全般

ここには、作成されたファイルキャビネット、またはダイアログが割り当てられているファイルキャビネット (あるいはその両方) がすべて表示されます。ファイルキャビネットの設定を編集するには、オペレーター権限が必要です。ファイルキャビネットの権限を変更するには、権限の管理権限も必要になります。

[オペレーター] 権限用のオーナープロファイルも設定されている場合に限り、ファイルキャビネットを削除することができます。ファイルキャビネットを作成すると、ファイルキャビネットの所有者プロファイルが自動的に設定されます。このプロファイルは、権限セクションで、他のユーザーや役割に割り当てることができます。

既存のファイルキャビネットの設定を変更するには、ファイルキャビネット名をクリックするか、データベースフィールドセクション、ダイアログセクション、または権限セクションに表示されている記号をクリックします。

フルテキスト検索：概要

DocuWare では、デフォルトの検索機能とフルテキスト検索機能を使用することができます。

デフォルトの検索機能は、インデックスフィールドのエントリに関連しています。関連フィールドに入力された検索語でインデックス付けされたすべてのドキュメントが検索対象になります。

また、ファイルキャビネットのフルテキスト検索を有効にすることもできます。全文検索では、すべてのインデックスフィールド、文書内容、XMLタグ、およびDocuWare 7.12では注釈とスタンプで入力された用語が検索されます。「SampleTag」と「SampleValue」を入力してフルテキスト検索を実行すると、両方の検索語が検索されます。

例：<XMLSampleTag>SampleValue</XMLSampleTag>

フルテキスト検索の範囲は設定できます。

フルテキスト検索のリセットに関する詳細情報

フルテキスト検索の設定

フルテキスト検索を実行するには、最初にドキュメントを読み込む必要があります。これを行うため、Content Server は、すべてのドキュメントのインデックスエントリ、単語、ドキュメント内でのエントリと単語の位置が記録されている「テキストショット」を抽出します。

Content Server は、DWDATA データベースにテキストショットを保存すると同時に、同じテキストショットをフルテキストサーバーに送信します。フルテキストサーバーは、受け取ったテキストショットをカタログファイル内に保存し、検索クエリで使用します。

ここでは、ドキュメントを読み取る範囲と、フルテキスト検索で検索結果を出力する方法を設定します。

フルテキストサーバー

リストで、フルテキストサーバーのデータ接続を選択します。ファイルキャビネットごとにフルテキストデータ接続を使用することができます。フルテキスト検索で複数のファイルキャビネットを使用する場合、最適なパフォーマンスを得るために複数のフルテキストサーバーをインストールすることをお勧めします。

新しいフルテキスト接続は、DocuWare Administration のデータ接続のシステム領域に作成されます。

1 ファイルあたりのインデックス付きページ数

この機能を使用して、フルテキスト検索に対して作成するインデックスの範囲を指定します。DocuWare ドキュメントは Word ファイルと PDF ファイルで構成されていることを前提としています。Word ファイルと PDF ファイルでのフルテキスト検索では、最大 100 ページ分のインデックスが作成されます。各ファイルで、1 ファイルあたりのインデックス付きページの最大数の値として「100」を設定します。その後、次のドキュメントでインデックスが作成されます。

多数のページでインデックスが作成されている場合、ドキュメントでフルテキスト検索を実行できるようになるまで時間がかかります。ただし、検索結果の精度が上がります。

ヒット数

すべてのヒットが無制限に表示されます。ただし、ヒット数が少ないほど、検索時間が短くなります。ヒット数を制限するには、最大ヒット数を指定します。

ホワイトリスト/ブラックリスト

ホワイトリストとブラックリストにファイルの種類を指定してリストを追加することができます。新しいリストは、DocuWare Configurationの[組織の設定]→[セキュリティ]→[その他]→[制限されたファイルタイプ]で作成されます。

フルテキスト検索を特定のファイルタイプだけに制限する場合は、ホワイトリストを使用します。ホワイトリストで指定されていないファイルタイプは、検索対象から除外されます。

フルテキスト検索用のインデックスを作成しないファイルタイプを指定する場合は、ブラックリストを使用します。オーディオファイルやビデオファイルなどでブラックリストを使用すると便利です。

ブラックリストとホワイトリストを同時に使用することはできません。

注：フルテキストカタログのリセットと再作成のオプションは、DocuWare Configurationのファイルキャビネットにある「一般」→「フルテキストオプション」→「フルテキストデータをリセットする」で確認できます。 .

