Der DocuWare E-Invoicing Service verbindet Ihre juristische Person, zum Beispiel ein Unternehmen, mit länderspezifischen E-Rechnungsnetzwerken und Steuerbehörden, um konforme E-Rechnungen zu senden und zu empfangen.
Nachdem Ihre juristische Person für den DocuWare E-Invoicing Service registriert wurde, verbinden Sie diese mit DocuWare und konfigurieren, wie E-Rechnungen gesendet und empfangen werden. Führen Sie diese Konfiguration für jede registrierte juristische Person separat durch.
Die Voraussetzungen für den E-Invoicing Service finden Sie im Artikel Überblick: DocuWare E-Invoicing Service.
Hinweise zum Einrichten von Workflows für eingehende und ausgehende E-Rechnungen finden Sie im Artikel So richten Sie Workflows für den DocuWare E-Invoicing Service ein.
1. Neuen E-Invoicing Service einrichten
Gehen Sie zu DocuWare Konfigurationen > Integrationen > E-Invoicing.
Wählen Sie Neuer E-Invoicing Service.
Geben Sie einen eindeutigen Namen für diese Konfiguration ein. Verwenden Sie einen Namen, der die juristische Person und ihren Zweck eindeutig kennzeichnet, zum Beispiel „DE | Firmenname". Der Konfigurationsname wird auch als Workflow-Variable
ConfigurationNameverwendet, um in einem DocuWare Workflow auf die E-Invoicing-Service-Konfiguration zu verweisen.Vervollständigen Sie die Konfiguration Registerkarte für Registerkarte wie unten beschrieben.
2. Speichern und aktivieren
Wenn Sie alle Konfigurationsregisterkarten vervollständigt haben, wählen Sie Speichern. DocuWare prüft die Konfiguration und die Verbindung und zeigt das Ergebnis an:
Successfully connected: Die Konfiguration wurde gespeichert. Wählen Sie See provider overview, um zur E-Invoicing-Übersicht zurückzukehren, oder folgen Sie den Links, um mit der Einrichtung im Workflow Designer fortzufahren.
Fehler: Es wird eine Meldung angezeigt, die angibt, welche Einstellung korrigiert werden muss. Korrigieren Sie die angezeigten Felder und wählen Sie erneut Speichern.
Aktivieren Sie die Konfiguration nach dem erfolgreichen Speichern in der E-Invoicing-Übersicht, indem Sie das Kontrollkästchen Active für den entsprechenden Eintrag aktivieren. Der E-Invoicing Service ist nun für diese juristische Person aktiv und bereit, E-Rechnungen zu senden und zu empfangen.
3. Konfigurationen verwalten
In der E-Invoicing-Übersicht unter DocuWare Konfigurationen > Integrationen > E-Invoicing können Sie bestehende Konfigurationen bearbeiten, kopieren und löschen.
Für die folgenden Aktionen benötigen Sie:
die Berechtigung Configure E-Invoicing in der Benutzerverwaltung
die Berechtigung Administrate für die jeweilige Konfiguration
Bearbeiten
Wählen Sie das Symbol Bearbeiten, um eine bestehende Konfiguration zu öffnen und zu ändern. Je nach Land und Aktivierungsstatus der Konfiguration sind einige Felder nach der Aktivierung möglicherweise nicht mehr bearbeitbar.
Kopieren
Wählen Sie das Symbol Kopieren, um ein Duplikat einer bestehenden Konfiguration zu erstellen. Die Kopie enthält alle Konfigurationseinstellungen wie Formatauswahl, Voreinstellungen für geklammerte Dokumente und Berechtigungen. Company Name und Peppol Configuration werden nicht kopiert, da diese spezifisch für das registrierte Konto der juristischen Person sind.
Wählen Sie nach dem Kopieren das Unternehmen für die neue juristische Person aus und passen Sie die verbleibenden Einstellungen nach Bedarf an. Dies ist nützlich, wenn Sie mehrere juristische Personen mit ähnlichen Konfigurationen einrichten.
Löschen
Wählen Sie das Symbol Löschen, um eine Konfiguration zu entfernen. Es wird ein Bestätigungsdialog angezeigt.
Was passiert, wenn Sie eine Konfiguration löschen:
Die DocuWare Konfiguration wird entfernt.
Das zugrunde liegende E-Invoicing-Service-Konto bleibt aktiv. E-Rechnungen, die an die zugehörige Peppol-ID gesendet werden, können weiterhin empfangen werden.
