Bacs

Vous stockez les documents soit directement dans l'armoire, soit avec une étape intermédiaire dans le bac. Plus tôt les documents de l'armoire sont accessibles aux collaborateurs et intégrés aux workflows, plus tôt ils peuvent être exploités pleinement. C'est pourquoi un import direct est généralement un bon choix. Dans certains cas, il peut toutefois être utile de traiter d'abord les documents dans un bac.

Les bacs du DocuWare Web Client ont une fonction semblable à celle des bacs physiques posés sur un bureau. Le bac contient les documents en attente de traitement. Il peut s'agir de documents qui ne sont pas encore archivés ou de copies de documents déjà archivés.

Depuis le bac, vous pouvez afficher des documents dans la visionneuse pour y ajouter des tampons ou des annotations, ou les ouvrir dans un éditeur pour les modifier, les imprimer et les télécharger. Vous pouvez aussi y fusionner plusieurs documents en un seul. Vous pouvez stocker les documents du bac directement dans une armoire ou les pré-indexer pour préparer leur archivage.

En savoir plus sur les différences entre les bacs et les armoires

Configurer les bacs

Les bacs sont créés dans DocuWare Configurations. Pour cela, un utilisateur doit avoir Configurer les bacs comme droit fonctionnel. Si vous configurez des bacs non seulement pour vous-même, mais aussi pour d'autres utilisateurs DocuWare, vous avez également besoin du droit fonctionnel Gérer les utilisateurs.

Vous trouverez plus d'informations sur la configuration directement dans l'interface utilisateur, via les icônes d'information.

Conditions préalables et autorisations

Selon la méthode de création du bac, des autorisations d'armoire spécifiques sont requises :

Création manuelle via DocuWare Configurations > Bacs : nécessite un profil d'armoire valide (Lire, Modifier ou Propriétaire) assigné à l'utilisateur pour l'armoire cible.
Création automatique via DocuWare Configurations > Gestion des utilisateurs : lors de la création d'un nouvel utilisateur dans Gestion des utilisateurs, manuellement ou par import, et de l'activation de l'option qui génère en même temps un bac par défaut, le compte administrateur qui exécute l'opération doit disposer des éléments suivants :
- Le droit fonctionnel Gérer les utilisateurs.
- Le droit fonctionnel Configurer les bacs.
- Le profil d'autorisations Propriétaire pour au moins une armoire.

Gérer vos propres bacs

Tous les bacs qui vous sont assignés sont disponibles dans Web Client.

Vous pouvez modifier d'autres paramètres relatifs à vos bacs dans le menu personnel > Profil et paramètres sur l'onglet Bacs, à savoir :

Sélectionner le bac par défaut
Définir l'ordre des bacs dans le menu
Afficher/masquer les bacs

À partir de DocuWare 7.13, il n'est plus possible de supprimer un bac qui contient encore des documents. Videz d'abord votre bac, vous pourrez ensuite le supprimer.

Actuellement dans le Client DocuWare classique uniquement
La définition d'un bac par défaut n'est pas encore disponible dans le nouveau Client DocuWare, introduit avec DocuWare 7.15.

Comparaison entre bac et armoire

Les bacs et les armoires sont les deux emplacements de DocuWare où des documents peuvent se trouver.

Les armoires sont au cœur de DocuWare. Toutes les fonctions de gestion documentaire peuvent être utilisées pour les documents. Par exemple :

Archiver les documents de manière conforme à l'audit
Donner aux collègues accès aux documents
Gérer les autorisations
Rechercher et ouvrir des documents
Gérer la modification des documents dans les workflows
Regrouper les documents dans des listes ou les afficher dans des structures de dossiers
Suivre les accès et les modifications
Garantir le respect des exigences de conformité

Dans un bac, en revanche, les documents sont surtout consultés et modifiés avant d'être archivés. Vous pouvez par exemple fusionner plusieurs documents en un seul ou les préparer pour l'indexation. Les entrées d'index sont nécessaires au stockage structuré des documents dans l'armoire et facilitent aussi l'accès ultérieur aux documents. Avec le service Intelligent Indexing, les informations centrales d'un document sont automatiquement reconnues et ajoutées aux documents sous forme d'entrées d'index.

Contrairement aux armoires, les bacs sont généralement configurés de façon qu'un seul utilisateur y ait accès. Ils sont destinés aux documents que cet utilisateur doit traiter. En principe, il est également possible de donner accès à un bac à plusieurs utilisateurs, par exemple pour tous les documents qu'une équipe doit traiter. Cependant, il n'y a pas de journalisation dans le bac et aucune attribution de droits plus précise n'est possible. Toute personne ayant accès à un bac peut y faire ce qu'elle veut, y compris supprimer des documents. Pour des raisons de sécurité, c'est donc toujours dans une armoire que la collaboration sur les documents doit avoir lieu.

Comparaison des possibilités :