Eine Aktivität ist ein einzelner Arbeitsschritt in einem Workflow. Sie kann das Workflow-Dokument automatisch weiterleiten, dessen Indexdaten ändern oder eine Benutzerentscheidung einholen.
Um den Workflow zu modellieren, platzieren Sie die erforderlichen Aktivitäten per Drag-and-Drop auf der Arbeitsfläche. Für jede Aktivität öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die passenden Eigenschaften festlegen.
Anschließend verbinden Sie die Aktivitäten miteinander; so entsteht der Ablauf, dem das Dokument Schritt für Schritt folgt.
Alle Aktivitäten und Einstellungen werden in einer Workflow-Konfiguration gespeichert. Sobald Sie diese Konfiguration veröffentlichen, kann der Workflow ausgelöst werden.
Die Workflow-Aktivitäten finden Sie unter DocuWare Konfigurationen > Zusammenarbeit > Workflow Designer > Arbeitsfläche. Klicken Sie in der Werkzeugleiste links auf eine Aktivität, um sie den Workflow einzufügen:
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Nachfolgend werden die Aktivitäten kurz beschrieben:
Start
Die Aktivität Start wird automatisch angezeigt, wenn Sie eine neue Workflow-Konfiguration im Arbeitsbereich erstellen. Der Workflow Designer setzt den Auslöser für den Workflow und stellt die Zugangsdaten eines Workflow-Benutzers zur Verfügung. Die Zugangsdaten werden zur Durchführung einer automatischen Operation während des gesamten Workflows verwendet und daher benötigt der Workflow-Benutzer die entsprechenden Berechtigungen, um alle Aktionen wie zum Beispiel das Ändern von Indexdaten durchzuführen.
Konfigurationsschritte: Berechtigungen – Auslöser – Ausgaben
Lesen Sie mehr zum Auslöser eines Workflows
Aufgabe
Eine Aufgabe erfordert immer die manuelle Interaktion und oft die Entscheidung eines DocuWare Benutzers, um sie abzuschließen. Als Designer können Sie Stempel, Informationen und Dialogfelder bereitstellen, die der Entscheidungsträger zur Erfüllung seiner Aufgabe verwenden kann.
Beispiel: Rechnungen genehmigen oder ablehnen
Konfigurationsschritte: Methode – Entscheidung – Verhalten
Lesen Sie mehr zur Konfiguration von Aufgaben.
Senden Sie eine Nachricht von Workflow-Updates an Kollegen mit oder ohne DocuWare Zugang.
Beispiel: Der Abteilungsleiter wird automatisch benachrichtigt, wenn ein Teamleiter eine Rechnung mit einem Betrag von mehr als 10.000 genehmigt.
Konfigurationsschritte: Methode – Fehler.
Parallele Aufgabe
Die Parallele Aufgabe ähnelt der Aufgabe. Aber eine parallele Aufgabe erfordert, dass identische Aufgaben von mehreren Mitarbeitern ausgeführt werden, bevor der Workflow fortgesetzt werden kann.
Beispiel: Die Teilbeträge einer Rechnung mit unterschiedlichen Kostenstellen sollen genehmigt oder abgelehnt werden. Die Rechnung kann erst nach Genehmigung aller Teilbeträge vollständig bezahlt werden.
Konfigurationsschritte: Methode – Entscheidung – Verhalten.
Lesen Sie mehr zur Konfiguration von Aufgaben und Parallelen Aufgaben.
Bedingung
Eine Bedingung ist eine automatische Entscheidung, die auf Regeln basiert. Sie leitet das Dokument im Workflow gemäß einer oder mehreren Bedingungen weiter.
Beispiel: Der Rechnungsbetrag wird automatisch geprüft und je nach Summe weitergeleitet.
Konfigurationsschritte: Ausgänge – Fehler
Lesen Sie mehr zur Konfiguration von Bedingungen.
Daten zuweisen
Die Aktivität Daten zuweisen kann automatisch die Indexdaten eines archivierten Dokuments ändern.
Beispiel: Sobald eine Rechnung genehmigt wird, wird das Indexfeld „Bestellnummer“ mit der entsprechenden Bestellnummer aus dem ERP-System ausgefüllt.
Konfigurationsschritte: Datenzuweisung – Fehler
Lesen Sie mehr zur Konfiguration von Datenzuweisungen.
Webservice
Verwenden Sie einen REST- oder SOAP-Webservice, um Daten in DocuWare mit externen Plattformen wie ERP oder CRM auszutauschen.
Beispiel: Sobald eine Rechnung in DocuWare genehmigt wurde, wird der Status der Rechnung in der Buchhaltungssoftware als „zahlungsbereit“ markiert.
Konfigurationsschritte: Methode – Fehler
Warten auf Ereignis
Lassen Sie den Workflow anhalten, bis bestimmte Dokumente gespeichert oder Indexwerte gendert wurden. .
Beispiel: Der Workflow für eingehende Rechnungen wird erst dann zum Zahlungsablauf übertragen, wenn der zur Rechnung gehörende Lieferschein gespeichert ist.
Konfigurationsschritt: Methode
Zeitverzögerung
Setzen Sie eine feste Wartezeit, nach deren Ablauf die nächste Aktivität ausgeführt wird. Zeitverzögerungen stellen sicher, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind, bevor das Dokument zum nächsten Schritt übergeht.
In der Aktivität Zeitverzögerung geben Sie die gewünschte Anzahl von Tagen, Stunden oder Minuten entweder direkt im Dialog oder mithilfe einer Variablen vom Typ Datum/Uhrzeit an.
Die maximale Wartezeit beträgt 365 Tage.
Beispiel 1: Fügen Sie ein Feld ein, mit dem Ihre Mitarbeiter sich selbst Workflow-Aufgaben als Wiedervorlagen zuweisen können.
Beispiel 2: Wenn Sie einen Web Service für einen Scheck ausführen, können Sie eine Wiederholung für den nächsten Tag veranlassen, z. B. wenn das Ergebnis negativ ist.
Beispiel 3: Verzögern Sie einen Workflow, um beispielsweise auf eine Antwort von einem externen System zu warten.
Konfigurationsschritte: Typ – Timeout