Dans la boîte de dialogue de recherche, l'utilisateur saisitles termes permettant de filtrer les documents. Une boîte de dialogue derecherche contient tous les champs de base de données activéspour l'armoire. Si une recherche spécifique nécessite un nombre de champsinférieur, vous pouvez en masquer en cliquant une fois sur le symbole en formed'œil. Cependant, le fait de masquer des champs dans les boîtes de dialogue nesignifie pas que les utilisateurs ne peuvent plus y accéder. Ces champs restentaccessibles via la plateforme.
Modifiez le libellé si une description différente doits'afficher en tant que nom de champ dans la boîte de dialogue. Par exemple, lechamp « Numéro de document » peut porter le libellé « Numéro defacture » ou « Numéro de bon de livraison » dans d'autresservices.
Les champs système DocuWare peuvent également être utilisésdans les boîte de dialogue de recherche, les listes de résultats et les listes.Par défaut, ils ne sont pas visibles (à l'exception de la date d'enregistrementdans la boîte de dialogue de recherche), mais peuvent être activés par unadministrateur DocuWare dans une boîte de dialogue via l'icône représentant unœil. Tous les utilisateurs disposent des droits de lecture et de recherche dansles champs système.
Les champs système suivants sont disponibles pour larecherche de documents :
Identité du document
Dernière modification/Dernière modification par
Enregistré le/Enregistré par
Extension de fichier.
Taille du document
Numéro de disque
Vous pouvez configurer des paramètres supplémentairessous Plus d'options :
Liste des résultats
Les résultats de la recherche sont affichés selon lesspécifications de la liste de résultats sélectionnées ici. Par exemple, vouspouvez spécifier l'ordre d'affichage des résultats dans une listedes résultats.
ID pour les intégrations
Le numéro d'ID de la boîte de dialogue est automatiquementassigné lorsque la boîte de dialogue est créée et il ne peut pas être modifié.Par exemple, l'ID peut être utilisé en vue d'intégrer la boîte de dialogue derecherche dans une autre application par le biais de la programmation ou parintégration d'URL (Plusd'informations).
Cliquez sur un champ de boîte de dialogue pour le configurer.
Propriétés de champ des boîtes de dialogue de recherche
Les propriétés suivantes peuvent être configurées pour leschamps d'une boîte de dialogue de recherche :
Nom du champ dans la boîte de dialogue
Modifiez le libellé si une description autre que le nom duchamp doit être affichée. Par exemple, le champ « Numéro dedocument » peut porter le libellé « Numéro de facture » ou« Numéro de bon de livraison ».
Cependant, les champs système n'autorisent pas les intitulésdéfinis par l'utilisateur.
Champ obligatoire
Les champs obligatoires veillent à ce que toutes lesinformations d'index importantes d'un document soient saisies. Les boîtes dedialogue de stockage, de recherche et d'index peuvent voir leurs propres champsobligatoires. Un champ index peut donc être à la fois obligatoire et facultatifdans une armoire.
Remarque : Si un champ est masqué dans la boîte dedialogue, l'option de champ obligatoire est automatiquement désactivée.
Ajouter un caractère générique à la recherche
La recherche de caractères génériques (*) affiche toutes lesentrées d'index contenant le terme de recherche avec des combinaisonsdifférentes. La recherche « Peters » peut alors afficher« Peters Engineering » ou « Franziska Peters ». Sans lescaractères génériques, seul le terme exact de l'index « Peters » estaffiché.
Cela affecte uniquement les résultats de recherche dans laliste des résultats, et non la liste de sélection.
Entrée prédéfinie
L'entrée sélectionnée est automatiquement saisie dans cechamp. Si le champ a déjà été prédéfini dans les propriétés du champ de la base de données,l'entrée prédéfinie ici n'est pas prise en compte pour le champ de la boîte dedialogue.
Vous pouvez saisir votre propre valeur ou sélectionner uneentrée dynamique. les entrées dynamiques font référence aux champs dejournalisation de l'armoire. Parmi les exemples, nous pouvons trouver le nomcourt ou long d'utilisateur de la personne qui a stocké le document oul'adresse électronique de l'utilisateur. Différentes entrées dynamiquesprédéfinies sont disponibles, en fonction du type de champ.
Si vous ne sélectionnez pas d'entrée prédéfinie, le champpeut être renseigné à votre guise lors de l'indexation.
