Einen Workflow auslösen

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Die Aktivität Auslöser bestimmt, wann ein Workflow gestartet werden soll.

Um den Auslöser - auch Trigger genannt - eines Workflows zu konfigurieren, wechseln Sie zu DocuWare Konfigurationen > Kollaboration > Workflow Designer. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Workflow oder auf Bearbeiten, um einen vorhandenen Workflow in der Arbeitsfläche zu öffnen.

Für einen neuen Workflow wird automatisch ein Auslöser hinzugefügt:  

Einen Auslöser konfigurieren

Es gibt zwei Arten von Auslösern, bzw. Triggern:

  1. Dokument-Ereignis: Der Workflow startet, wenn ein neues Dokument in einem Archiv abgelegt wird oder Indexdaten eines bereits archivierten Dokuments geändert werden.

  2. Zeitsteuerung: Es wird ein neues Dokument abgelegt, oder es werden bestimmte Indexwerte für das auslösende Dokument geändert. Zudem wird der Workflow nach einem Zeitplan ausgeführt.

1. Dokument-Ereignis

Für den Trigger Dokument-Ereignis stehen drei Typen zur Verfügung:

  1. Dokument-Ereignis > Neues Dokument

    • Beispiel: Eine neue Rechnung wird in einem Archiv abgelegt, wodurch ein Workflow ausgelöst wird.

  2. Dokument-Ereignis > Indexänderungen

    • Beispiel: Der Indexwert für den Status einer archivierten Rechnung wird von “Neu” auf “Genehmigt” geändert, wodurch der Workflow ausgelöst wird.  

    • Optional können Sie zusätzlich Kriterien für das Dokument definieren, die erfüllt sein müssen, bevor der Index geändert wird.

      • Beispiel: Es werden nur Rechnungen von bekannten Lieferanten zur sofortigen Bearbeitung vorgemerkt. Wenn die Rechnung von einem neuen Lieferanten stammt, löst sie dagegen einen Workflow für zusätzliche Prüfungen aus.

  3. Dokument-Ereignis > Neues Dokument oder Indexänderungen

    • Beispiel: Eine neue Rechnung oder eine vorhandene Rechnung, deren Status von “Neu” auf “Genehmigt” aktualisiert wurde, löst einen Workflow aus.

Lesen Sie mehr über das Filtern von Dokumenten anhand von Indexbegriffen.

Darüber hinaus können Sie den Auslöser Dokument-Ereignis an die Bedingung binden, dass das Dokument im Workflow mit einer Formularvorlage erstellt wurde.

Im folgenden Kasten erfahren Sie mehr über eine Formularvorlage als Auslöser:

Formularvorlage als Trigger

Damit ein Formularvorlage einen Workflow auslösen kann, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

  • Einer der vorherigen Auslöser ist erfüllt, z. B. das Hinzufügen eines Dokuments oder das Ändern von Indexdaten.

  • Das Formular ist eine Formularvorlage mit Füllbereichen. Es ist als ausfüllbares PDF in einem Archiv abgelegt.

Wenn in DocuWare Forms die Option Als ausfüllbares PDF speichern aktiviert ist, können die Füllbereiche eines Formulars in der Workflow-Aktivität Daten zuweisen angezeigt werden.

Beispiel: Nach Vertragsunterzeichnung trägt ein neuer Mitarbeiter die Stammdaten in ein Formular ein, sendet es ab. Die E-Mail-Adresse wird später beim Onboarding eingerichtet und über einen Workflow automatisch in das Formular eingetragen.

Es können nur leere Füllbereiche über einen Workflow gefüllt werden.

Hinweis: Wenn Sie einen Workflow erstellen, benötigen Sie die Berechtigung Verwenden für die Konfiguration der Formularvorlage. Andernfalls wäre die Konfiguration der Formularvorlage für Sie im Workflow-Designer nicht sichtbar.

Vergeben Sie die Berechtigung Verwenden in DocuWare Konfigurationen > Erfassen > Formulare.

2. Zeitsteuerung

Für den Auslöser Zeitsteuerung gelten die gleichen Regeln wie für das Dokumentereignis. Anstatt jedoch sofort auszulösen, wenn ein neues Dokument abgelegt oder die Indexdaten geändert werden, startet der Workflow erst, wenn zusätzliche Zeitbedingungen erfüllt sind.

Es gibt drei Zeitoptionen:

  • Täglich

  • Wöchentlich

  • Monatlich

Ausgaben

Im Bereich Ausgaben eines Auslösers können Sie Dokumente an verschiedene Aktivitäten innerhalb eines Workflows weiterleiten und die Weiterleitung an Bedingungen knüpfen.

Sie können z. B. festlegen, dass eine Rechnung mit einem Betrag von mehr als 10.000 vom Abteilungsleiter genehmigt wird, während andere Rechnungen auf Teamleiterebene genehmigt werden.

Dieser Artikel gilt für folgende DocuWare Versionen:

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