Funciones principales y limitaciones

El nuevo DocuWare Client es la nueva interfaz de DocuWare, una parte del nuevo DocuWare, la plataforma para la gestión documental inteligente. Funciona con los archivadores, los diálogos y los flujos de trabajo que ya tiene: no hay migración de datos ni un segundo sistema que configurar.

Lo que cambia es cómo busca, cómo se muestran los documentos y qué puede hacer con una lista de resultados. Algunas funciones tienen nombres nuevos, otras se comportan de otra manera y unas pocas todavía no están. Este artículo le muestra cuáles.

Versiones compatibles: DocuWare Cloud + solo nuevo cliente DocuWare

Novedades

Estas funciones son nuevas. No sustituyen a nada de lo que conoce del Client clásico.

• DocuWare Aura: formule preguntas sobre sus documentos en un chat.

• Gestionar páginas: añada, gire, reordene y elimine las páginas de un PDF.

• Visión general de flujos de trabajo: las instancias de flujo de trabajo en ejecución se muestran en la visión general de flujos de trabajo, para los usuarios con permisos de controlador de flujo de trabajo.

• Las anotaciones se definen directamente en la página en lugar de en diálogos, y se han añadido dos marcas para revisiones rápidas: una cruz y una marca de verificación.

• Accesibilidad: el nuevo DocuWare Client está diseñado para cumplir las directrices WCAG 2.2 AA, de modo que las organizaciones con obligaciones de accesibilidad pueden utilizarlo sin medidas adicionales propias. Esto incluye las siguientes funciones:

  • Mayor contraste de color en toda la interfaz

  • Indicadores de foco visibles y un orden de tabulación lógico para trabajar con el teclado

  • Campos de entrada con etiquetas claras, mensajes de error coherentes e indicaciones para corregir una entrada

  • Alternativas de texto para imágenes e iconos y anuncios hablados para el contenido que cambia

  • Una estructura de encabezados y regiones por la que pueden navegar los lectores de pantalla.

• Diseño adaptable: el diseño se ajusta a la pantalla, de modo que los ordenadores de sobremesa, los portátiles y las tabletas conservan todas las funciones.

• Modo oscuro: elija el modo claro, el oscuro o el predeterminado de su navegador en Perfil y preferencias.

Qué cambia

Las siguientes zonas y funciones existen en ambos Clients. Lo que cambia en el nuevo DocuWare Client es cómo se llega a ellas, qué aspecto tienen y, en algunos casos, cómo se comportan.

Búsqueda y listas de resultados

• Al empezar elige un tipo de búsqueda: un archivador con un diálogo, o todos ellos con una palabra clave.

• La búsqueda en varios archivadores se ofrece ahora directamente y no hay que configurar nada para ello. En cuanto tiene acceso a un archivador puede buscar en él, sin que se le asigne un diálogo de búsqueda.

• Los resultados de una búsqueda por palabra clave se agrupan mediante chips, uno por archivador.

• Una lista de resultados compartida contiene siempre la lista completa, sin los filtros ni la ordenación que haya aplicado. Una exportación como CSV conserva ambos, de modo que utilice la exportación cuando otra persona deba ver exactamente la vista que usted tiene.

Visor de DocuWare y entradas de índice

• El diálogo de índice ya no sigue al diálogo de búsqueda que haya utilizado. En su lugar, se abre automáticamente el diálogo de índice predeterminado del archivador seleccionado. Si lo necesita, después puede cambiar a otro diálogo de índice.

• El diálogo de índice siempre se abre en modo de solo lectura. Con el permiso adecuado, cambia o añade entradas de índice mediante la función Editar.

• Los campos vacíos están ocultos al principio. Puede mostrarlos en cualquier momento.

• Los documentos se pueden compartir con compañeros directamente desde el visor, sin una aplicación de escritorio.

Bandejas de documentos y almacenamiento

• One Click Indexing ha pasado del visor al diálogo de almacenamiento.

• El diálogo de almacenamiento comprueba los campos obligatorios y las máscaras de campo. Si falta algo o un valor no encaja, lo indica en la parte superior, y desde ahí salta directamente al campo afectado.

Tareas de flujo de trabajo

• Una tarea se procesa en un panel lateral junto a la lista o en una página de detalles completa con el visor completo.

• Se muestran todas las personas asignadas a una tarea

• Las entradas de datos que faltan se muestran en un resumen con un enlace directo al campo

Nombres nuevos para funciones conocidas

Varias funciones han mantenido su comportamiento y han cambiado de nombre. Si no encuentra algo, busque aquí su nombre clásico.

Próximamente

Las funciones que se enumeran a continuación están previstas para una versión posterior. Hasta entonces, utilice el Client clásico para ellas.

Búsqueda y listas de resultados

• Operadores en la búsqueda de texto completo

• Acciones sobre varios documentos de una lista de resultados a la vez

• Carpetas y estructuras de carpetas

• Búsquedas recientes y búsquedas guardadas

Documentos

• Casilla de filtrado en las listas desplegables de campos del diálogo de índice

• Adjuntar registros de base de datos

• Relaciones entre documentos

• Gestión manual de versiones

• Historial del documento

• Editar las entradas de índice de varios documentos a la vez

• Copiar un documento a otro archivador o a una bandeja de documentos

• Enviar una solicitud desde un documento

• Eliminar y restaurar varios documentos a la vez, y quitar documentos de la papelera antes de que pasen los 30 días

Otros

• Definir la bandeja de documentos predeterminada

• Intelligent Document Processing

• Enlace a DocuWare Configuraciones

• Centro de notificaciones

• El árabe como idioma de la interfaz.

• Integraciones de URL.

• Atajos de teclado optimizados

• Nuevo DocuWare Client para DocuWare on-premises