Lecture seule
Avec cette option, la recherche dans ce champ est toujoursexécutée avec la valeur entrée au-dessus.
Masque de champ
Un masque de champ facilite par exemple la saisie desnuméros de téléphone longs et des formats de date. Vous pouvez créer un nouveaumasque de champ DocuWare Configuration sous Assistanced'indexation.
Créer... des listes de sélection
Les listes de sélection pour votre organisation peuvent êtreactivées pour ce champ. Vous pouvez créer des nouvelles listes de sélection enutilisant le symbole en forme de plus.
Assigner deslistes de sélection au champ
Les listes de sélection fournissent des termes pour les motsclés ou les entrées d'index dans Web Client. De nouvelles listes desélection peuvent être créées sous DocuWare Configuration> Assistance d'indexation > Listes de sélection.
Les listes de sélection sont assignées aux champs de Boîtes dedialogue de recherche, Boîtes dedialogue de stockage et Boîtesde dialogue d'index dans le module Armoires deDocuWare Configuration :
Type de listes de sélection
Une liste de sélection peut être un tableau à colonne uniqueou à plusieurs colonnes. Le type de tableau détermine si une liste de sélectionpeut être filtrée.
Les listes de sélection à colonne unique ne peuvent pas être filtrées ; la liste de sélection par défaut est une exception.
En revanche, les listes de sélection composées de plusieurs colonnes peuvent être filtrées. Cela signifie que seules les entrées correspondant aux entrées dans d'autres champs de boîte de dialogue seront affichées dans la liste de sélection.
Si vous activez une liste de sélection à plusieurs colonnes,seule cette liste de sélection peut être utilisée pour le champ. Les autreslistes de sélection sont automatiquement désactivées.
Type de liste de sélection
Il existe trois types de listes de sélection : interne,fixe et externe.
Le système génère les listes de sélection internes. Une liste de sélection individuelle par défaut est automatiquement disponible pour chaque champ. Celle-ci contient toutes les entrées qui ont été saisies jusqu'à présent dans le champ.
Les listes de sélection fixes et externes sont basées surdes données provenant de sources extérieures à DocuWare. Les sources peuventêtre des bases de données ou de simples fichiers texte.
Une liste de sélection fixe est importée une fois, puis enregistrée dans DocuWare. Vous pouvez y accéder rapidement.
Les listes de sélection externes sont récupérées avec chaque entrée du champ. Ainsi, le statut de la liste de sélection externe est toujours le même que celui de la source.
Sélectionnez toujours une liste de sélection externe pourune date et un champ numérique.
Liste de sélection uniquement
Activez cette option si le champ doit uniquement être rempliavec des entrées de la liste de sélection. Elle permet ainsi d'éviter lesorthographes différentes et les coquilles.
Configurer le filtre
Une liste de sélection filtrée propose des entrées d'indexen fonction des entrées des autres champs. La configuration du filtrage variesi vous filtrez la liste de sélection par défaut ou une liste de sélection àplusieurs colonnes :
Liste de sélection par défaut
Afin de configurer le filtre de la liste de sélection pardéfaut, tous les autres champs de la boîte de dialogue de stockage actuellesont disponibles. Activez un ou plusieurs champs pour que la liste de sélectionpar défaut corresponde aux entrées de ces champs.
Liste de sélection à plusieurs colonnes
Une liste de sélection fixe ou externe doit être sous formede tableau à plusieurs colonnes pour pouvoir être filtrée.
Tout d'abord, définissez dans Colonne à utiliser ci-dessus quelle colonne du tableau doit être utilisée comme liste de sélection pour le champ actuel.
Ensuite, déterminez les conditions de filtrage.
À droite, vous pouvez sélectionner tous les champs de la boîte de dialogue de stockage actuelle. Définissez-en un.
À gauche, sélectionnez la colonne du tableau externe avec les entrées pour ce champ de boîte de dialogue.
Voici un exemple de filtragede listes de sélection à plusieurs colonnes.
L'utilisateur peut activer ou désactiver le filtrage dansle Web Client.
Le filtrage des champs de boîte de dialogue de recherche estactivé par défaut dans le Web Client. Cela signifie que la liste desélection pour ce champ dépend des entrées dans les autres champs. Cette optionvous permet de spécifier si l'utilisateur peut désactiver le filtrage.L'utilisateur pourra ensuite accéder à toute la liste de sélection pour cechamp dans le Web Client.