El asistente permite definir las propiedades básicas de un archivador, como el nombre, los campos y los permisos. A continuación se pueden establecer otras opciones en la configuración de archivadores.
General
Nombre y descripción
El archivador se muestra con este nombre en el Web Client, así como en los módulos de DocuWare. La descripción es opcional y solo se muestra en la página Visión general de la administración de archivadores en DocuWare Configuration.
Color
El símbolo de archivador se muestra en este color en el Web Client para una mejor diferenciación.
Más opciones
Las conexiones de bases de datos y las ubicaciones de archivado se configuran en DocuWare Administration. Encontrará más información sobre las conexiones de bases de datos y las ubicaciones de archivado en la ayuda de DocuWare Administration.
Campos de base de datos
Aquí se especifican los campos de base de datos que contiene el archivador. Los campos se utilizan en los diálogos de almacenamiento, búsqueda o visualización de resultados. De forma predeterminada, hay 14 campos predefinidos para los nuevos archivadores que cubren los casos de aplicación más habituales.
Visión general de campos predeterminados
Tipo de documento
Empresa
Fecha
Contacto
ID de cliente
Correo electrónico
Asunto
Estado
Fecha pendiente
Número de documento
Proyecto
Cantidad
Número de identificación fiscal
IBAN
Puede cambiar el nombre de un campo, elegir un tipo de campo diferente (Texto, Numérico, Memo, Fecha, Palabra clave, Decimal, Fecha/Hora) o añadir campos nuevos. Las tablas de índice solo se pueden agregar a un archivador existente.
Posteriormente puede crear campos adicionales y eliminar campos en la configuración del archivador. Los nuevos campos se añaden automáticamente a los diálogos estándar. Los campos se pueden desactivar según se requiera en los diálogos.
Permisos
Puede controlar el acceso a un archivador y a documentos con muchas clases de derechos. Los derechos de archivador se dividen en cuatro perfiles de permisos predefinidos:
Propietarios
Editar
Leer
Suprimir
Los perfiles obtienen los derechos individuales siguientes:
Perfil | Permisos administrativos | Permisos generales | Campos de índice | Permisos de superposición |
Editar | --- |
|
|
|
Leer | --- |
|
| --- |
Suprimir | --- |
| --- | --- |
Propietarios |
|
|
|
|
Los cuatro perfiles predeterminados «Editar», «Leer», «Suprimir» y «Proprietario» no se pueden cambiar. Sin embargo, sigue teniendo la opción de crear nuevos perfiles de archivador y de asignar usuarios.
Notas sobre permisos administrativos
Las secciones de la configuración del archivador mostradas dependen de los permisos administrativos del usuario.
Propietarios: Se muestran las cuatro secciones: General, Campos de base de datos, Diálogos, Permisos
Operador, Administrar diálogos, Gestionar permisos: Se muestran las cuatro secciones: General, Campos de base de datos, Diálogos, Permisos
Operador, Administrar diálogos: Se muestran General y Diálogo.
Operador, Gestionar Permisos: Se muestran General, Campos de base de datos, Permisos
Gestionar permisos: solo se muestra la sección Permisos
Administrar diálogos: solo se muestra la sección Diálogos
Instrucciones para asignar perfiles:
Para poder editar documentos, el usuario necesita los perfiles Editar y Leer.
Para poder imprimir documentos, se necesita el derecho "Leer", ya que el derecho de exportación está incluido en el perfil Leer.
Si un usuario que no es el creador de un archivador necesita editar el archivador, su propietario debe asignarle el permiso Admin.
Para que los usuarios puedan acceder a los documentos del archivador, deben tener asignados Diálogos además de permisos.
Más información sobre el sistema en DocuWare