En la pestaña General de un archivador verá todos los archivadores que ha creado o para los que se le ha asignado un diálogo. Para editar la configuración de un archivador necesita el derecho Operador. Para cambiar los permisos del archivador necesita además el derecho Administrar permisos.
Solo puede eliminar un archivador si además tiene el perfil Propietario para el permiso de Operador. Si ha creado el archivador, tiene automáticamente el perfil Propietario del archivador. El perfil se puede asignar a otros usuarios y roles en Permisos.
Con DocuWare 7.13 y versiones posteriores, un archivador que todavía contiene documentos no se puede eliminar. Vacíe primero el archivador y elimínelo después.
Para cambiar la configuración de un archivador existente, haga clic en el nombre del archivador o en el símbolo correspondiente de Campos de base de datos, Diálogos o Permisos.
Color: El símbolo del archivador se muestra en este color en el Web Client, para que los usuarios puedan distinguir los archivadores más fácilmente.
Más opciones; Aquí encontrará los ajustes de la búsqueda de texto completo y de la seguridad.
Búsqueda de texto completo: visión general
DocuWare ofrece dos tipos de búsqueda: la búsqueda predeterminada y la búsqueda de texto completo.
La búsqueda predeterminada está siempre activada y se refiere a las entradas de los campos de índice. Encuentra todos los documentos indexados con el término de búsqueda introducido en el campo correspondiente.
Además, puede activar la búsqueda de texto completo para un archivador. El campo Texto completo se añade entonces al diálogo de búsqueda. La búsqueda de texto completo encuentra los términos introducidos en todos los campos de índice, en el contenido del documento, en las etiquetas XML y, a partir de DocuWare 7.12, en las anotaciones y los sellos. Una búsqueda de texto completo de «SampleTag» y de «SampleValue» encuentra ambos términos.
Ejemplo: <XMLSampleTag>SampleValue</XMLSampleTag>
Puede configurar el alcance de la búsqueda de texto completo.
Configurar la búsqueda de texto completo
Los documentos deben leerse una vez antes de que la búsqueda de texto completo pueda encontrarlos. Para ello, el Content Server extrae «textshots»: en ellos se registran las entradas de índice del documento, sus palabras y la posición de cada palabra en el documento.
El Content Server guarda los textshots en la base de datos DWDATA y, al mismo tiempo, los transfiere al servidor de texto completo. El servidor de texto completo guarda los textshots en archivos de catálogo y los utiliza para las consultas de búsqueda.
Aquí configura hasta qué punto se leen los documentos y cómo devuelve los resultados la búsqueda de texto completo.
Fulltext Server
Seleccione en la lista la conexión de datos de un Fulltext Server. Por archivador se puede utilizar una conexión de datos de texto completo. Si utiliza varios archivadores con búsqueda de texto completo, instale varios servidores de texto completo para obtener un rendimiento óptimo.
Las nuevas conexiones de texto completo se crean en DocuWare Administration, en el área de sistema, en Conexiones de datos.
Páginas indexadas por archivo
Este ajuste determina hasta qué punto se indexan los documentos para la búsqueda de texto completo. Ejemplo: un documento de DocuWare se compone de un archivo de Word y un PDF. Con Páginas indexadas por archivo (máx.): 100, se indexan hasta 100 páginas del archivo de Word y hasta 100 páginas del PDF. A continuación se indexa el documento siguiente.
Cuantas más páginas se indexen, más tardarán los documentos en estar disponibles para la búsqueda de texto completo y más precisa será la lista de resultados.
Número de resultados
Con Ilimitado, se muestran todos los resultados. Un número menor de resultados puede reducir el tiempo de búsqueda. Para limitar el resultado, introduzca un número máximo de resultados.
Lista blanca / lista negra
Puede añadir listas de tipos de archivo como lista blanca y como lista negra. Las listas nuevas se crean en DocuWare Configuraciones > Configuración de la organización > Seguridad > Otros > Tipos de archivo restringidos.
Utilice una lista blanca para restringir la búsqueda de texto completo a determinados tipos de archivo. Los tipos de archivo distintos de los de la lista blanca no se buscan.
Utilice una lista negra para excluir tipos de archivo de la indexación de texto completo. Esto resulta útil, por ejemplo, con archivos de audio o de vídeo.
