Algunos cambios no se pueden hacer en el propio documento dentro de DocuWare. Un precio en una hoja de cálculo o un párrafo en un contrato hay que cambiarlo en el programa con el que se creó el documento.
DocuWare abre ese documento en su aplicación nativa, ya sea en Microsoft 365 for the web o en un programa instalado en su equipo. Sus cambios vuelven a DocuWare al guardar y, mientras trabaja en el documento, este queda bloqueado para sus compañeros.
Versiones compatibles: DocuWare Cloud + solo nuevo cliente DocuWare
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¿Viene del DocuWare Client clásico?
En el Client clásico, abra el nuevo DocuWare Client con el enlace Abrir nuevo DocuWare. La edición en una aplicación nativa funciona igual que en el Client clásico: no hay que configurar nada de nuevo, sus permisos son los mismos y sigue eligiendo entre Microsoft 365 for the web y el programa de su equipo. Lo único nuevo es una etiqueta para los documentos que no puede modificar: Solo visualización.
El nuevo DocuWare Client solo está disponible en DocuWare Cloud por ahora. Los sistemas on-premises siguen funcionando con el Client clásico.
Abrir un documento para editarlo
Puede abrir un documento para editarlo desde la cabecera del visor o desde el menú contextual del documento en una lista de resultados o en una bandeja de documentos. La opción que ve depende del tipo de archivo.
Documentos de Microsoft Office: puede elegir entre Editar en la aplicación de escritorio y Editar en Microsoft for web.
Todos los demás documentos, por ejemplo los archivos PDF: solo Editar en la aplicación de escritorio está disponible.
Las dos opciones se diferencian en dónde se realiza la edición:
Editar en Microsoft for web abre el documento en la aplicación web de Microsoft 365 correspondiente. No hay que instalar nada en su equipo y no necesita una licencia propia de Microsoft 365.
Editar en la aplicación de escritorio abre el documento en la aplicación instalada en su equipo: la aplicación de Microsoft Office para un documento de Office y, para cualquier otro tipo de archivo compatible, el programa que su equipo utiliza de forma predeterminada para ese tipo de archivo.
Para editar en un programa instalado localmente, la aplicación de escritorio Edit & Send debe estar instalada y en ejecución. Si falta o no está en ejecución, un mensaje se lo indica y el documento no se abre.
Guardar los cambios
Sus cambios llegan a DocuWare cuando guarda en la aplicación nativa. Lo que ocurre con el documento almacenado depende del archivador. Con la gestión automática de versiones se crea una nueva versión y se conserva la anterior. Sin ella, el documento modificado sustituye al almacenado.
Cuando edita en una aplicación de escritorio, la nueva versión solo se crea después de cerrar el documento. Guardar mientras el documento sigue abierto no crea ninguna versión, así que cierre el documento cuando haya terminado.
Mientras edita un documento, este queda bloqueado para los demás usuarios durante un máximo de 48 horas. Sus compañeros lo ven como Solo visualización durante ese tiempo.
Cuando un documento no se puede editar
Un documento que no debe modificarse lleva una etiqueta Solo visualización junto a su nombre en el visor. Señale la etiqueta para ver el motivo:
Se ha aplicado un sello de firma al documento.
Está viendo una versión anterior del documento, no la actual.
Otro usuario está editando el documento en este momento.
No tiene permiso para editar el contenido de documentos en ese archivador.
Notas para administradores
No se necesita configuración: como en el Client clásico, la edición en una aplicación nativa no requiere ninguna configuración específica. Lo que decide si un usuario puede utilizarla son los permisos de archivador, la licencia y el software del equipo del usuario.
Edit & Send: esta aplicación de escritorio es necesaria en el equipo del usuario para editar en un programa instalado localmente, tanto para Microsoft Office como para otros tipos de archivo. La edición en Microsoft 365 for the web no necesita ni la aplicación de escritorio ni una licencia de Microsoft 365 para el usuario.
Que una edición cree una nueva versión o sobrescriba el documento depende de la gestión automática de versiones del archivador. Con una aplicación de escritorio, la versión se escribe cuando el usuario cierra el documento, no cuando guarda.
Un documento abierto queda bloqueado para los demás usuarios durante un máximo de 48 horas. Un usuario que deja un documento abierto lo bloquea, por tanto, para el resto del equipo hasta que caduque el bloqueo.