フルテキストのリセット

フルテキスト検索の操作中に問題が発生する場合、DocuWare ではこのオプションを使用してフルテキストデータをリセットできます。リセットには 3 つの種類があります。これについては、以降で説明します。また、ファイルキャビネット内のどのドキュメントにリセットを適用するかを選択できます。

まず、1 つまたはいくつかのドキュメントでリセットを試し、発生している問題が解決するかどうかを確認してください。フルテキストデータのリセットは、多大な時間とサーバーリソースを必要とする可能性があるため、多くのドキュメントのフルテキストデータをリセットする前に、この手順が適切なのかを確認する必要があります。

フルテキストデータをリセットしている間は、フルテキスト検索機能を使用できません。

影響を受けるドキュメント

ここで、どのドキュメントに対してフルテキストデータをリセットするかを選択できます。

ファイルキャビネット内のすべてのドキュメント
大きなファイルキャビネットでは、ドキュメントをより詳細にフィルタリングすることをお勧めします。そのためには、以下のオプションを有効にします。
カスタムフィルター
フィルタリングされたドキュメントのフルテキストのみがリセットされます。
これは便利な機能です。例えば、フルテキストサーバーがいつ動作を停止したかを知っている場合、任意の日付以降のドキュメントに対してのみフルテキストインデックスを再作成できます

フルテキストリセットの目的

フルテキストデータをリセットするオプションがあります。[影響を受けるドキュメント] でドキュメントが選択されている場合、そのドキュメントのフルテキストデータのみがリセットされます。

未処理のドキュメントと失敗したフルテキスト抽出のインデックスを再構築します。
テキスト抽出ツールが失敗する、または正しく動作しない場合、このオプションを使用します。選択したドキュメントの数によっては、この操作を行うことで、データベースにかなりの負荷がかかる場合があります。
技術的な背景は以下のとおりです。このオプションは、選択された範囲内の失敗したドキュメントや未処理のドキュメントをチェックし、それらのドキュメントのコンテンツを再抽出してそのフルテキストデータを再構築します。
フルテキストデータベースに保存されているデータを削除し、インデックスを再構築します...
検索結果が間違っている、またはハイライトが機能しない場合、このオプションを使用します。これが最も速いオプションです。
技術的な背景は以下のとおりです。このオプションは、データベースに保存されているテキストショットに基づいて、選択されたドキュメントのフルテキストデータを再構築します。
フルテキストデータベースに保存されているすべてのデータと、ドキュメントに直接保存されているフルテキストファイルを削除してインデックスを再構築します。
テキスト抽出ツールまたは OCR テンプレートの構成を更新または変更した場合、このオプションを使用します。選択したドキュメントの数によっては、この操作を行うことで、サーバーのリソースをかなり消費する場合があります。
技術的な背景は以下のとおりです。このオプションは、選択されたドキュメントのテキストショットを再作成し、そのフルテキストを再構築します。DocuWare Scan でスキャンされたカラードキュメントやグレースケールドキュメントから新たに抽出されたテキストショットは、後で品質が低下する可能性があります。元の OCR は非縮小画像データを使用して実行されますが、2 番目の OCR プロセスでは PDF に含まれている JPEG 圧縮データが使用されるためです。

多数のドキュメントを持つファイルキャビネットの場合、フルテキストのリセットには長い時間がかかることがあります。フルテキスト検索が再度利用できるようになる時期を見積もる場合に、ステータスが、2 段階で表示されるようになりました (ドキュメントステータスの更新、すでにインデックスが再作成されたドキュメントの数)。ステータス表示では、50 単位で処理されたドキュメント (0 / 50 / 100 / 150 など) が 10 秒ごとに更新されます。ファイルキャビネット構成のブラウザウィンドウが一定期間非アクティブ状態であるか、ウィンドウが閉じている場合は、ウィンドウが再度開かれると表示が更新されます。

OCR テンプレート

フルテキスト検索で OCR テンプレートを使用すると、特定の言語の文字や数字をさらにすばやく正確に検索することができます。

OCR テンプレートは、DocuWare 構成の全般 > テキストの認識領域で設定します。詳細については、OCR システム設定のヘルプを参照してください。

バージョン管理

変更後のドキュメントは、新しいバージョンとして DocuWare に保存することができます。現在のバージョンと古いバージョンの両方がファイルキャビネットに保管されます。そのため、ドキュメントに対するすべての変更を正確に追跡することができます。

処理中のドキュメントはロックされます。他のユーザーは、ロックされているドキュメントを編集することはできません (ただし、表示することはできます)。

バージョン管理

ファイルキャビネットに対してバージョン管理機能が有効になっている場合、1 つ以上のドキュメントをチェックアウトし、ファイルシステムの文書トレイ内でそれらのドキュメントを編集することができます。また、結果リスト内のドキュメントのコンテキストメニューで、チェックアウト機能を使用することができます。チェックイン時に、バージョン番号を選択することができます。前の番号よりも大きいバージョン番号を選択する必要があります。新しいバージョンのコメントを入力することもできます。

