Canvas-Funktionen kompakt erklärt

Der Workflow-Canvas ist der primäre Arbeitsbereich im Workflow Designer. Workflow-Konfigurationen werden hier erstellt.

Um den Canvas zu öffnen, navigieren Sie zu DocuWare Konfigurationen > Zusammenarbeit > Workflow Designer > Dashboard.

Klicken Sie auf die Schaltflächen Neuer Workflow oder Bearbeiten, um den Arbeitsbreich zu öffnen.  

Hier ist ein Beispiel für den Arbeitsbereich von einem Workflow:

Jede Workflow-Konfiguration verfügt über einen eigenen Arbeitsbereich.

Verwenden Sie die Symbolleisten links und unten, um Aktivitäten hinzuzufügen und die Workflows zu konfigurieren. Jedes Werkzeug wird in der folgenden Liste kurz beschrieben.

1. Hinzufügen von Aktivitäten, Variablen und Überprüfen von Fehlern

Aktivitäten: Aufgaben, E-Mail und Bedingung sind Aktivitäten, die Sie dem Workflow hinzufügen können, indem Sie auf die entsprechenden Symbole in der linken Symbolleiste klicken. Sie können dann die Einstellungen jeder einzelnen Aktivität in deren Dialogfeld konfigurieren.

Listenansicht: Mit einem Klick auf dieses Symbol werden alle aktuell verwendeten Workflow-Aktivitäten als Liste angezeigt. Klicken Sie auf eine Aktivität, um direkt zu ihrer Position im Arbeitsbereich zu gelangen.

Variablen: Fügen Sie globale Variablen wie Text, Ganzzahl, Dezimalzahl, Datum, DateTime und mehr hinzu. Variablen sind Platzhalter für jede Art von Daten.

Validierung: Die roten Sternchen im Validierungsbereich weisen auf fehlende oder ungültige Einstellungen hin. Ein Workflow darf erst veröffentlicht werden, wenn alle Einstellungen korrekt vorgenommen wurden und kein rotes Sternchen mehr angezeigt wird.
Die Validierung erfolgt automatisch, um zu verhindern, dass Sie versehentlich fehlerhafte Workflows veröffentlichen. Klicken Sie auf eine Fehlermeldung, um den Fehler direkt zu beheben.
Sehen Sie an, wie die Validierung funktioniert (in englischer Sprache).

2. Mini-Karte: sich im Arbeitsbereich bewegen

Der Arbeitsbereich ist nicht in der Größe begrenzt, so dass Sie so viele Elemente hinzufügen können, wie Sie benötigen. Verwenden Sie die Karte, um sich auch in großen Workflow-Konfigurationen schnell zu bewegen.

Der sichtbare Bereich wird weiß hervorgehoben. Klicken Sie auf die Karte, halten und ziehen Sie, um zu verschiedenen Bereichen Ihres Workflows zu navigieren.

3. Verschieben, Rückgängig/Wiederherstellen und Aufgabenlisten

Wählen: Klicken Sie auf das Wählen-Symbol in der Werkzeugleiste am unteren Rand, um einen Aktivitätsdialog im Workflow auszuwählen, zu markieren oder zu verschieben.

Verschieben: Klicken Sie auf das Handsymbol und bewegen Sie es, um sich innerhalb des Canvas zu bewegen.

Aufgabenliste: Hier gestalten Sie die Aufgabenliste des Workflows im DocuWare Web Client. Sie können die Spalten sortieren, hinzufügen und entfernen und die Ergebnisliste auswählen, die für die Aufgabenliste verwendet wird.
Der Aufgabentyp selber wird in der Aktivität Aufgabe konfiguriert.

Der Screenshot zeigt ein Beispiel für eine Aufgabenliste im Web Client mit fünf Spalten.

Berechtigungen: Weisen Sie den DocuWare Benutzern und -Rollen die Designer und Controller-Berechtigungen zu.

