El diálogo de almacenamiento se abre en el Web Client cuando se archiva un documento en el archivador. El usuario introduce las entradas de índice en los campos de diálogo. Si se necesitan menos campos para una operación de archivado, puede ocultarlos haciendo clic una vez en el símbolo del ojo.
Cambie la etiqueta si debe mostrarse una descripción diferente como nombre de campo en el diálogo. Por ejemplo, el campo "Número de documento" puede etiquetarse con "Número de factura" o "Número de albarán".
Haga clic en un campo de diálogo para cambiar la configuración del campo.
Dado que una tabla de índice se compone de varios campos (columnas), aquí no se muestra inicialmente ninguna opción en la vista general de los campos. Haga clic en la tabla de índice para configurar los campos de índice asociados. Por ejemplo, puede especificar si se muestra el total para una columna de tabla de índice. Un total es útil para las cantidades, por ejemplo, pero es menos útil si el campo contiene números de artículos.
Validación
Active la validación para asegurarse de que las entradas de índice sean plausibles o se hayan deletreado correctamente. Seleccione un servicio web basado en REST de la lista. Para conectar un nuevo servicio web con DocuWare, cambie al módulo Web Services.
ID para integraciones
El número de ID se asigna automáticamente cuando se crea el diálogo y no se puede modificar. El ID puede utilizarse, por ejemplo, para integrar el diálogo de almacenamiento en otra aplicación mediante programación o integración de URL (Más información).
Configuración de campos de diálogo para Intelligent Indexing
Para poder archivar en el Web Client con Intelligent Indexing Service, debe activar la opción como mínimo para una de las bandejas en la configuración de bandejas y seleccionar un diálogo de almacenamiento que haya configurado en la administración de archivadores para Intelligent Indexing.
Intelligent Indexing Service indexa automáticamente todos los documentos que llegan a esta bandeja. Al archivar los documentos de la bandeja, se abre el diálogo de almacenamiento. Las entradas de índice recomendadas por Intelligent Indexing ya se encuentran allí.
Consejos:
Asigne solamente una categoría de Intelligent Indexing a un campo de DocuWare si el contenido correspondiente también aparece en el documento.
Las categorías de Intelligent Indexing deben coincidir con los tipos de campos de DocuWare: por ejemplo, puede vincular información de fecha con los campos de fecha de DocuWare o categorías de datos numéricos, con campos numéricos. Esto aumenta la precisión de Intelligent Indexing.
Las columnas de las tablas de índice no requieren asignación. Puede usar unas cuantas facturas para que la función Intelligent Indexing aprenda de ellas. Las distintas partidas de la factura se aplican automáticamente como entradas individuales en el campo de tabla.
Intelligent Indexing para campos de tabla de índice solo está disponible para Intelligent Indexing como servicio en la nube, es decir, para todos los clientes de DocuWare Cloud y para los clientes con un sistema in situ e Intelligent Indexing como servicio web adicional. La función Intelligent Indexing no está disponible como servicio instalado localmente.
Propiedades de campo del diálogo de almacenamiento
El diálogo de almacenamiento permite configurar las siguientes propiedades de campo:
Nombre del campo en el diálogo
Cambie el nombre si debe aparecer una descripción diferente al nombre de campo. Por ejemplo, el campo "Número de documento" puede etiquetarse con "Número de factura" o "Número de albarán". Aquí se muestra "Nombre de columna en el diálogo" para los campos de las columnas de tabla.
Campo obligatorio
Los campos obligatorios garantizan la introducción de todos los datos de indexación importantes para un documento. Los diálogos de almacenamiento, búsqueda e índice pueden tener sus propios campos obligatorios. Por lo tanto, un campo de índice puede ser a la vez obligatorio y opcional dentro de un mismo archivador
Nota: Si un campo está oculto en el diálogo, la opción de campo obligatoria se desactiva automáticamente.
Entrada predefinida
La entrada seleccionada se introduce automáticamente en este campo. Si el campo ya se ha predefinido en las propiedades del campo de base de datos, la entrada predefinida aquí no se tiene en cuenta para el campo de diálogo.
Si no se selecciona una entrada predefinida, el campo se puede completar del modo deseado durante la indexación.
Son posibles las siguientes entradas predefinidas:
Personalizadas: Se define una entrada fija de manera explícita.
Dinámicas: Las entradas dinámicas hacen referencia a los campos de registro del archivador. Algunos ejemplos son el nombre de usuario largo o corto de la persona que archivó el documento o la dirección de correo electrónico del usuario. En función del tipo de campo, hay disponibles diferentes entradas dinámicas predefinidas.
Numeración automática: Los documentos pueden recibir automáticamente un número único como valor de índice cuando se archivan en el archivador. Al margen del usuario y el DocuWare Client que se utilicen, este número se asigna durante el proceso de archivado cuando se realiza la preindexación del documento. El valor se muestra tanto en el diálogo de almacenamiento como en el diálogo de índice, y se puede copiar para usos adicionales desde ahí.
En la ventana siguiente, puede seleccionar un rango numérico o crear uno. También puede definir el primer número que se utilizará. Para la asignación automática de los números subsiguientes, el número siempre se incrementa en uno. Siguiente valor muestra el número que se asignará al documento siguiente. De este modo, se asegura de tener siempre una visión general de cuántos números hay todavía disponibles.