No se pueden utilizar una lista blanca y una lista negra al mismo tiempo.
Información
Las opciones para restablecer y volver a crear el catálogo de texto completo se encuentran en DocuWare Configuraciones > Archivadores > Archivador x > General > Opciones de texto completo > Restablecer datos de texto completo.
Restablecer el texto completo
Si surgen problemas con la búsqueda de texto completo, puede restablecer los datos de texto completo.
Mientras se restablecen los datos de texto completo, la búsqueda de texto completo no está disponible.
Pruebe primero el restablecimiento con uno o unos pocos documentos y compruebe si resuelve el problema. Un restablecimiento puede requerir mucho tiempo y muchos recursos del servidor, así que asegúrese de que es el paso correcto antes de restablecer los datos de texto completo de un gran número de documentos.
Para que el tiempo de inactividad del texto completo sea breve, limite el número de documentos afectados. Con DocuWare 7.13 y versiones posteriores, puede utilizar el generador de consultas para filtrar los documentos cuyos datos de texto completo se restablecen. Restablecer los datos de texto completo de los documentos almacenados en los últimos 30 días es un buen punto de partida.
En archivadores con un gran número de documentos, un restablecimiento puede tardar mucho tiempo. Para ayudarle a calcular cuándo volverá a estar disponible la búsqueda de texto completo, el estado se muestra en dos fases: la actualización del estado de los documentos y el número de documentos ya reindexados. El estado se actualiza cada diez segundos en bloques de 50 documentos procesados (0 / 50 / 100 / 150, etc.). Si la ventana del navegador con la configuración del archivador permanece inactiva o cerrada durante un rato, la indicación se actualiza al volver a abrirla.
Restablecer el texto completo para las versiones de DocuWare 7.10 a 7.12
Para las versiones de DocuWare 7.10 a 7.12 hay tres tipos de restablecimiento. Si ha seleccionado documentos en Documentos afectados, solo se restablecen los datos de texto completo de esos documentos.
Volver a indexar documentos no procesados y extracciones de texto completo incorrectas
Utilice esta opción si sus herramientas de extracción de texto han fallado o funcionan de forma incorrecta. Según el número de documentos seleccionados, esta acción puede suponer una carga considerable para su base de datos.
Aspectos técnicos: la opción busca documentos fallidos o no procesados dentro de su selección, vuelve a extraer su contenido y reconstruye sus datos de texto completo.Eliminar y volver a indexar los datos almacenados en la base de datos de texto completo
Utilice esta opción si obtiene resultados de búsqueda incorrectos o si el resaltado no funciona. Es la opción más rápida.
Aspectos técnicos: la opción reconstruye los datos de texto completo de los documentos seleccionados a partir de los textshots almacenados en la base de datos. Solo elimina los archivos de catálogo de la búsqueda de texto completo, no los textshots. Así, los archivos de catálogo se pueden volver a crear más rápido tras una actualización o una reconfiguración del servidor de texto completo que si se reindexan por completo los documentos.Eliminar y volver a indexar todos los datos almacenados en la base de datos de texto completo, así como los archivos de texto completo guardados directamente con los documentos
Utilice esta opción si ha actualizado o cambiado la configuración de las herramientas de extracción de texto o de las plantillas de OCR. Según el número de documentos seleccionados, esta acción puede consumir muchos recursos del servidor.
El texto siempre se extrae con los métodos de extracción de texto y de OCR seleccionados en ese momento. Si estos métodos han cambiado desde que se crearon los textshots, el texto recién extraído puede diferir y ofrecer resultados de búsqueda distintos.
Aspectos técnicos: la opción vuelve a crear los textshots de los documentos seleccionados y después reconstruye sus datos de texto completo.
Plantilla de OCR
Con una plantilla de OCR, la búsqueda de texto completo reconoce los caracteres de un idioma concreto, o los números, de forma más rápida y precisa.
Las plantillas de OCR se configuran en DocuWare Configuraciones > General > Reconocimiento de texto. Encontrará más detalles en la ayuda de la configuración de OCR.
Gestión de versiones
Los documentos modificados se pueden almacenar como nuevas versiones en DocuWare. La versión actual y las anteriores se encuentran entonces en el archivador, de modo que se puede realizar un seguimiento de cada cambio en un documento.