新しいバージョンを自動的に作成

この機能は、ファイルキャビネット内のすべてのドキュメントに影響します。各ドキュメントは、編集用として開かれると同時に、自動的にチェックアウトされます。ドキュメントを保存すると、新しいバージョン番号で自動的にチェックインされます。

この機能が有効になっている場合、ドキュメントを自動的にチェックアウトすることができます。ただし、これらのドキュメントで DocuWare の編集機能を使用できなくなります。

バージョン管理に関する追加情報

バージョン履歴を表示

古いバージョンは元のバージョンと同様にファイルキャビネット内に残るため、バージョン履歴で確認することができます。バージョン履歴は、例えばドキュメントのコンテキストメニューを使用して、Web Client と Windows Explorer Client で表示することができます。バージョン履歴には、バージョン番号、ステータス、保存日、コメント、ドキュメントを保存したユーザーが表示されます。

Modified on］列と［Modified by］列は、文書ファイルとインデックスデータの両方について常に変更を追跡します。ファイルの変更のみを追跡するには、Modified content on と Modified content by の列をチェックします。

ドキュメントの状態を変更する

ドキュメントの状態は、どのドキュメントがどのバージョンにあるかを明確にするために使用します。最新のドキュメントは "最新"、チェックアウト済みのドキュメントは "進行中"、古いバージョンは "期限切れ" となります。

元のプログラムでバージョン管理機能が有効になっているファイルキャビネットからドキュメントをオープンまたはチェックアウトすると、そのドキュメントのステータスが自動的に変更されます。以下に示すユーザーは、手動操作により、ドキュメントのステータスを失効または処理中から最新に変更することができます。

ファイルキャビネットオペレーター
対象のドキュメントを最後にチェックアウトしたユーザー
対象のドキュメントを最後にチェックアウトしてからもう一度チェックインしたユーザー

チェックアウトしたドキュメントが誤って削除された場合などに、ステータスの変更が必要になることがあります。ただし、最新ステータスにできるのは 1 つのドキュメントのみです。ドキュメントのステータスを変更するには、目的のドキュメントのコンテキストメニューのバージョン履歴でドキュメントのステータスを変更をクリックします。

注：ファイルキャビネット内を検索すると、ステータスが最新または処理中になっているバージョンのみが表示されます。すべてのバージョンを表示するには、バージョン履歴をロードします (上記を参照)。

バージョン番号とインデックス基準

新しいバージョンを保存するか、ドキュメントをファイルキャビネットにチェックインすると、新しいバージョン番号が割り当てられます。手動チェックインの場合、メイン番号とサブ番号を選択することができます。自動バージョン管理の場合、システムによって番号が割り当てられます。

新しいバージョンが作成されてもインデックス基準は変更されないため、最初は、各バージョンのインデックス基準は同じになります。最新バージョンのドキュメントでインデックス基準を変更できますが、変更後のインデックス基準が古いバージョンに転送されることはありません。

ドキュメント ID は、すべてのドキュメントバージョンで同一です。

バージョン管理を設定

バージョンを管理するには、ファイルキャビネットのチェックアウト権限が必要です。また、各ファイルキャビネットのバージョン管理機能を個別に有効にする必要があります (必要に応じて、自動バージョン管理機能も有効にする必要があります)。

結果リストの設定で、開く、バージョンの概要、古いバージョンを表示、チェックイン/チェックアウトを有効にします。Windows Explorer Client の関連機能がバージョン管理オプションとともに有効になります。

バージョン管理に必要なデータを保存するには、ファイルキャビネットごとに新しいデータベースフィールドが必要になります。関連するフィールドキャビネット設定でバージョン管理機能が有効になると同時に、DocuWare によって新しいデータベースフィールドが作成されます。注意：バージョン管理機能を無効にすることはできなくなりました。

フィールドで一意の入力値のみが許可されている場合、バージョン管理機能を使用することはできません。

コメント：

転送元のドキュメントと転送先のドキュメントでバージョン管理機能がサポートされている場合、ドキュメントを転送すると、そのドキュメントのすべてのバージョンが転送されます。
バージョン管理機能が有効になっているファイルキャビネットでは、同期機能は使用できません。
このファイルキャビネットからファイルをチェックインすると、ドキュメントが文書トレイから削除されます。ファイルはチェックイン後もファイルシステム上に残りますが、再度チェックインすることはできません。
ユーザーは、最新のドキュメントのすべてのバージョンを削除することができます。そのための条件として、ファイルキャビネットからドキュメントを削除するための権限を持っている必要があります。古いバージョンを個別に削除することはできません。
チェックアウトしたドキュメントが変更されていない場合でも、DocuWare により、ドキュメントのチェックイン時に新しいバージョンが自動的に作成されます。この動作が不要な場合は、チェックアウトしたバージョンを再度チェックインするのではなく、ファイルキャビネット内のバージョンのステータスを処理中から最新に変更します。

