Manche Änderungen lassen sich in DocuWare nicht am Dokument selbst vornehmen. Ein Preis in einer Tabelle oder ein Absatz in einem Vertrag muss in dem Programm geändert werden, mit dem das Dokument erstellt wurde.
DocuWare öffnet ein solches Dokument in seiner nativen Anwendung, entweder in Microsoft 365 for the web oder in einem Programm, das auf Ihrem Computer installiert ist. Ihre Änderungen kommen beim Speichern nach DocuWare zurück, und während Sie am Dokument arbeiten, ist es für Ihre Kollegen gesperrt.
Unterstützte Versionen: DocuWare Cloud + nur neuer DocuWare Client
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Wenn Sie den klassischen DocuWare Client kennen
Öffnen Sie im klassischen Client den neuen DocuWare Client über den Link Neues DocuWare öffnen. Das Bearbeiten in einer nativen Anwendung funktioniert wie dort: Es muss nichts erneut eingerichtet werden, Ihre Berechtigungen sind dieselben, und Sie wählen weiterhin zwischen Microsoft 365 for the web und dem Programm auf Ihrem Computer. Neu ist nur die Kennzeichnung Schreibgeschützt für Dokumente, die Sie nicht ändern können.
Der neue DocuWare Client steht vorerst nur in DocuWare Cloud zur Verfügung. On-Premises-Systeme arbeiten weiterhin mit dem klassischen Client.
Ein Dokument zum Bearbeiten öffnen
Sie öffnen ein Dokument zum Bearbeiten über die Kopfzeile des Viewers oder über das Kontextmenü des Dokuments in einer Ergebnisliste oder einem Briefkorb. Welche Option Sie sehen, hängt vom Dateityp ab.
Microsoft Office Dokumente: Sie können zwischen In Desktop-App bearbeiten und In Microsoft for web bearbeiten wählen.
Alle anderen Dokumente, zum Beispiel PDF-Dateien: Es wird nur In Desktop-App bearbeiten angeboten.
Die beiden Optionen unterscheiden sich darin, wo bearbeitet wird:
In Microsoft for web bearbeiten öffnet das Dokument in der passenden Microsoft 365 Webanwendung. Auf Ihrem Computer muss nichts installiert sein, und Sie benötigen keine eigene Microsoft 365 Lizenz.
In Desktop-App bearbeiten öffnet das Dokument in der Anwendung, die auf Ihrem Computer installiert ist: bei einem Office-Dokument die Microsoft Office Anwendung und bei jedem anderen unterstützten Dateityp das Programm, das Ihr Computer standardmäßig für diesen Dateityp verwendet.
Der Weg über die Desktop-App setzt voraus, dass die Desktop App Edit & Send installiert ist und läuft. Fehlt sie oder läuft sie nicht, weist eine Meldung darauf hin und das Dokument wird nicht geöffnet.
Ihre Änderungen speichern
Ihre Änderungen erreichen DocuWare, sobald Sie in der nativen Anwendung speichern. Was mit dem abgelegten Dokument geschieht, hängt vom Archiv ab. Bei automatischer Versionsverwaltung entsteht eine neue Version und die vorherige bleibt erhalten. Ohne sie ersetzt das geänderte Dokument das abgelegte.
Wenn Sie in einer Desktop-App bearbeiten, entsteht die neue Version erst, nachdem Sie das Dokument geschlossen haben. Ein Speichern bei geöffnetem Dokument erzeugt keine Version. Schließen Sie das Dokument daher, wenn Sie fertig sind.
Während Sie ein Dokument bearbeiten, ist es für andere Benutzer gesperrt, höchstens 48 Stunden lang. Kollegen sehen es in dieser Zeit als Schreibgeschützt.
Wenn ein Dokument nicht bearbeitet werden kann
Ein Dokument, das nicht geändert werden darf, trägt im Viewer neben seinem Namen die Kennzeichnung Schreibgeschützt. Zeigen Sie auf die Kennzeichnung, um den Grund zu sehen:
Auf das Dokument wurde ein Signaturstempel gesetzt.
Sie sehen eine frühere Version des Dokuments, nicht die aktuelle.
Ein anderer Benutzer bearbeitet das Dokument gerade.
Sie sind in diesem Archiv nicht berechtigt, Dokumentinhalte zu bearbeiten.
Hinweise für Administratoren
Wie im klassischen Client erfordert das Bearbeiten in einer nativen Anwendung keine besondere Konfiguration. Ob ein Benutzer es nutzen kann, entscheiden die Archivberechtigungen, die Lizenz und die Software auf dem Computer des Benutzers.
Edit & Send: Diese Desktop App wird auf dem Computer des Benutzers für das Bearbeiten in einem lokal installierten Programm benötigt, für Microsoft Office ebenso wie für andere Dateitypen. Das Bearbeiten in Microsoft 365 for the web benötigt weder die Desktop App noch eine Microsoft 365 Lizenz für den Benutzer.
Ob eine Bearbeitung eine neue Version erzeugt oder das Dokument überschreibt, hängt vom automatischen Versionsmanagement des Archivs ab. Bei einer Desktop-App wird die Version geschrieben, wenn der Benutzer das Dokument schließt, nicht beim Speichern.
Ein geöffnetes Dokument ist bis zu 48 Stunden für andere Benutzer gesperrt. Ein Benutzer, der ein Dokument geöffnet lässt, blockiert es daher für den Rest des Teams, bis die Sperre abläuft.