El documento que se está procesando está bloqueado. Los demás usuarios pueden ver el documento, pero no editarlo.
Gestión de versiones
Si la Gestión de versiones está activada para un archivador, los usuarios pueden bloquear uno o varios documentos y editarlos en la bandeja de documentos o en el sistema de archivos. La función Bloquear está disponible en el menú contextual de un documento de la lista de resultados. Al desbloquear un documento, el usuario puede seleccionar un número de versión, que solo tiene que ser superior al anterior, y puede introducir un comentario para la nueva versión.
La gestión manual de versiones solo está disponible en el DocuWare Client clásico
La gestión manual de versiones todavía no está disponible en el nuevo DocuWare Client, introducido con DocuWare 7.15.
Crear automáticamente versiones nuevas
Este ajuste afecta a todos los documentos de un archivador. Cada documento se bloquea automáticamente en cuanto se abre para su edición y se desbloquea con un nuevo número de versión al guardarlo.
Si esta opción está activada, puede seguir bloqueando documentos manualmente. La función de edición de DocuWare deja entonces de estar disponible para estos documentos.
Más información sobre la gestión de versiones
Historial de versiones
Las versiones anteriores permanecen en el archivador igual que el original y se enumeran en el historial de versiones. Puede abrir el historial de versiones desde el menú contextual de un documento, por ejemplo en el Web Client y en el Windows Explorer Client. Muestra los números de versión, el estado, la fecha de archivado, los comentarios que haya y el usuario que archivó el documento.
Las columnas Última fecha de modificación y Última modificación de registran siempre los cambios tanto en los archivos de documento como en los datos de índice. Para hacer un seguimiento solo de los cambios en el archivo, utilice las columnas Contenido modificado el y Contenido modificado por.
Estado del documento
El estado de un documento indica de qué versión se trata: Actual para el documento más reciente, En curso para un documento bloqueado y Obsoleto para una versión que ya no está actualizada.
El estado cambia automáticamente cuando un documento de un archivador con gestión de versiones se abre o se bloquea en el programa original. En la gestión manual de versiones, los siguientes usuarios pueden cambiar el estado de una versión de Obsoleto o En curso a Actual:
el operador del archivador
el usuario que tiene el documento bloqueado en ese momento
el usuario que bloqueó y desbloqueó el documento por última vez
Esto puede ser necesario, por ejemplo, si un documento bloqueado se elimina por accidente. Solo una versión puede tener el estado Actual. Para cambiar el estado, abra el historial de versiones y haga clic en Deshacer bloqueo o Establecer como versión actual en el menú contextual de la versión correspondiente.
Una búsqueda en un archivador solo muestra la versión con el estado Actual o En curso. Para ver todas las versiones, abra el historial de versiones.
Número de versión y criterios de índice
Cuando un documento se almacena como nueva versión o se desbloquea en un archivador, recibe un nuevo número de versión. En el desbloqueo manual, usted selecciona un número principal y un subnúmero; en la gestión automática de versiones, el sistema asigna el número.
Los criterios de índice no cambian cuando se crea una nueva versión, por lo que todas las versiones tienen inicialmente los mismos criterios de índice. Puede cambiar los criterios de índice de la versión actual, pero el cambio no se transfiere a las versiones anteriores.
El ID de documento es idéntico para todas las versiones de un documento.
Configurar la gestión de versiones
Para utilizar la gestión de versiones, un usuario necesita el derecho de archivador Bloquear. Además, la gestión de versiones y, si es necesario, la gestión automática de versiones deben activarse en cada archivador por separado.
Active las opciones Abrir Visión general de las versiones, Mostrar versiones antiguas y Bloquear/Desbloquear en la configuración de la lista de resultados. Las funciones correspondientes del Windows Explorer Client se activan automáticamente con la opción Gestión de versiones.
La gestión de versiones necesita campos de base de datos adicionales en cada archivador para guardar sus datos. DocuWare crea estos campos en cuanto se activa la gestión de versiones en la configuración del archivador.
Importante
La gestión de versiones no se puede volver a desactivar una vez que se ha activado para un archivador.
Si un campo solo admite entradas exclusivas, no se puede utilizar la gestión de versiones.
Notas adicionales:
Durante una transferencia de documentos se transfieren todas las versiones del documento, siempre que el origen y el destino admitan la gestión de versiones.
