El asistente permite definir las propiedades básicas de un archivador, como el nombre, los campos y los permisos. Los archivadores se crean en DocuWare Configuraciones > Archivadores.
General
Nombre y Descripción: el archivador se muestra con este nombre en Web Client, así como en los módulos de DocuWare. La descripción es opcional y solo se muestra en la página Visión general de la administración de archivadores en DocuWare Configuraciones.
Color: el símbolo del archivador se muestra en este color en Web Client para diferenciarlo mejor.
Más opciones: las conexiones de bases de datos y las ubicaciones de almacenamiento se configuran en DocuWare Server Manager.
Campos de base de datos
Aquí se especifican los campos de base de datos que contiene el archivador. Los campos se utilizan en los diálogos de almacenamiento, búsqueda o visualización de resultados. De forma predeterminada, los archivadores nuevos constan de 14 campos predefinidos que cubren los casos de uso más habituales.
Visión general de los campos predeterminados
Tipo de documento
Empresa
Fecha
Contacto
ID de cliente
Correo electrónico
Asunto
Estado
Fecha pendiente
Número de documento
Proyecto
Cantidad
CIF (Código de identificación fiscal)
IBAN
Puede cambiar el nombre de un campo, elegir un tipo de campo distinto (Texto, Numérico, Observaciones, Fecha, Palabra clave, Número decimal, FechaHora) o añadir campos nuevos. Las tablas de índice solo se pueden añadir a un archivador existente.
Posteriormente puede crear campos adicionales y eliminar campos en la configuración del archivador. Los campos nuevos se añaden automáticamente a los diálogos estándar. Los campos se pueden desactivar en los diálogos según sea necesario.
Permisos
Puede controlar el acceso a un archivador y a los documentos con muchos derechos diferentes. Los derechos de archivador se dividen en cuatro perfiles de permisos predefinidos:
Propietarios
Editar
Leer
Suprimir
Los perfiles obtienen los siguientes derechos individuales:
Perfil | Permisos administrativos | Permisos generales | Derechos de campo | Permisos de superposición |
Editar | --- |
|
|
|
Leer | --- |
|
| --- |
Suprimir | --- |
| --- | --- |
Propietarios |
|
|
|
|
Los cuatro perfiles predeterminados "Editar", "Leer", "Suprimir" y "Propietario" no se pueden cambiar. Sin embargo, sigue teniendo la opción de crear nuevos perfiles de archivador y asignar usuarios.
Notas sobre los permisos administrativos
Las secciones que se muestran en la configuración del archivador dependen de los permisos administrativos del usuario.
Propietarios: se muestran las cuatro secciones: General, Campos de base de datos, Diálogos, Permisos
Operador, Administrar diálogos, Administrar permisos: se muestran las cuatro secciones: General, Campos de base de datos, Diálogos, Permisos
Operador, Administrar diálogos: General y Diálogos se muestran
Operador, Administrar permisos: General, Campos de base de datos, Permisos se muestran
Administrar permisos: solo la sección Permisos se muestra
Administrar diálogos: solo la sección Diálogos se muestra
Instrucciones para asignar perfiles:
Para poder editar documentos, el usuario necesita los perfiles Editar y Leer.
Para poder imprimir documentos, necesita el derecho "Leer", ya que el derecho Exportar está incluido en el perfil Leer.
Si un usuario que no es el creador de un archivador necesita editar el archivador, el propietario del archivador debe asignarle el permiso Admin.
Para que los usuarios puedan acceder a los documentos del archivador, deben tener asignados diálogos además de permisos.
El nuevo DocuWare Client: qué ha cambiado
En el nuevo DocuWare Client, introducido con DocuWare 7.15, solo los permisos de archivador deciden qué documentos pueden ver los usuarios. Si oculta campos en un diálogo de búsqueda, los usuarios con acceso a un documento pueden seguir encontrándolo por sus valores de índice. La búsqueda funciona directamente sobre el archivador e ignora los ajustes de visibilidad de los diálogos. En concreto: la información confidencial se protege mediante los permisos de archivador y de documento, no ocultando campos de diálogo.
Más sobre permisos y diálogos en el nuevo DocuWare