セキュリティ

ファイルキャビネットに対して、以下のセキュリティオプションを使用することができます。

ドキュメントを暗号化

ドキュメントは暗号化されて保存されるため、どのような状況であっても、ファイルシステム経由で直接ドキュメントにアクセスすることはできません。保管場所のインデックスデータオプションを有効にすると、[ドキュメントを暗号化] オプションが有効になっていても、インデックスデータは暗号化されません。

このオプションが無効になっている状態で保存されたドキュメントの場合、このオプションを有効にしても暗号化されることはありません。

対称キーの長さは、[リスト] フィールドで定義します。キーの長さが長くなるほど、処理の安全度が高くなりますが、ドキュメントの暗号化と復号化にかかる時間が長くなり、結果としてドキュメントの保存と取得にかかる時間も長くなります。

このオプションは、ENTERPRISE バージョンでのみ使用することができます。

DocuWare Administration での暗号化の詳細

信頼できるアプリケーションユーザーが許可されました

DocuWare アカウントを持たないユーザーも、DocuWare MFP モジュールからファイルキャビネットにアクセスするなどの方法で、ドキュメントを保存することができます。

チェックサムを使用してドキュメントの整合性を確認

このオプションを有効にすると、ファイルキャビネットにドキュメントを保存する際に、すべてのドキュメントに対してチェックサムが計算されます。これにより、ドキュメントがファイルレベルで変更されたかどうかを確認することができます。これを確認するには、Web Client ビューアで目的のドキュメントを開き、ドキュメントが変更されているかを確認ボタンをクリックします。この機能にはSHA-256アルゴリズムが使用されている。

このファイルキャビネットで高セキュリティを有効にする

このオプションを使用するには、最初に「高」セキュリティレベルを DocuWare のシステムレベルで有効にする必要があります。これは、DocuWare Cloud のデフォルト設定です。次に、関連するファイルキャビネットの所有者が、「高」セキュリティレベルのユーザーでなければなりません。

「高」セキュリティレベルは、DocuWare Administration の [ユーザー管理] で有効にすることができます。これを行うには、ユーザー管理機能権限が必要です。

高セキュリティのファイルキャビネットにアクセスできるのは、「高」セキュリティレベルが設定されているユーザーのみです。権限で、「高」セキュリティレベルのユーザーをファイルキャビネットに割り当てます。ホワイトペーパーのセキュリティに、「高」セキュリティレベル用の追加オプションの説明が表示されます。

これを有効にすると、セキュリティレベルの変更を元に戻すことができなくなります。

管理者向けの情報

GUID

GUID は、ファイルキャビネットの識別番号です。ファイルキャビネットを作成すると、GUID が自動的に割り当てられます。GUID を変更することはできません。例えば、プログラムや URL 統合で GUID を使用して、ファイルキャビネットを別のアプリケーションに統合することができます (詳細)。

データベース表の名前

DocuWare により、ファイルキャビネットのデータベース表の名前が自動的に割り当てられます。この名前を変更することはできません。SQL データベースでは、この名前が内部的に使用されます。

データベース接続と保存場所

ファイルキャビネットを作成する際に、データベース接続と保存場所を選択する必要があります。

ファイルキャビネット表を作成

空の新しいファイルキャビネット表をデータベース内に設定するには、このコマンドを使用します。例えば、ハードウェアの破損が原因で DocuWare を再インストールする場合などに、このコマンドが必要になります。新しい表が作成されたら、保存されたドキュメントヘッダーを使用して、インデックスエントリを復元することができます。ドキュメントヘッダーは、ドキュメントのすべてのインデックスデータとその他の情報が保管される XML ファイルです。

保管場所のインデックスデータバックアップ

DocuWare 7 では、インデックス、システムエントリ、注釈、スタンプなどのメタデータがデータベースに完全に保存されるようになりました。例えば、ハードウェアが損傷した場合は、データベースのバックアップを使用して、これらのメタデータを再インポートすることができます。

ヘッダーファイルはデフォルトで自動的に保存されます。ファイリングキャビネットの保存場所に、DocuWare Exchange DWXという形式のXMLファイルで保存されます。