La sincronización no se puede utilizar con archivadores que tengan activada la gestión de versiones.
Un documento desbloqueado desde la bandeja de documentos se elimina de la bandeja. Un archivo desbloqueado desde el sistema de archivos permanece allí, pero no se puede volver a desbloquear.
Los usuarios pueden eliminar el documento actual junto con todas sus versiones, siempre que tengan permiso para eliminar documentos del archivador. Las versiones obsoletas no se pueden eliminar de forma individual.
DocuWare crea una nueva versión al desbloquear incluso si el documento bloqueado no se ha modificado. Para evitarlo, no vuelva a desbloquear el documento, sino cambie el estado de la versión en el archivador de En curso a Actual.
Seguridad
Para un archivador están disponibles las siguientes opciones de seguridad.
Cifrar documentos
Los documentos se archivan cifrados, de modo que no es posible acceder a ellos directamente a través del sistema de archivos. Si la opción Datos de índice en la ubicación de archivado está activada, los datos de índice permanecen sin cifrar.
Los documentos archivados antes de activar la opción no se pueden cifrar con carácter retroactivo.
La longitud de la clave simétrica se define en el campo de lista. Cuanto más larga es la clave, más seguro es el procedimiento y más tardan el cifrado y el descifrado y, con ellos, el archivado y la recuperación.
Esta opción solo está disponible en una versión ENTERPRISE.
Usuario de aplicación de confianza permitido
Los usuarios sin cuenta de DocuWare también pueden archivar documentos, por ejemplo cuando acceden al archivador desde un módulo MFP de DocuWare.
Comprobar la integridad de los documentos con una suma de comprobación
Si esta opción está activada, se calcula una suma de comprobación para cada documento que se archiva en el archivador. Le permite determinar si un documento se ha modificado en el nivel del archivo. Abra el documento en el visor del Web Client y haga clic en Comprobar si se ha modificado el documento.
Con DocuWare 7.13 puede utilizar el algoritmo hash SHA-512 junto con SHA-256 para esta función.
Activar el nivel de seguridad «Alto» para este archivador
Deben cumplirse dos condiciones para poder utilizar esta opción. El nivel de seguridad «Alto» debe estar activado para la organización en el nivel del sistema, lo que es el ajuste predeterminado en DocuWare Cloud. Y el propietario del archivador debe ser un usuario con el nivel de seguridad «Alto».
El nivel de seguridad «Alto» se activa para un usuario en DocuWare Administration > Administración de usuarios. Para ello se necesita el derecho funcional Administración de usuarios.
Solo los usuarios con el nivel de seguridad «Alto» pueden acceder a los archivadores de alta seguridad. Asigne estos usuarios al archivador en Permisos. El informe técnico sobre seguridad describe las demás opciones del nivel de alta seguridad.
Importante
El cambio del nivel de seguridad no se puede deshacer.
Información para administradores
GUID
El GUID es el número de identificación del archivador. Se asigna automáticamente al crear el archivador y no se puede cambiar. El GUID se utiliza para integrar el archivador en otra aplicación, por ejemplo mediante programación o mediante integración de URL.
Nombre de la tabla de base de datos
DocuWare asigna automáticamente el nombre de la tabla de base de datos del archivador. No se puede modificar y la base de datos SQL lo utiliza internamente.
Conexión de base de datos y ubicación de archivado
La conexión de base de datos y la ubicación de archivado se seleccionan al crear un archivador.
Crear tablas de archivador
Este comando configura tablas de archivador nuevas y vacías en la base de datos. Es necesario, por ejemplo, si hay que volver a instalar DocuWare tras daños en el hardware. Una vez creadas las nuevas tablas, puede restaurar las entradas de índice a partir de los encabezados de documento guardados. Los encabezados de documento son archivos XML que contienen todos los datos de índice de un documento y más información.
Copia de seguridad de los datos de índice en la ubicación de archivado
A partir de DocuWare 7, los metadatos como las entradas de índice, las entradas de sistema, las anotaciones y los sellos se guardan por completo en la base de datos. Se pueden volver a importar desde la copia de seguridad de la base de datos, por ejemplo tras daños en el hardware.
De forma predeterminada, los archivos de encabezado se guardan automáticamente en la ubicación de archivado del archivador, en un archivo XML con el formato DocuWare Exchange (DWX).