Die Konfigurationshistorie ist nicht mehr zugänglich, sobald eine neue Konfiguration für dieselbe juristische Person erstellt wurde.
Das Löschen einer Konfiguration kündigt nicht den Vertrag für den DocuWare E-Invoicing Service für diese juristische Person.
Um die Verarbeitung von E-Rechnungen in DocuWare fortzusetzen, erstellen Sie eine neue Konfiguration für dieselbe juristische Person, indem Sie die Schritte unter 1. Neuen E-Invoicing Service einrichten wiederholen.
Information: Vertrag für den DocuWare E-Invoicing Service kündigen
Das Kündigen des Vertrags für eine juristische Person unterscheidet sich vom Löschen der Konfiguration und hat dauerhafte Folgen:
Das E-Invoicing-Service-Konto wird dauerhaft gelöscht.
E-Rechnungen können für die zugehörige Peppol-ID nicht mehr empfangen werden.
Die Konfiguration kann nicht aktiviert werden.
Der DocuWare Workflow gibt zurück: „You do not have a valid E-Invoicing license to process this request."
Um den DocuWare E-Invoicing Service nach einer Vertragskündigung erneut für diese juristische Person zu nutzen, sind eine neue Bestellung und eine erneute Registrierung erforderlich.
4. Historie
Um die Verarbeitungshistorie der gesendeten und empfangenen E-Rechnungen anzuzeigen, wählen Sie in der E-Invoicing-Übersicht in der Spalte Aktionen das Symbol Historie. Dadurch wird der Task Viewer für die ausgewählte Konfiguration geöffnet.
Task Viewer
Der Task Viewer zeigt die Verarbeitungshistorie für die E-Invoicing-Konfiguration der ausgewählten juristischen Person an. Verwenden Sie den Datumsfilter From, um die angezeigten Einträge einzugrenzen.
Der Task Viewer ist in zwei Abschnitte unterteilt:
Received Invoices: Listet alle E-Rechnungen auf, die über den E-Invoicing Service empfangen wurden.
Sent Invoices: Listet alle E-Rechnungen auf, die über den E-Invoicing Service gesendet wurden.
Jeder Eintrag zeigt die folgenden Informationen an:
Spalte | Beschreibung |
|---|---|
Received / Sent On | Datum und Uhrzeit der Transaktion |
Document ID | Die DocuWare Dokument-ID (auswählen, um das Dokument im Viewer zu öffnen) |
Network ID | Die Netzwerk-Transaktions-Referenz-ID, zum Beispiel die Peppol-Transaktions-ID |
Status | Abgeschlossen oder Fehler |
Error Message | Fehlerdetails, sofern zutreffend. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Eintrag, um die vollständige Fehlermeldung anzuzeigen. |
Wählen Sie einen Eintrag aus, um die Ansicht Invoice Details zu öffnen, die folgende Informationen bietet:
Invoice ID: Interne Rechnungskennung
Document ID: DocuWare Dokumentreferenz
File Cabinet ID: Das Archiv, in dem die Rechnung gespeichert ist
Network ID: Die Netzwerk-Transaktions-Referenz-ID
Statushistorie: Ein detailliertes Protokoll aller Verarbeitungsschritte mit Zeitstempeln, Statusaktualisierungen und etwaigen Fehlermeldungen
Nach einer erfolgreichen Transaktion speichert DocuWare die Network ID automatisch im entsprechenden Dokument, sodass Sie die Rechnung systemübergreifend nachverfolgen können.
Information: Langzeitarchivierung von E-Rechnungen
E-Rechnungen werden über Netzwerke wie Peppol oder KSeF übermittelt, jedoch nicht langfristig in diesen Netzwerken gespeichert. Die gesetzliche Pflicht zur Archivierung von E-Rechnungen liegt beim ausstellenden bzw. empfangenden Unternehmen. Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Land, in Deutschland zum Beispiel 10 Jahre gemäß GoBD. DocuWare dient als Ihr Langzeitarchiv für E-Rechnungen und stellt sicher, dass Dokumente während der erforderlichen Aufbewahrungsfrist zugänglich und unveränderbar bleiben.
Wichtig: Stellen Sie immer sicher, dass die Original-E-Rechnung gespeichert wird, da dies das rechtsverbindliche Dokument für Steuer- und Prüfzwecke ist.