Aquí ve todos los campos de base de datos que seleccionó al configurar el archivador. Las propiedades de campo más importantes, como tipo de campo, longitud, nombre de documento y campo obligatorio se muestran aquí. Los términos o caracteres que deben introducirse en un campo dependen de las propiedades del campo.
Puede crear campos adicionales con el símbolo "+" o eliminarlos con el símbolo "-". Los cambios se transfieren automáticamente a todos los diálogos del archivador.
Haga clic en el nombre de un campo para abrir las propiedades del archivo.
Tipo y longitud:
Más información sobre tipos y longitud de campos
Nombre de documento:
la entrada en este campo se usa como el nombre de documento, por ejemplo en una lista. Solo se puede seleccionar un campo como nombre de documento por archivador.
Tipos de campo
DocuWare cuenta con los siguientes tipos de campos:
Texto
Un campo de texto acepta hasta 2000 caracteres alfanuméricos. También se pueden introducir dígitos, pero no se leen como números.
Memo
Un campo memo es un campo de texto que puede contener texto con al menos 64 KB de capacidad de archivado. La capacidad exacta depende de la base de datos utilizada.
Palabra clave
Permite archivar un número ilimitado de términos hasta un máximo de 255 caracteres cada uno.
Número y Decimal
El tipo de campo "Decimal" permite la entrada de valores numéricos con hasta 27 dígitos. El valor numérico máximo varía dependiendo del número de decimales. Por lo tanto, este tipo de campo es adecuado para valores más altos o más precisos que los permitidos en el campo numérico. Como ocurría antes, este último está limitado a 2 147 483 647 para números enteros o 21 474 836,47 para números con dos decimales.
Fecha
Hay disponible un selector de fecha para los campos predeterminados "Fecha" y "Fecha pendiente" en los diálogos de almacenamiento.
Fecha/Hora
Este campo es útil, por ejemplo, para ordenar cronológicamente los mensajes de correo sobre un tema concreto.
Tabla de índice
Una tabla de índice consta de varios campos, que se muestran en el Web Client como columnas de la tabla. Los tipos de campo "Texto", "Decimal" y "Fecha" están disponibles como columnas. Puede crear hasta 50 columnas e insertar un máximo de 1000 filas en la tabla desde el Web Client.
Una tabla de índice se inserta automáticamente en los diálogos de almacenamiento e índice; pero no se muestra en las listas de resultados ni en los diálogos de búsqueda. Puede buscar el contenido de una tabla de índice mediante texto completo.
Al igual que ocurre con otros tipos de campos de índice, se puede usar tanto Intelligent Indexing como One Click Indexing para rellenar una columna de la tabla de índice durante el archivado en el Web Client. También puede definir otras opciones de entrada para las tablas, como máscaras de campo y listas de selección, en la configuración del campo, dentro del propio diálogo.
Una tabla de índice resulta útil para dividir facturas entre varios centros de costes en flujos de trabajo con división de contabilización. Incluso como campo de un flujo de trabajo, una tabla de índice sigue estando conectada directamente al campo del archivador y se usa tal y como está configurada en el archivador.
Campos de los archivadores satélite
En los archivadores satélite, además de los campos predeterminados, se crean los siguientes campos:
ID del documento en el archivador maestro
Hora del último cambio en el archivador maestro
Estado de la sincronización
Los campos satélite aparecen en gris en la lista de diálogos y no están activados de manera predeterminada. Solo se puede cambiar la etiqueta en las propiedades de campo de los archivadores satélite.
Nota para las bases de datos MySQL
En MySQL, el máximo de una línea es de 65535 caracteres, lo que limita el número y la longitud de todos los campos del archivador.
Nota para campos de base de datos binarios
DocuWare no muestra ni procesa campos de base de datos de tipo "binario". Si utiliza datos de una base de datos externa en DocuWare, asegúrese de que su tabla o vista de base de datos no contenga un tipo binario.
Propiedades de los campos de bases de datos
Aquí pueden definirse las propiedades de campo, tanto en el nivel del campo como en el nivel del diálogo. Algunos campos solo se pueden ajustar aquí, mientras que otros, como el nombre o la entrada predefinida, están disponibles en ambos lugares. Como norma general, tienen prioridad las propiedades de campo. Solo la etiqueta de campo se puede ajustar en el campo de diálogo independientemente del nombre del campo.
Nombre
El nombre del campo se muestra en los diálogos de búsqueda y almacenamiento, siempre que no haya ningún otro nombre establecido en el nivel del diálogo. Puede tener hasta 50 caracteres de longitud.
Campo obligatorio
El usuario debe rellenar este campo.
Entrada predefinida
Un documento siempre se indexa con la entrada de campo seleccionada aquí. Las entradas pueden ser personalizadas o dinámicas.
Las entradas dinámicas hacen referencia a los campos de registro del archivador. Algunos ejemplos son el nombre de usuario largo o corto de la persona que archivó el documento o la dirección de correo electrónico del usuario. En función del tipo de campo, hay disponibles diferentes entradas dinámicas predefinidas.
Las entradas personalizadas deben explicitarse.
Si no se selecciona una entrada predefinida, el campo se puede completar del modo deseado durante la indexación o la búsqueda.
Tipo de campo, longitud, columna de base de datos, tipo de base de datos
Para su información, las propiedades de los campo se muestran en el nivel de la base de datos. No se pueden modificar.
Exclusivo
La entrada puede aparecer solo una vez en este campo por archivador. Si, por ejemplo, es un número de factura, no se puede archivar una factura con el mismo número dos veces por error.
Con la base de datos, un mecanismo de base de datos garantiza que la entrada solo aparezca una vez. La consulta y, por tanto, el archivado, pueden realizarse más rápidamente que con un mecanismo de DocuWare.
La opción DocuWare se recomienda especialmente en los casos en los que se archiva el campo exclusivo incluso sin ninguna entrada. El objetivo es que las bases de datos como Oracle o MSSQL interpreten un campo sin entradas configurado como [en blanco]. No se permite un segundo documento sin ninguna entrada en este campo. El campo exclusivo pasaría a ser obligatorio. En cambio, DocuWare y MySQL pueden ignorar una entrada de campo vacía para que se pueda archivar cualquier cantidad de documentos con campos exclusivos vacíos.
Omitir espacios en blanco iniciales / ceros a la izquierda
Los espacios en blanco iniciales y los ceros a la izquierda de una entrada actúan simplemente como relleno. Pueden aparecer al importar documentos pre-indexados. Se borran automáticamente con estas opciones. Tanto "7986" como "0007986" pasan a ser "7986".