Aquí ve todos los campos de base de datos que seleccionó al configurar el file cabinet. Las propiedades de campo más importantes se muestran aquí: tipo de campo, longitud, nombre de documento y si el campo es obligatorio. Las propiedades de campo determinan qué términos o caracteres se pueden introducir en un campo.
Los campos de base de datos se seleccionan y editan en DocuWare Configuraciones > Archivadores > Campos de base de datos.
Cree campos adicionales con el símbolo más o elimine campos con el símbolo menos. Los cambios se transfieren automáticamente a todos los diálogos del archivador.
Haga clic en el nombre de un campo para abrir sus propiedades de campo.
Nombre de documento: La entrada de este campo se utiliza como nombre de documento, por ejemplo en una lista. Solo se puede seleccionar un campo por archivador como nombre de documento.
Tipos de campo
DocuWare ofrece los siguientes tipos de campo.
Texto
Un campo de texto admite hasta 2000 caracteres alfanuméricos. También se pueden introducir dígitos, pero no se leen como números.
Observaciones
Un campo de observaciones es un campo de texto que admite al menos 64 KB de texto. La capacidad exacta depende de la base de datos utilizada.
Palabra clave
Un campo de palabra clave almacena un número ilimitado de términos, de hasta 255 caracteres cada uno.
Numérico y Número decimal
El tipo de campo «Número decimal» permite valores numéricos de hasta 27 dígitos. El valor máximo depende del número de decimales, por lo que este tipo es adecuado para valores más altos o más precisos que el campo numérico. El campo numérico está limitado a 2 147 483 647 para números enteros, o a 21 474 836,47 para números con dos decimales.
Fecha
Hay disponible un selector de fecha para los campos predeterminados «Fecha» y «Fecha pendiente» en los diálogos de almacenamiento.
FechaHora
Este campo es útil, por ejemplo, para ordenar cronológicamente la correspondencia por correo electrónico sobre un tema.
Tabla de índice
Una tabla de índice consta de varios campos, que se muestran en el Web Client como columnas de una tabla. Están disponibles los tipos de columna «Texto», «Número decimal» y «Fecha». Puede crear hasta 50 columnas e introducir hasta 1000 filas de tabla en el Web Client.
Una tabla de índice se inserta automáticamente en los diálogos de almacenamiento y de índice. No se muestra en las listas de resultados ni en los diálogos de búsqueda. El contenido de una tabla de índice se busca con la búsqueda de texto completo.
Al igual que con otros tipos de campo Index Field, Intelligent Indexing y One Click Indexing están disponibles para rellenar una columna de una tabla de índice durante el archivado en el Web Client. También puede definir otras opciones de entrada, como máscaras de campo y listas de selección, para las tablas en la configuración de campo en el nivel del diálogo.
Una tabla de índice resulta útil para repartir facturas entre varios centros de coste en flujos de trabajo de contabilización dividida. Incluso como campo de flujo de trabajo, una tabla de índice sigue conectada al campo del archivador y se utiliza tal y como está configurada en el archivador.
Campos para un archivador satélite
Para un archivador satélite se crean los siguientes campos, además de los campos predeterminados:
ID de documento del documento en el archivador maestro
Hora del último cambio en el archivador maestro
Estado de la sincronización
Los campos satélite aparecen atenuados en la lista de diálogos y no están activados de forma predeterminada. En las propiedades de campo de un archivador satélite solo se puede cambiar la etiqueta.
Nota para bases de datos MySQL
En MySQL, una fila está limitada a 65 535 caracteres. Esto limita el número y la longitud de todos los campos del archivador.
Nota para campos de base de datos binarios
DocuWare no muestra ni procesa campos de base de datos de tipo «binario». Si utiliza en DocuWare datos de una base de datos externa, asegúrese de que su tabla o vista de base de datos no contenga un tipo binario.
Propiedades de los campos de base de datos
Las propiedades de campo se pueden definir tanto en el nivel del campo como en el nivel del diálogo. Algunas propiedades solo se pueden establecer aquí, en el nivel del campo; otras, como el nombre y la entrada predefinida, están disponibles en ambos lugares. Como norma general, las propiedades del nivel del campo tienen prioridad. Solo la etiqueta del campo se puede establecer en el diálogo con independencia del nombre del campo.
Nombre
El nombre del campo se muestra en los diálogos de búsqueda y de almacenamiento, salvo que se haya establecido otro nombre en el nivel del diálogo. Puede tener hasta 50 caracteres.
Nota para usuarios de DocuWare Cloud: puede utilizar el prefijo «DW» al nombrar campos, por ejemplo «DW_Name». La base de datos ajusta el nombre automáticamente para evitar conflictos, pero esto no cambia cómo aparece el nombre en su organización.
Campo obligatorio
El usuario debe rellenar este campo.
Entrada predefinida
Un documento se indexa siempre con la entrada seleccionada aquí. Las entradas pueden ser personalizadas o dinámicas.
Las entradas dinámicas hacen referencia a los campos de registro del archivador, por ejemplo el nombre de usuario largo o corto de la persona que archivó el documento, o su dirección de correo electrónico. Las entradas dinámicas disponibles dependen del tipo de campo.
Las entradas personalizadas deben indicarse explícitamente.
Si no selecciona una entrada predefinida, el campo se puede rellenar libremente durante la indexación o la búsqueda.
Tipo de campo, longitud, columna de base de datos, tipo de base de datos
Estas propiedades de campo se muestran en el nivel de la base de datos a título informativo. No se pueden cambiar.
Exclusivo
La entrada solo puede aparecer una vez por archivador en este campo. Si se trata, por ejemplo, del número de factura, no se puede archivar por error dos veces una factura con el mismo número.
Con la opción base de datos, un mecanismo de base de datos garantiza que la entrada solo aparezca una vez. La consulta y, por tanto, el archivado, pueden ser más rápidos que con un mecanismo de DocuWare.
La opción DocuWare es adecuada para casos especiales en los que el campo exclusivo se archiva incluso sin entrada. Bases de datos como Oracle y MSSQL interpretan un campo sin entrada como un campo con la entrada [en blanco], por lo que un segundo documento sin entrada no sería posible y el campo exclusivo se convertiría de hecho en un campo obligatorio. DocuWare y MySQL pueden ignorar una entrada vacía, de modo que se puede archivar cualquier cantidad de documentos con campos exclusivos vacíos.
Omit. esp. en blanco iniciales / Omitir ceros a la izquierda
Los espacios en blanco y los ceros iniciales actúan simplemente como relleno. Pueden aparecer al importar documentos preindexados. Estas opciones los eliminan automáticamente, de modo que « 7986» pasa a ser «7986» y «0007986» pasa a ser «7986».