En todo el archivador hay un rango numérico disponible para los campos de texto, número y número decimal. Para cada diálogo, puede indicar un campo con un rango numérico.
Solo lectura
El usuario no puede introducir una nueva entrada de índice si esta opción está activada. El documento se indexa con la entrada seleccionada arriba.
Máscara de campo
Las máscaras de campo facilitan la entrada de números de teléfono o formatos de fecha largos, por ejemplo. Puede crear una máscara de campo en DocuWare Configuration, en la Ayuda para la indexación.
Crear ... listas de selección
Las listas de selección de su organización se pueden activar para este campo. Las nuevas listas de selección se crean utilizando el signo +.
Asignación de listas de selección a campos
Las listas de selección proporcionan términos para las palabras de búsqueda o las entradas de índice en el Web Client. Ahora, las listas de selección se pueden crear en DocuWare Configuration > Ayuda para la indexación > Listas de selección.
Las listas de selección se asignan a los campos de los diálogos de búsqueda, los diálogos de almacenamiento y los diálogos de índice en el módulo Archivadores de DocuWare Configuration:
Tipo de listas de selección
Una lista de selección puede ser una tabla de una sola columna o de varias. En función del tipo de tabla, la lista de selección puede filtrarse o no.
Las listas de selección de una sola columna no se pueden filtrar, con la excepción de la lista de selección predeterminada.
Las listas de selección de varias columnas se pueden filtrar. Esto significa que solo se mostrarán en la lista de selección las entradas que coincidan con las entradas de otros campos de diálogo.
Si activa una lista de selección de varias columnas, solo se podrá utilizar esta lista de selección para el campo. Las demás listas de selección se desactivan automáticamente.
Tipo de listas de selección
Hay tres tipos de listas de selección: internas, fijas y externas.
Las listas de selección internas las genera el sistema. Hay una lista de selección individual predeterminada disponible automáticamente para cada campo. Esta lista contiene todas las entradas que se han introducido hasta el momento en este campo.
Las listas de selección fijas y externas se basan en datos de fuentes ajenas a DocuWare. Las fuentes pueden ser bases de datos o simples archivos de texto.
Una lista de selección fija se importa una vez a DocuWare y se archiva. Se puede acceder a ella rápidamente.
Las listas de selección externas se recuperan con cada entrada en el campo. La ventaja es que el estado de la lista de selección externa siempre es el mismo que el de la fuente.
En el caso de un campo de fecha y de número, elija siempre una lista de selección externa.
Solo lista de selección
Active esta opción si en el campo solo deben introducirse entradas de la lista de selección. De este modo, se evitan errores de escritura y ortografía.
Configuración de filtros
Las entradas de índice que muestra una lista de selección filtrada dependen de las entradas de otros campos. El filtrado se configura de forma distinta según si se aplica a la lista de selección predeterminada o a una lista de selección de varias columnas:
Lista de selección predeterminada
Para configurar el filtro para la lista de selección predeterminada, tiene a su disposición todos los demás campos del diálogo de almacenamiento actual. Active uno o varios campos para que la lista de selección predeterminada coincida con las entradas de estos campos.
Lista de selección de varias columnas
Para poder filtrar una lista de selección fija o externa, debe existir como tabla de varias columnas.
En primer lugar, en Columna que se usará, establezca la columna de la tabla que se utilizará como lista de selección para el campo actual.
A continuación, determine las condiciones para el filtrado.
A la derecha, puede seleccionar todos los campos del diálogo de almacenamiento actual. Defina uno.
A continuación, en la izquierda, seleccione la columna de la tabla externa con las entradas para este campo de diálogo.
Este es un ejemplo de filtrado de listas de selección de varias columnas.
Mostrar la configuración del filtro
Un filtro permite que solo se muestren en un campo índice las entradas de la lista de selección que coinciden con la entrada en otro campo. Por ejemplo, el campo «Empresa» puede ser el filtro del campo «Contacto». La lista de selección del campo Contacto solo muestra los contactos de la empresa preseleccionada.
Ahora, estas listas de selección filtradas también pueden usarse con los campos de tabla. Puede filtrar las entradas de los campos de la tabla con campos de índice o con otros campos de la tabla. Y a la inversa, las entradas de las listas de selección para campos de índice también se pueden coordinar con los contenidos de los campos de tabla. Para ello, seleccione el campo de la tabla y la respectiva columna de la tabla para la que debe filtrarse la lista de selección. La lista de selección de varias columnas se asigna para cualquier otro campo de índice.
El usuario puede activar o desactivar el filtrado en el Web Client.
El filtrado de los campos de diálogo de almacenamiento está desactivado de forma predeterminada en el Web Client. Esto significa que están disponibles las listas de selección completas para los campos. El usuario puede activar el filtrado con esta opción. La lista de selección de este campo dependerá de las entradas de otros campos.
Nota sobre los campos de la tabla
Los campos de la tabla constan de campos de índice organizados como una tabla. Los mismos ajustes están disponibles para los campos individuales de la tabla como para los otros campos de índice. Además, las columnas de la tabla están clasificadas de la siguiente manera. La fila superior representa la columna que se muestra en el extremo izquierdo de la tabla en el Web Client. La segunda fila es la columna de la derecha y así sucesivamente. Arrastre las entradas de arriba a abajo y viceversa para reagrupar las columnas. Utilice el símbolo del ojo que se ve a la derecha para mostrar/ocultar una columna de la tabla.