pouvez renommer un champ, choisir un autre type de champ (Texte, Numérique, Mémo, Date, Mot-clé, Décimal, Horodatage) ou ajouter de nouveaux champs. Les tableaux d‘index peuvent uniquement être ajoutés à une armoire existante.
Vous pouvez ensuite créer des champs supplémentaires et supprimer des champs dans les paramètres d'armoire. Les nouveaux champs sont automatiquement ajoutés aux boîtes de dialogue par défaut. Si nécessaire, les champs peuvent être désactivés dans les boîtes de dialogue.
Autorisations
Vous pouvez contrôler l'accès à une armoire et des documents avec différents droits. Les droits des armoires électroniques se divisent en quatre profils d'autorisation prédéfinis.
Propriétaires
Modifier
Lire
Supprimer
Les profils obtiennent les droits individuels suivants :
Profil | Autorisations administratives | Autorisations générales | Champs index | Autorisations de superposition |
Modifier | --- |
|
|
|
Lire | --- |
|
| --- |
Supprimer | --- |
| --- | --- |
Propriétaires |
|
|
|
|
Les quatre profils par défaut, « Modifier », « Lire », « Supprimer » et « Propriétaires », ne sont pas modifiables. Cependant, vous avez toujours la possibilité de créer de nouveaux profils et d'assigner des utilisateurs.
Remarque sur les autorisations administratives
Les sections des paramètres de l'armoire de fichiers affichées dépendent des droits d'administration de l'utilisateur.
Propriétaires : Les quatre sections sont représentées : Général, Champs de la base de données, Boîtes de dialogue, Autorisations
Opérateur, Gestion de boîtes de dialogue, Gestion des autorisations : Les quatre sections sont représentées : Général, Champs de la base de données, Boîtes de dialogue, Autorisations
Opérateur, Gestion de boîtes de dialogue : Généralités et Boîtes de dialogue sont affichés
Opérateur, Gestion des autorisations : Généralités, Champs de base de données, Autorisations sont affichés
Gérer les autorisations : seule la section Autorisations est affichée
Gérer les boîtes de dialogues : seule la section Boîtes de dialogue, est affiché
Instructions d'attribution des profils :
Pour pouvoir modifier les documents, l'utilisateur doit avoir les profils Lire et Modifier.
Pour pouvoir imprimer des documents, vous devez disposer du droit Lire, celui-ci comprenant le droit Exporter.
Si un utilisateur autre que le créateur de l'armoire doit la modifier, son propriétaire doit lui assigner l'autorisation Admin.
Pour que les utilisateurs puissent accéder aux documents dans l'armoire électronique, des boîtes de dialogue et autorisations doivent leur être assignées.
Plus d'informations sur le système de droits dans DocuWare