Dashboard im webbasierten Workflow Designer

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Um den neuen webbasierten Workflow Designer zu starten, gehen Sie zu DocuWare-Konfiguration > Zusammenarbeit.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Workflow Designer“, um das Workflow Designer-Dashboard zu öffnen.

Alle Workflow-Konfigurationen, auf die Sie Zugriff haben, sind im Dashboard aufgelistet. Das Dashboard ist auch der Ausgangspunkt für die Erstellung und Bearbeitung eines Workflows oder für den Export und Import von Workflow-Konfigurationen. Das Dahsboard macht es einfach, alle Workflows zu verfolgen und zu kontrollieren. Sie können die Details des Workflows überprüfen, ohne eine Konfiguration zu öffnen.

Das Dashboard ist in folgende Abschnitte unterteilt:

  1. Archive

  2. Workflow-Karten

  3. Versionsübersicht

  4. Export und Import von Workflow-Konfigurationen

1 Workflow Designer – Archive

Benutzer sehen alle Archive und Workflows.

Alle Workflows basieren auf einem Dokument oder einem Datensatz, die zu einem Archiv gehören. Die Nummer neben dem Dateinamensnamen zeigt an, wie viele Workflows mit diesem Archiv verbunden sind.

Klicken Sie auf ein Archiv, um die Workflow-Konfigurationen in einer Kartenansicht zu sehen.

2 Workflow-Karten

Jede Workflow-Konfiguration wird in einer Kartenansicht auf der Zielseite des Workflow Designers dargestellt.

Jeder Workflow basiert auf einer Workflow-Konfiguration. In einer Workflow-Konfiguration legen Sie beispielsweise den Trigger fest, welche Aufgaben innerhalb eines Workflows erledigt oder welche Entscheidungen getroffen werden müssen. Jedes Mal, wenn ein Workflow ausgelöst und ausgeführt wird, wird die Workflow-Konfiguration angewendet.

Greifen Sie auf die Workflow-Karten zu, um eine Workflow-Konfiguration zu bearbeiten, zu duplizieren oder zu löschen.

Geben Sie einen Workflow-Namen und eine Beschreibung ein

Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um einen Namen und eine Beschreibung für die Workflow-Konfiguration einzugeben.

Der Name der Workflow-Konfiguration muss eindeutig sein.

Benutzer können diesen Namen im Web Client an zwei Stellen sehen:

  • in der Workflow-Historie

    Workflow-Name als Eintrag in der Aufgabenliste im Web Client

  • und im Aufgabenbereich:  

    Workflow-Name als Eintrag in der Aufgabenliste im Web Client

     

    Workflow-Konfiguration bearbeiten

    Zum Erstellen, Bearbeiten und Duplizieren einer Workflow-Konfiguration benötigt der Benutzer die Berechtigung eines Designers.  

    Lesen Sie mehr über die Berechtigung des Designer im Artikel über den Workflow Designer als Desktop-App.  

    Workflow-Konfiguration duplizieren

    Sie benötigen die Designer-Berechtigung, um eine Workflow-Konfiguration zu duplizieren.

    Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Kopie an.

    Workflow-Konfiguration löschen

    Sie benötigen die Designer-Berechtigung, um eine Workflow-Konfiguration zu löschen.

    Ein Workflow kann nur gelöscht werden, wenn keine aktiven Instanzen vorhanden sind.

    Veröffentlicht/Unveröffentlicht

    Ein veröffentlichter Workflow ist für autorisierte Benutzer verfügbar. Es können nur Workflows ausgelöst werden, die auf einer veröffentlichten Workflow-Konfiguration basieren.  

    Workflow-GUID

    Jede Workflow-Konfiguration hat eine eindeutige Nummer. Dies ist nützlich, wenn Sie beispielsweise auf einen Workflow über API zugreifen müssen.

3 Versionen

Im Abschnitt Version werden alle Versionen einer Workflow-Konfiguration aufgelistet.

Mehrere Versionen können als Entwicklungshistorie des Workflows verwendet werden, um die Änderungen nachzuverfolgen. Auch können Sie zur vorherigen Version einer Workflow-Konfiguration wechseln.