Als Bild kopieren / Als Bild speichern: Wenn Sie auf eines der Symbole klicken, wird automatisch ein PNG-Screenshot aller Workflow-Elemente erstellt. Das Bild umfasst den gesamten Workflow, unabhängig von der aktuellen Zoomstufe, und schließt Symbolleisten oder Browserfenster aus.

Rückgängig / Wiederholen: Jeder Schritt, den Sie zum Konfigurieren des Workflows ausführen, wird hier aufgeführt. Klicken Sie auf einen vorherigen Schritt, um zu diesem Stand zurückzukehren. Alle nachfolgenden Schritte werden gelöscht. Mit Wiederholen wird eine Aktion rückgängig gemacht.
Sehen Sie sich ein Beispiel für die Verwendung von Rückgängig / Wiederherstellen an (in englischer Sprache).

Schließen oder Verlassen des Workflows

Die Schritte im Bereich Rückgängig/Wiederholen werden nur für die aktuelle Sitzung nachverfolgt. Wenn Sie den Workflow schließen, ist der bisherige Konfigurationsverlauf beim nächsten Öffnen des Workflows nicht mehr verfügbar.

Wenn Sie die Bearbeitung Ihres Workflows zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen möchten, verlassen Sie einfach die Arbeitsfläche, indem Sie zu einem anderen Workflow wechseln oder zum Dashboard zurückkehren.

4. Einstellungen und Veröffentlichung

Einstellungen: Blenden Sie die Konnektoren ein und aus, um einen besseren Überblick über die Verbindung zwischen den Workflow-Elementen zu erhalten. Dies kann nützlich sein, um in Konfigurationen mit vielen Elementen den Überblick zu behalten. Sie können die Workflow-Elemente auch erweitern oder reduzieren.

Sehen Sie sich an, wie sich Workflow-Elemente verbinden lassen (in englischer Sprache).

Speichersymbol: Das Speichern erfolgt automatisch. Um Konfigurationsschritte zu entfernen, gehen Sie zum Verlaufspanel Rückgängig / Wiederholen.

Die Versionsnummer bezieht sich auf die Workflow-Version, die aktuell im Canvas geöffnet ist. Wenn Sie einen Workflow veröffentlichen, wird die geänderte Konfiguration automatisch als neue Version gespeichert. Wechseln Sie zum Dashboard, um eine andere Workflow-Version auszuwählen.

Veröffentlichen: Durch das Veröffentlichen einer Konfiguration wird der Workflow aktiviert. Das heißt, sobald ein Dokument abgelegt wird, das die Triggerbedingungen erfüllt, wird die Konfiguration ausgeführt. Eine Veröffentlichung ist nur möglich, wenn in der Validierung keine Fehler festgestellt werden.

Die veröffentlichte Workflow-Konfiguration wird als eigene Version gespeichert.

5. Wechsel zu einem anderen Workflow

Jede Workflow-Konfiguration verfügt über einen eigenen Arbeitsbereich. Die Workflow-Konfigurationen, die Sie gerade bearbeiten oder anzeigen, werden als Registerkarten aufgeführt.

• Klicken Sie auf eine Registerkarte, um zu einer anderen Workflow-Konfiguration zu wechseln.

• Klicken Sie auf das Pfeilsymbol, um wieder zum Dashboard zu wechseln. Es ist nicht erforderlich, die Konfiguration zuerst zu schließen. Sie können die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen.
  

Sobald Sie die Workflow-Konfiguration schließen, wird die durchgeführte Bearbeitung aus der Verlaufspalette  Rückgängig/Wiederholen entfernt und kann später nicht mehr rückgängig gemacht werden.

6. Bearbeiten von Aktivitäten

Jede Aktivität, wie z.B. Ausgabe, Bedingung oder Datenzuweisung hat spezifische Einstellungen. Klicken Sie auf die jeweilige Aktivität, um den Aktionsdialog zu öffnen und die Einstellungen zu konfigurieren.

Unterstützte Versionen: DocuWare Cloud