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Auslöser oder Trigger bestimmen, wann ein Workflow beginnen soll.
Es gibt zwei Typen von Auslösern:
Dokumentenereignis: Der Workflow wird gestartet, wenn ein neues Dokument in einem Archiv oder Indexdaten eines bereits archivierten Dokuments gespeichert wird.
Zeitplan: Für diesen Trigger müssen zwei Bedingungen erfüllt werden.
Der Workflow wird nach einem Zeitplan ausgeführt
UND
Ein neues Dokument wird gespeichert oder bestimmte Indexwerte für das auslösende Dokument werden geändert.
Dokument-Ereignis
Es stehen drei Optionen für das Document-Ereignis-Auslöser zur Verfügung:
Dokument-Ereignis > Neues Dokument
Beispiel: Eine neue Rechnung wird in einem Archiv gespeichert, was einen Workflow auslöst.
Dokument-Ereignis > Indexänderungen
Beispiel: Der Wert für das Indexfeld Status ändert sich von Neu auf Genehmigt für bestehende Dokumente.
Optionale Kriterien: Sie können spezifische Kriterien für das Dokument definieren, bevor der Index geändert wird.
Beispiel: Nur Rechnungen bekannter Anbieter werden zur sofortigen Bearbeitung markiert. Wenn die Rechnung von einem neuen Lieferanten stammt, löst sie einen Verifizierungs-Workflow für zusätzliche Prüfungen aus.
Dokument-Ereignis > Neues Dokument oder Indexänderungen
Auslösername in der Start-Aktion: Speichern und Aktualisieren.
Beispiel: Ein Dokument löst einen Workflow aus, wenn es sich um eine neue Rechnung oder eine bestehende Rechnung mit einem Status handelt, der von „neu“ auf „geprüft“ aktualisiert wurde.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Dokumente anhand von Indexkriterien filtern können (Inhalt in Kürze verfügbar).
Formular als Auslöser zusammenführen
Zusätzlich können Sie den Dokument-Ereignis-Auslöser an die Bedingung knüpfen, dass das Dokument mit einem Formularvorlage erstellt wurde.
Dazu sind folgende Bedingungen zu erfüllen:
Einer der vorherigen Auslöser wird erfüllt, z. B. das Hinzufügen eines Dokuments oder das Ändern von Indexdaten.
Das Formular ist eine Formularvorlage mit Einfügebereichen und wird als ausfüllbares PDF in einem Archiv gespeichert.
Indem Sie diese Option aktivieren, erlauben Sie die Anzeige von Einfügebereichen während einer Datenzuweisung-Aktion. Nur leere Einfügebereiche können ausgefüllt werden.
Beispiel: Nach der Vertragsunterzeichnung gibt ein neuer Mitarbeiter die Stammdaten in eine Fomularvorlage ein und sendet sie ab. Die E-Mail-Adresse wird später während des Onboardings eingerichtet und automatisch im Formular über einen Workflow eingegeben.
Hinweis: Wenn Sie einen Workflow erstellen, benötigen Sie die Verwenden-Berechtigung für die Konfiguration der Formularvorlage. Andernfalls wäre die Konfiguration der Formularvorlage für Sie im Workflow Designer nicht sichtbar.
Die Verwenden-Berechtigung kann in DocuWare-Konfiguration > Formulare zugewiesen werden.
Zeitplan
Für einen geplanten Auslöser gelten die gleichen Regeln wie für das Dokument-Ereignis. Der Workflow wird jedoch nicht sofort ausgelöst, wenn ein neues Dokument gespeichert oder die Indexdaten geändert werden, sondern erst, wenn zusätzliche Zeitbedingungen erfüllt sind.
Es gibt drei Zeitoptionen für einen geplanten Auslöser:
Täglich oder an bestimmten Tagen
Wöchentlich oder in bestimmten Wochen
Monatlich oder in bestimmten Monaten
Auslösebedingungen
Mit Auslösebedingungen können Sie Dokumente innerhalb eines Workflows an verschiedene Aufgaben oder Aktionen weiterleiten.
Beispielsweise möchten Sie vielleicht, dass eine Rechnung mit einem Betrag von mehr als 10.000 vom Abteilungsleiter genehmigt wird, während andere Rechnungen auf Teamleiterebene genehmigt werden.