Der DocuWare E-Invoicing Service unterstützt Unternehmen dabei, in verschiedenen Ländern elektronische Rechnungsprozesse gesetzeskonform abzuwickeln.
Der Service automatisiert das Senden und Empfangen von E-Rechnungen und vereinfacht die Anbindung an die erforderlichen Netzwerke und Steuerbehörden – jeweils angepasst an die gesetzlichen Vorgaben des jeweiligen Landes.
Funktionen
Der DocuWare E-Invoicing Service bietet derzeit die folgenden Hauptfunktionen:
Senden und Empfangen: Tauschen Sie E-Rechnungen länderübergreifend über dedizierte oder vorgeschriebene Netzwerke aus (z. B. Peppol, KSeF, SDI).
Formatumwandlung: Eingehende E-Rechnungen werden automatisch in Standardformate konvertiert. Sowohl die Originale als auch die umgewandelten Versionen können gespeichert werden.
Statusaktualisierungen: Der Service synchronisiert den Rechnungsstatus mit externen Netzwerken oder Behörden, aktualisiert DocuWare in Echtzeit und schreibt Änderungen in Felder oder löst Ereignisse für Workflow-Aktionen aus.
Peppol-Registrierung: Registrieren Sie Peppol-IDs für die nationale und grenzüberschreitende Rechnungsstellung.
Anbindung an Steuerbehörden und Berichtswesen: Falls vom jeweiligen Land vorgeschrieben, stellt der DocuWare E-Invoicing Service eine Verbindung zu den Steuerbehörden her und speichert prüfungs- und berichtsrelevante Daten und Dokumente.
Validierung: Die integrierte Validierung prüft die XML-Struktur, führt Schematron-Inhaltsprüfungen durch und stellt die Einhaltung technischer und fachlicher Regeln sicher.
Rechtliche Prüfung und Rechnungssignierung: Der Service generiert QR-Codes (z. B. KSeF, VeriFactu) und nutzt, wo zutreffend, die Signierung durch zertifizierte Anbieter.
Zertifizierte Plattform: In Ländern, in denen eine Zertifizierung gesetzlich vorgeschrieben ist, übernimmt DocuWare den Zertifizierungsprozess und stellt die rechtliche Gültigkeit und Konformität sicher (z. B. Plateformes agréées in Frankreich).
Einen vollständigen Überblick über die Produkteigenschaften finden Sie in der Servicebeschreibung für den DocuWare E‑Invoicing Service.
Hinweis: Registrierung pro juristischer Person (USt-IdNr.)
Die Registrierung für den DocuWare E-Invoicing Service erfolgt im Rahmen der Bestellung und basiert auf der USt-IdNr. des registrierenden Unternehmens. Beispiel: Ein Mutterunternehmen mit zwei Tochtergesellschaften benötigt drei Registrierungen. Außerdem müssen Sie den DocuWare E-Invoicing Service für jede juristische Person konfigurieren und diesen Vorgang beim Hinzufügen weiterer Einheiten wiederholen.
Einrichtung des E-Invoicing Service
Um den DocuWare E-Invoicing Service für das Senden und Empfangen von E-Rechnungen vorzubereiten, führen Sie drei Schritte durch:
Bestellen und registrieren Sie Ihre juristische Person, z. B. ein Unternehmen, für den DocuWare E-Invoicing Service.
Verbinden Sie das registrierte Unternehmen mit dem DocuWare E‑Invoicing Service und konfigurieren Sie den Import von E‑Rechnungen.
Richten Sie Workflows für eingehende und ausgehende E‑Rechnungen ein.
Voraussetzungen
DocuWare muss zunächst Ihre Bestellung für den E‑Invoicing Service bearbeiten. Anschließend ist die Registrierung für jede juristische Person (pro USt-IdNr.) abzuschließen, die den Service nutzen soll. Sobald die Registrierung bestätigt ist, wird der Service für diese Einheit aktiviert.
Stellen Sie für die Konfiguration Folgendes sicher:
DocuWare Cloud – der DocuWare E‑Invoicing Service ist derzeit ausschließlich als Cloud-Lösung verfügbar.
Um den E-Invoicing Service zu konfigurieren, benötigen Sie die Berechtigung eInvoicing konfigurieren, die im Bereich DocuWare Konfigurationen > Benutzerverwaltung vergeben werden kann.
Ein Archiv zur Rechnungsspeicherung, erstellt im Bereich DocuWare Konfigurationen > Archive.
Eine Importkonfiguration zum Extrahieren und Indexieren eingehender E‑Rechnungen, erstellt im Bereich DocuWare Konfigurationen > Dokumentverarbeitung. Diese Konfiguration sollte ein Beispieldokument verwenden, das dem internationalen UBL-Standard entspricht, wie z. B. XRechnung oder PEPPOL. Links zu Testdokumenten finden Sie im Kasten unten.
Zum Senden von E-Rechnungen über den DocuWare E-Invoicing Service gilt:
DocuWare Workflow ist erforderlich.
Ihr ERP-System muss die E-Rechnung in einem gängigen E-Rechnungsformat bereitstellen.
Information: Quellen für E-Rechnungs-Testdokumente
Definitionen und Terminologie
Der DocuWare E-Invoicing Service verarbeitet ausschließlich E-Rechnungen – strukturierte elektronische XML-Formate, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen, zum Beispiel:
UBL (Universal Business Language)
CII (Cross Industry Invoice)
Peppol BIS
PINT (JP, SG, MY, AUNZ)
ZUGFeRD
XRechnung
Factur-X
FacturaE
Svefaktura
Fattura PA
eSPap
Alle EN16931-CIUS-konformen Formate
Per E-Mail versendete PDFs oder Bilder gelten nicht als E-Rechnungen und werden vom Service nicht unterstützt.
In diesem Artikel ist „E-Rechnung" ein allgemeiner Begriff für alle Arten von Rechnungsdokumenten, sofern nicht anders angegeben. Er umfasst empfangene Rechnungen (Kreditorenbuchhaltung), ausgestellte Rechnungen (Debitorenbuchhaltung), selbst ausgestellte Rechnungen und Gutschriften.