Legen Sie fest, wie eingehende E-Rechnungen und Gutschriften in DocuWare verarbeitet werden. Der Tab DocuWare E-Invoicing Service > Empfangen zeigt immer den Bereich Rechnungen an. Ein separater Bereich Gutschriften wird nur angezeigt, wenn Andere Konfiguration für Gutschriften verwenden aktiviert ist. Konfigurieren Sie beide Bereiche separat, da sich die XML-Struktur von Rechnungen und Gutschriften je nach Format unterscheiden kann.
Information: Dokumentverarbeitungskonfiguration
Wenn Ihre Dokumentverarbeitungskonfiguration nicht im Dropdown-Menü aufgeführt ist, stellen Sie sicher, dass sie zuvor erstellt wurde. Siehe auch die Voraussetzungen.
Die folgenden Felder stehen sowohl im Bereich Rechnungen als auch – sofern aktiviert – im Bereich Gutschriften zur Verfügung:
Dokumentverarbeitungskonfiguration (Pflichtfeld): Wählen Sie die Dokumentverarbeitungskonfiguration aus, die Daten aus der eingehenden E-Rechnung extrahiert, sie den DocuWare Indexfeldern zuordnet und das Dokument in das Ziel-Archiv importiert. Diese Konfiguration muss zuvor erstellt werden. Siehe auch die Voraussetzungen.
E-Rechnungsformat (Pflichtfeld): Wählen Sie das Format, in das eingehende E-Rechnungen für die interne Verarbeitung umgewandelt und in DocuWare gespeichert werden. DocuWare kann E-Rechnungen, die in unterschiedlichen Formaten eingehen, in ein einheitliches Standardformat umwandeln. So können Sie unabhängig vom ursprünglichen Format des Absenders einen einheitlichen internen Verarbeitungs- und Freigabe-Workflow anwenden.
Formate der geklammerten Dokumente: Wählen Sie zusätzliche Dokumentdarstellungen aus, die an die umgewandelte E-Rechnung angehängt werden:
Original: Hängt die E-Rechnung im ursprünglich gelieferten Format an, so wie es der Absender bereitgestellt hat, zum Beispiel UBL, CII, XRechnung oder andere netzwerkspezifische Formate.
PDF-Rechnung: Hängt eine menschenlesbare PDF-Darstellung der E-Rechnung zu Prüfzwecken an. Diese PDF ist nicht rechtsverbindlich.
PDF-Rechnung (signiert): Diese Option wird derzeit nicht unterstützt.
Information: Original der E-Rechnung speichern
Das Speichern des Originals der E-Rechnung ist gesetzlich vorgeschrieben. Wählen Sie unter Formate der geklammerten Dokumente immer Original aus. Wird das Original nicht gespeichert, ist es später nicht mehr zugänglich. Zudem kann die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben nicht gewährleistet werden.
Netzwerk-ID-Feld: Wählen Sie das Indexfeld des Archivs aus, in dem die Netzwerk-Referenz-ID der Rechnung (zum Beispiel die Peppol-Transaktions-ID) gespeichert wird. So können Sie die Rechnung systemübergreifend nachverfolgen und referenzieren.
Die Dropdown-Menüs Netzwerk-ID-Feld und Steuermeldungsstatus-Feld schlagen Indexfelder auf Basis der Konfiguration vor, die in der zugewiesenen Dokumentverarbeitungskonfiguration definiert ist.
Steuermeldungsstatus-Feld: Wählen Sie das Indexfeld aus, in dem der Steuermeldungsstatus der Rechnung gespeichert wird. Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn Steuerliche Meldung aktivieren auf dem Tab Allgemeine Konfiguration aktiviert ist.
Andere Konfiguration für Gutschriften verwenden: Aktivieren Sie diese Option, um für Gutschriften eine separate Dokumentverarbeitungskonfiguration und ein separates E-Rechnungsformat einzurichten. Bei Aktivierung erscheint unterhalb des Bereichs Rechnungen ein Bereich Gutschriften mit denselben Feldern, die separat konfiguriert werden können. Ist diese Option nicht aktiviert, werden Gutschriften mit derselben Konfiguration wie Rechnungen verarbeitet.
Information: Peppol-Aktivierung für französische Rechtsträger erforderlich
Für französische Rechtsträger muss Peppol aktiviert sein, bevor die Konfiguration gespeichert werden kann. Die Peppol-Aktivierung für Frankreich wird automatisch ausgelöst, sobald die Konfiguration e-Reporting France abgeschlossen und auf dem Tab Senden aktiviert ist.
Wenn die Konfiguration e-Reporting France beim Speichern noch nicht aktiviert wurde, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Wechseln Sie in diesem Fall zum Tab Senden und schließen Sie zunächst die Konfiguration e-Reporting France ab.
Nachdem eine E-Rechnung über den DocuWare E-Invoicing Service empfangen wurde, wird sie im konfigurierten Archiv gespeichert, und der interne Freigabeprozess kann beginnen. Sofern das jeweilige Netzwerk und die lokalen Vorschriften dies unterstützen, werden Statusaktualisierungen für empfangene E-Rechnungen automatisch zwischen dem Absender und dem Netzwerk ausgetauscht.
Nächster Konfigurationsschritt: Tab Senden