Las entradas de índice son los valores de campo con los que se archiva un documento, por ejemplo la empresa, el tipo de documento, la fecha de factura o el estado. Las entradas de índice determinan si un documento se puede volver a encontrar más adelante. También se utilizan, por ejemplo, para introducir un documento en un flujo de trabajo.
La mayoría de las entradas de índice se establecen al archivar el documento, de forma manual o automática. Se editan después, cuando algo ha cambiado o nunca fue correcto: un estado pasa de abierto a pagado, un documento se indexó con la empresa equivocada, un campo se quedó vacío. El cambio se aplica al documento archivado, de modo que a partir de ese momento todo el mundo lo encuentra con los nuevos valores.
Las entradas de índice siempre se abren en modo de solo lectura. Si tiene permiso para cambiarlas, el diálogo ofrece un botón Editar. Para llegar a ellas necesita un documento, así que abra Búsqueda en la barra lateral izquierda del DocuWare Client y ejecute una búsqueda.
Versiones compatibles: DocuWare Cloud + solo nuevo cliente DocuWare
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¿Viene del DocuWare Client clásico?
En el Client clásico, abra el nuevo DocuWare Client con el enlace Abrir nuevo DocuWare. No hay que configurar nada de nuevo: sus diálogos de índice son los mismos que en el DocuWare clásico. Si conoce allí el diálogo de índice, estas son las diferencias.
La Indexación con un clic todavía no puede rellenar campos de tabla, y el resaltado del texto que selecciona es limitado.
Todavía no es posible filtrar los valores de una lista de selección en un diálogo de índice. Falta la casilla de verificación de filtrado en la lista desplegable de un campo, por lo que una lista de selección puede ofrecer valores que no coinciden con sus demás entradas.
El diálogo de índice ya no sigue a su búsqueda: en el Client clásico procedía del diálogo de búsqueda y de la lista de resultados. Una búsqueda en varios archivadores no tiene una ruta única de ese tipo, por lo que el nuevo DocuWare Client empieza con el diálogo de índice predeterminado del archivador y puede seleccionar otro diálogo de índice en el diálogo Editar entradas de índice.
Los diálogos reciben el nombre de las listas de resultados. Los diálogos de índice no tienen nombre propio, por lo que la lista de selección muestra los nombres de las listas de resultados correspondientes, por ejemplo Lista de resultados predeterminada.
El nuevo DocuWare Client solo está disponible en DocuWare Cloud por ahora. Los sistemas on-premises siguen funcionando con el Client clásico.
Consulte todas las limitaciones actuales del nuevo DocuWare Client
Abrir las entradas de índice de un documento
Hay dos formas de abrir las entradas de índice de un documento:
En una lista de resultados, seleccione los tres puntos al final de la fila del documento y después Ver entradas de índice. Funciona igual que en el DocuWare clásico.
En el visor, utilice la función Editar entradas de índice.
Editar entradas de índice
El diálogo de índice se abre en modo de visualización. Si tiene permiso para cambiar las entradas de índice, ofrece un botón Editar.
Todos los tipos de campo configurados para el archivador siguen disponibles mientras edita, por ejemplo las listas de selección y las máscaras de entrada.
Los campos vacíos están ocultos de forma predeterminada, de modo que solo ve los valores que el documento tiene realmente. Utilice el icono del ojo situado junto a Entradas de índice para mostrarlos, por ejemplo cuando quiera completar un campo que nunca se ha rellenado.
Las entradas de índice pertenecen al documento archivado, no a su vista de él. Todas las personas con acceso al documento ven sus cambios, y a partir de ese momento los documentos se encuentran por los nuevos valores.
Tomar las entradas de índice del documento
Gran parte de lo que corresponde a los campos de índice ya está impreso en el documento, y el documento está abierto justo al lado del diálogo. Con Indexación con un clic toma los valores de la página en lugar de volver a escribirlos.
Seleccione Editar. El icono Indexación con un clic aparece junto a Entradas de índice, y solo está ahí en modo de edición.
Haga clic en el icono para activar Indexación con un clic.
Seleccione el campo de índice que debe recibir el valor.
Seleccione el texto del documento, o arrastre sobre él para tomar un pasaje más largo.
Seleccionar el diálogo de índice
Los campos que ve dependen del diálogo de índice. Cada documento empieza con el diálogo de índice predeterminado de su archivador, y usted cambia a otro diálogo cuando necesita campos distintos.
Los diálogos de índice no tienen nombre propio, por lo que la lista de selección muestra los nombres de las listas de resultados correspondientes, por ejemplo Lista de resultados predeterminada.
Nota para administradores
El diálogo de índice se configura igual que en el DocuWare clásico.