Wenn Sie eine Workflow-Konfiguration bearbeiten, wird die geänderte Konfiguration automatisch als neue Version gespeichert.

Beispiele:

  • Wenn Sie zum ersten Mal eine Workflow-Konfiguration erstellen und veröffentlichen, wird eine Version dieses Workflows erstellt.

  • Später möchten Sie die Workflow-Konfiguration einem anderen Benutzer zuweisen. Sie öffnen die Workflow-Konfiguration, bearbeiten sie und speichern sie. So wird die zweite Version des Workflows erstellt.

Der Ansichtsmodus ist zum Beispiel nützlich, wenn Sie überprüfen wollen, wie der Prozess zu einem früheren Zeitpunkt strukturiert wurde. Nur die aktuelle Workflow-Version wird im Bearbeitungsmodus geöffnet.

Mit der Schaltfläche Als Version bearbeiten können Sie eine unveröffentlichte Version bearbeiten, die dann die aktuelle Version ersetzt.

Veröffentlichen Sie die zweite Version eines Workflows, wenn Sie ihn anwenden möchten. Wenn Sie es nicht veröffentlichen, wird die erste Version weiterhin ausgeführt.

Workflow-Instanzen

Jeder Start eines Workflows erzeugt eine neue Instanz eines Workflows. Beispielsweise wird jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter die Genehmigung einer neuen Rechnung anfordert, eine neue Instanz dieses Workflows erstellt. Die Zahl „5“ unter „Instanzen“ würde bedeuten, dass der Workflow fünfmal ausgelöst wurde und die zugehörigen Workflows noch nicht abgeschlossen sind.
Ein Workflow kann nur gelöscht werden, wenn alle Instanzen dieses Workflows gestoppt wurden.

Nicht mehr als 100 Dokumente in einer Workflow-Instanz

Jedes Mal, wenn ein Workflow ausgeführt wird, wird eine Workflow-Instanz erstellt.

Wenn Sie beispielsweise zehn Dokumente mit denselben Auslösebedingungen hinzufügen, werden zehn Instanzen gestartet. Sobald der Workflow abgeschlossen ist, ist auch die Instanz abgeschlossen. Laufende Instanzen sind von Änderungen an der Konfiguration des Workflows nicht betroffen.

Workflows können nur für bis zu 100 Dokumente pro geplantem Start gestartet werden, um eine optimale Leistung des DocuWare-Systems zu gewährleisten. Sie können diese Nummer ändern, indem Sie die Datei

C:\Program Files (x86)\DocuWare\Background Process Server\DocuWare.BackgroundProcessService.LongLiving.GenericProcess.x86.exe.config

öffnen und den Wert („100“) in der folgenden Zeile ändern:

<add key="ScheduledWorkflowMaxDocumentCount" value="100" />s hier

4 Export und Import von Workflows

Konfigurationen von Workflows können als JSON-Dateien exportiert und importiert werden. Dies ist zum Beispiel nützlich, wenn ein Administrator denselben Workflow in einem anderen DocuWare System erstellen muss.

Um Workflows zu exportieren und zu importieren, folgen Sie diesen Schritten:

  • Wählen Sie eine oder mehrere Workflow-Konfigurationen.

  • Klicken Sie Exportieren

  • Wählen Sie einen Speicherort.

  • Importieren Sie eine Workflow-Konfiguration durch Auswahl der JSON-Datei.
    Wenn Sie eine Datei mit mehr als einem Workflow ausgewählt haben, werden Sie nach jedem Workflow gefragt, wie Sie fortfahren möchten:

    1. Importieren als neuer Workflow: Der Workflow wird der Liste des ausgewählten Archivs hinzugefügt.

    2. Importieren als Version eines vorhandenen Workflows:

      1. Wenn der bestehende Workflow veröffentlicht wird, wird automatisch eine neue Version dieses Workflows erstellt.

      2. Wenn der vorhandene Workflow nicht veröffentlicht ist, wird die letzte Version (die aktuelle) durch den Import überschrieben.

  • Geben Sie die Zugangsdaten für die Workflows ein.