Indexeinträge sind die Feldwerte, mit denen ein Dokument abgelegt wird, zum Beispiel Firma, Dokumenttyp, Rechnungsdatum oder Status. Indexeinträge entscheiden darüber, ob ein Dokument später wiedergefunden wird. Außerdem dienen sie dazu, ein Dokument zum Beispiel in einen Workflow einzubinden.
Die meisten Indexeinträge entstehen beim Ablegen des Dokuments, manuell oder automatisch. Sie bearbeiten sie nachträglich, wenn sich etwas geändert hat oder nie richtig war: Ein Status wechselt von offen zu bezahlt, ein Dokument wurde mit der falschen Firma indexiert, ein Feld ist leer geblieben. Die Änderung gilt für das abgelegte Dokument, sodass es von da an alle unter den neuen Werten finden.
Indexeinträge öffnen sich immer schreibgeschützt. Wenn Sie berechtigt sind, sie zu ändern, bietet der Dialog eine Schaltfläche Bearbeiten. Um dorthin zu gelangen, benötigen Sie ein Dokument. Öffnen Sie also Suche in der linken Seitenleiste des DocuWare Clients und führen Sie eine Suche aus.
Unterstützte Versionen: DocuWare Cloud + nur neuer DocuWare Client
Auf dieser Seite
Wenn Sie den klassischen DocuWare Client kennen
Öffnen Sie im klassischen Client den neuen DocuWare Client über den Link Neues DocuWare öffnen. Ihre Indexdialoge sind dieselben wie im klassischen DocuWare. Dies sind die Unterschiede.
One Click Indexing kann Tabellenfelder zur Zeit noch nicht füllen. Die Hervorhebung des ausgewählten Textes ist eingeschränkt.
Werte in einer Auswahlliste filtern ist in einem Indexdialog noch nicht möglich. Das Kontrollkästchen zum Filtern in einem Feld-Dropdown fehlt, sodass eine Auswahlliste Werte anbieten kann, die nicht zu Ihren übrigen Einträgen passen.
Der Indexdialog richtet sich nicht mehr nach der Suche. Im klassischen Client wurde er aus dem Suchdialog und der Ergebnisliste abgeleitet. Eine Suche über mehrere Archive hat keinen solchen eindeutigen Weg. Deshalb öffnet der neue DocuWare Client den Standard-Indexdialog des Archivs. Im Dialog Indexeinträge bearbeiten können Sie bei Bedarf einen anderen Indexdialog auswählen.
Dialoge sind nach Ergebnislisten benannt, aber Indexdialoge haben keine eigenen Namen, daher zeigt die Auswahlliste die Namen der passenden Ergebnislisten, zum Beispiel Standard-Ergebnisliste.
Der neue DocuWare Client steht vorerst nur in DocuWare Cloud zur Verfügung. On-Premises-Systeme arbeiten weiterhin mit dem klassischen Client.
Mehr zu Aktuellen Einschränkungen des neuen DocuWare Clients
Die Indexeinträge eines Dokuments öffnen
Es gibt zwei Wege, die Indexeinträge eines Dokuments zu öffnen:
Wählen Sie in einer Ergebnisliste die drei Punkte am Ende der Dokumentzeile und dann Indexeinträge anzeigen. Das funktioniert genauso wie im klassischen DocuWare.
Im Viewer verwenden Sie die Funktion Indexeinträge bearbeiten.
Indexeinträge bearbeiten
Der Indexdialog öffnet sich im Ansichtsmodus. Wenn Sie berechtigt sind, Indexeinträge zu ändern, bietet er eine Schaltfläche Bearbeiten.
Alle für das Archiv konfigurierten Feldtypen stehen Ihnen beim Bearbeiten weiterhin zur Verfügung, zum Beispiel Auswahllisten und Eingabemasken.
Leere Felder sind standardmäßig ausgeblendet, sodass Sie nur die Werte sehen, die ein Dokument tatsächlich hat. Verwenden Sie das Augensymbol neben Indexeinträge, um sie einzublenden, zum Beispiel wenn Sie ein nie gefülltes Feld ergänzen möchten.
Indexeinträge gehören zum abgelegten Dokument, nicht zu Ihrer Ansicht davon. Alle mit Zugriff auf das Dokument sehen Ihre Änderungen, und Dokumente werden von da an über die neuen Werte gefunden.
Indexeinträge aus dem Dokument übernehmen
Vieles von dem, was in die Indexfelder gehört, steht bereits auf dem Dokument, und das Dokument ist direkt neben dem Dialog geöffnet. Mit One Click Indexing übernehmen Sie die Werte von der Seite, statt sie erneut einzutippen.
Wählen Sie Bearbeiten. Das Symbol One Click Indexing erscheint neben Indexeinträge und ist nur im Bearbeitungsmodus vorhanden.
Klicken Sie auf das Symbol, um One Click Indexing einzuschalten.
Wählen Sie das Indexfeld, das den Wert erhalten soll.
Markieren Sie den Text im Dokument oder ziehen Sie darüber, um eine längere Passage zu übernehmen.
Den Indexdialog auswählen
Welche Felder Sie sehen, hängt vom Indexdialog ab. Jedes Dokument startet mit dem Standard-Indexdialog seines Archivs, und Sie wechseln zu einem anderen Dialog, wenn Sie andere Felder benötigen.
Indexdialoge haben keine eigenen Namen, daher zeigt die Auswahlliste die Namen der passenden Ergebnislisten, zum Beispiel Standard-Ergebnisliste.
Hinweis für Administratoren
Der Indexdialog wird auf dieselbe Weise konfiguriert wie im klassischen DocuWare, siehe Archiv-Hilfe.