ウィザードを使用して、ファイルキャビネットの基本的なプロパティ (名前、フィールド、権限など) を定義します。次に、ファイルキャビネット構成でその他の設定を入力します。
全般
名前と説明
ファイルキャビネットは、Web Client にこの名前とともに表示されます。また、DocuWare モジュールにも表示されます。説明はオプションです。DocuWare 構成のファイルキャビネット管理の概要ページにのみ、説明が表示されます。
色
ファイルキャビネットの記号は、Web Client 上で区別しやすいように、この色で表示されます。
他のオプションを表示
データベースの接続と保管場所は、DocuWare Administration で設定します。データベースの接続と保管場所の詳細については、DocuWare Administration のヘルプを参照してください。
データベースフィールド
ここで、ファイルキャビネットに含めるデータベースフィールドを指定します。これらのフィールドは、保管、検索、結果表示用のダイアログで使用されます。デフォルト設定の場合、新しいファイルキャビネットは、最も一般的な適用ケースをカバーする 14 の事前定義フィールドで構成されます。
デフォルトフィールドの概要
ドキュメントのタイプ
会社
日付
連絡先
顧客 ID
メール
件名
ステータス
保留中の日付
ドキュメント番号
プロジェクト
総額
税番号
IBAN
フィールド名の変更、別のフィールドタイプの選択 (テキスト、数値、メモ、日付、キーワード、10 進数、日時)、新しいフィールドの追加を行うことができます。インデックステーブルは、既存のファイルキャビネットにのみ追加することができます。
その後、追加のフィールドを作成したり、ファイルキャビネット設定でフィールドを削除したりすることができます。新しいフィールドは、標準ダイアログに自動的に追加されます。ダイアログ内で、必要に応じてフィールドを無効にすることができます。
権限
さまざまな権限を使用して、ファイルキャビネットとドキュメントへのアクセスを制御することができます。ファイルキャビネットの権限は、4 つの事前定義権限プロファイルに分類されます。
所有者
編集
読み取り
削除
プロファイルには、以下に示す個別の権利が設定されます。
プロファイル | 管理者権限 | 一般権限 | フィールド権限 | オーバーレイ権限 |
編集 | --- |
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読み取り | --- |
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| --- |
削除 | --- |
| --- | --- |
所有者 |
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「編集」、「読み取り」、「削除」、「管理」の 4 つのデフォルトのプロファイルを変更することはできません。ただし、新しいファイルキャビネットのプロファイルを作成し、ユーザーを割り当てることができます。
管理者権限に関する注意事項
ファイルキャビネット設定のどのセクションが表示されるかは、対象となるユーザーの管理権限によって異なります。
所有者：次に示す 4 つのセクションすべてが表示されます。[全般]、[データベースフィールド]、[ダイアログ]、[権限]
オペレーター、ダイアログの管理、権限の管理：次に示す 4 つのセクションすべてが表示されます。[全般]、[データベースフィールド]、[ダイアログ]、[権限]
オペレーター、ダイアログの管理：全般セクションとダイアログセクションが表示されます。
オペレーター、権限の管理：次の 3 つのセクションが表示されます。[全般]、[データベースフィールド]、[権限]
権限の管理：権限セクションのみが表示されます。
ダイアログの管理：ダイアログセクションのみが表示されます。
プロファイルを割り当てる場合の注意事項：
ドキュメントを編集するには、[編集] プロファイルと [読み取り] プロファイルの両方が必要になります。
ドキュメントを印刷するには、[読み取り] 権限が必要です ([読み取り] プロファイルには [エクスポート] 権限が含まれています)。
ファイルキャビネットの作成者以外のユーザーがそのファイルキャビネットを編集する必要がある場合、そのファイルキャビネットのオーナーがそのユーザーに管理者権限を割り当てる必要があります。
ファイルキャビネット内のドキュメントにアクセスするには、権限のほかにダイアログを割り当てる必要があります。